Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера

Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера
Брюс Тулган

На основе результатов многолетнего исследования гуру менеджмента Брюс Тулган выделил типичные проблемы, с которыми сталкиваются все руководители, и нашел для каждой универсальное решение.

Книга предназначена как для опытных, так и для начинающих карьеру менеджеров.

На русском языке публикуется впервые.

Брюс Тулган

Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера

Bruce Tulgan

THE 27 CHALLENGES MANAGERS FACE

STEP-BY-STEP SOLUTIONS TO (NEARLY) ALL OF YOUR MANAGEMENT PROBLEMS

Издано с разрешения John Wiley & Sons Limited (компания John Wiley & Sons, Inc.) и литературного агентства Александра Корженевского

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

© Bruce Tulgan, 2014

© Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2016

* * *

Предисловие партнера издания

Порой вам кажется, что в компании сложилась неразрешимая ситуация, с которой прежде не сталкивался ни один менеджер, или что рабочая среда превратилась в первозданный хаос, не поддающийся контролю и упорядочению. Иногда вы думаете, что подчиненные не способны справляться со своими обязанностями, что они бестолковы и не организованны. Во всех этих случаях вы ошибаетесь! Скорее всего, вы просто не читали книгу «Все начальники делают это…».

Даже состоявшиеся руководители нередко скатываются до управления на автопилоте, поскольку, когда все, на первый взгляд, благополучно и дела идут своим чередом, у них вырабатывается чувство ложной защищенности. По этой причине менеджеры перестают говорить с подчиненными и слышать их. Диалог теряет содержательность, становится бессистемным, поверхностным, неконкретным, и сбой в работе предприятия – неизбежный итог такого подхода.

Брюс Тулган, автор книги «Все начальники делают это…» и владелец компании Rainmaker Thinking, в течение двадцати лет консультирует руководителей высшего звена и владельцев крупных корпораций в области лидерства и менеджмента. Его подход к организации рабочей среды подкупает простотой и прагматизмом.

Много лет Брюс Тулган вместе со своими подчиненными изнутри наблюдал механизмы деятельности самых разных компаний, проводил фокус-группы, беседовал с успешными руководителями. В конце концов, он определил двадцать семь важнейших задач, которые приходится решать всем менеджерам. Эти задачи вынесены в названия глав, поэтому для разрешения конкретной ситуации руководителю достаточно открыть книгу, найти соответствующую главу и четко следовать готовым инструкциям. Удивительно, но эти рекомендации действуют эффективно и безотказно.

Для обеспечения коллектива здоровой рабочей средой приходится тратить немало времени и сил, но затраты окупаются сторицей. Если же вдруг что-то пошло не так, исправить ситуацию Брюс Тулган предлагает простыми методами – вернувшись к основополагающим принципам менеджмента. Чаще всего в книге встречается слово «диалог» – ключевое слово. Это значит, что эффективный менеджер должен научиться правильно говорить и слушать своих подчиненных – и автор щедро делится своим богатым опытом в этом нелегком деле. Он последовательно, скрупулезно и понятно обучает, что значит быть настоящим лидером и как достичь успеха в управлении.

В компании Xella очень высоко оценили работу Брюса Тулгана. По нашему мнению, это незаменимое практическое пособие в работе любого руководителя. Сегодня наша корпорация – мировой лидер в производстве строительных материалов, таких как газобетон YTONG, известь FELS, утеплитель Multipor, не имеющих аналогов на российском рынке; и на пути к этому высочайшему уровню качества продукта, высокому внутрикорпоративному менеджменту наша компания проходила в своем развитии этапы слияний, роста и экспансии на международные рынки. При этом сотрудники всегда считались нашим основным стратегическим ресурсом. В данный момент в штате Xella насчитывается более шести тысяч человек. У компании 97 заводов в 20 странах мира, она состоит из множества подразделений и отделов. И каждый день вопросы корпоративного управления ни на секунду не теряют своей актуальности. Ведь наш основной приоритет – высокие стандарты качества выпускаемой продукции, и именно сотрудники обеспечивают эти стандарты. Мы всегда нацелены на долгосрочное и плодотворное сотрудничество с людьми, работающими у нас, а при построении внутрикорпоративных отношений стремимся к высочайшим стандартам.

«Все начальники делают это…» – педантичная, точная инструкция для руководителей; вы не найдете в ней абстрактных теоретических знаний или разрозненных фактов. Это настольная книга, практический инструмент управления, к которому по мере необходимости можно обращаться снова и снова. По нашему мнению, сильная сторона авторской концепции – в умении открыть глаза на проблему, которая постоянно находится на виду, но не заметна, словно оптическая иллюзия.

Уверен, что книга Брюса Тулгана станет одним из ваших любимых инструментов в налаживании и поддержании здорового внутрикорпоративного климата.

    Роберт Турски, CEO Xella Russia, г. Можайск

Эта книга посвящается Крису Гловаки и Крисси Кэмпбелл, а также всей их многочисленной родне, особенно детям: Лили, Альберту, Герби и Стелле

Как пользоваться книгой

Когда я говорю о двадцати семи задачах менеджеров, меня часто спрашивают: «А почему двадцать семь? Почему не двадцать шесть, или двадцать восемь, к примеру, или какое-нибудь другое число?» Эта книга основывается на двадцатилетних исследованиях рабочей среды, проведенных моей компанией RainmakerThinking. Во время бесчисленных семинаров по менеджменту, опросов, фокус-групп и интервью мы задали сотням тысяч управленцев прямой вопрос: «Какие ситуации, связанные с руководством коллективом, наиболее сложны для вас как менеджера?» И обнаружилось, что, несмотря на огромное разнообразие людей и мнений, многие говорили о конкретных проблемах и трудностях. По сути, более чем в 90 процентах ответов упоминались именно двадцать семь задач, описанные в книге.

Книга намеренно составлена так, чтобы ею можно было постоянно пользоваться как справочником, как удобным инструментом управления, к которому можно возвращаться снова и снова на протяжении всей карьеры руководителя или менеджера любого уровня. Как видно из оглавления, двадцать семь задач описываются в книге в порядке их частоты или сложности, а сгруппированы они в семь глав по общим, объединяющим их темам. Я призываю вас не читать все подряд, а начать с конкретной задачи, с которой вы столкнулись сегодня.

Возможно, разделавшись благодаря книге с проблемой, вы решите поставить ее на полку до появления новой задачи. Но не торопитесь, подумайте, не стоит ли все же прочесть книгу от начала до конца. И вот почему…

Как показали исследования, если в отношениях менеджера с подчиненными что-то идет не так, почти всегда есть один общий негативный фактор – неструктурированное, бессодержательное, бессистемное общение. И почти всегда проблема весьма эффективно решается благодаря возвращению к основополагающим принципам управления. Читая эту книгу, вы узнаете, как наиболее успешные менеджеры применяют эти основы, для того чтобы контролировать любую ситуацию и поэтапно решать задачи, с которыми они сталкиваются в работе. Вот почему чтение от корки до корки, по сути, равноценно прохождению курса молодого бойца по эффективному менеджменту. А после этого можно поставить ее на полку до тех пор, пока не потребуется освежить знания, когда вы столкнетесь с очередной реальной задачей. Словом, как бы вы ни решили использовать эту книгу, пожалуйста, делайте это вдумчиво и активно!

Глава 1

Основы управления – это все, что вам нужно

Представьте, что вы приходите на еженедельное собрание рабочей группы, привычно ожидая от сотрудников новой информации. Участники совещания подготовлены по-разному. Одни предоставляют недостаточно информации, другие заваливают коллег ненужными деталями. Некоторые упорно отклоняются от темы. Кто-то перешептывается, увлеченно обсуждая что-то, явно не имеющее отношения к делу. Кто-то возится с мобильным телефоном. В итоге вместо положенного часа вы заседаете два.

Иногда вам в голову приходит мысль: «А нужны ли нам вообще эти собрания?» В конце концов, все подчиненные и так контактируют друг с другом практически ежедневно. И в вашей команде давно действует политика открытых дверей. Если кто-то из сотрудников придумывает что-то новое, он сразу рассказывает об этом всем, кого касается его нововведение. На протяжении всего рабочего дня вы общаетесь друг с другом лично, по телефону и электронной почте. Но проходит время, и очередное собрание группы проходит по прежней схеме. И все опять идет, как всегда, до тех пор пока в один прекрасный момент не обнаруживается, что чрезвычайно важный проект Х буксует; его реализация заметно отстает от графика. Как такое могло случиться? Вы же регулярно лично контролировали каждого участника проекта, в том числе проводили еженедельные совещания.

Пока не ясно, что именно произошло. Может, кто-то изменил требования, и эти изменения не были в полной мере донесены до исполнителей. Возможно, помехой стала нехватка ресурсов, технологический сбой или человеческая ошибка. Кто-то явно сплоховал – может, член проектной группы или кто-то другой. Нельзя ли возложить ответственность на конкретного человека? Например, мистер Проблема довольно часто подводит коллег.

Проект Х включает в себя множество переменных факторов. Теперь изменения нужно внедрить повсюду, и к этой работе придется привлечь рабочую группу сотрудников из другого отдела. Люди явно будут не в восторге.

Время, ресурсы, энергия и деньги потрачены впустую. Начались взаимные обвинения, жалобы, объяснения. Ситуация резко ухудшилась после того, как не так давно из вашей команды ушла одна из самых ценных сотрудниц, мисс Платина. Заменившая ее мисс Бронза пока еще полностью не вошла в курс дела.

И вот вы закатываете рукава и начинаете тушить «пожар». С глазу на глаз беседуете с членами команды, на которых, как вам известно, можно положиться. Часть ответственности честно берете на себя – например, сами уговариваете коллег из других отделов переделать их долю проекта. Проводите несколько коротких совещаний для обсуждения существующих проблем. Люди трудятся не покладая рук. В конце концов кризис преодолен, и проект Х возвращается в нужное русло.

После того как вы полностью разберетесь, что же именно произошло, вам, по всей вероятности, придется провести несколько весьма неприятных бесед и привлечь к ответственности виновных. Некоторые сотрудники, возможно, будут уволены. И даже если окажется, что мистер Проблема в сбое не виноват, вы поймете, что дальше тянуть нечего: с этим парнем надо немедленно серьезно поговорить о его упорном нежелании работать как следует.

Все вернулось на круги своя, но многие другие дела вы в результате запустили. И подчиненные тоже. Хотя в основном ситуация нормализировалась.

Как менеджер вы контактируете со всеми членами команды практически ежедневно. Люди знают, что дверь в ваш кабинет всегда открыта. Если кто-то из них придумывает что-то новое, он сразу информирует всех, кому стоит об этом знать. С большинством сотрудников вы общаетесь по электронной почте и разговариваете по телефону много раз в день. И уж наверняка встретитесь с ними всеми на следующем общем совещании.

* * *

Любой современный менеджер скажет вам, что «пожаротушение» представляет собой неотъемлемую часть его работы. Разорвать этот порочный круг чрезвычайно трудно, ведь если возникает острая и неотложная проблема, ее обязательно нужно решить, и как можно быстрее. Что-то идет не так, как надо, и разгорается пожар. И потушить его – долг менеджера. Вы возглавляете борьбу с огнем, а каждый сотрудник должен схватить ведро и броситься вам на помощь. Но обычно это чрезвычайно трудная задача, на решение которой уходит уйма времени. К тому моменту, когда «пожар» потушен, все остальные дела, требовавшие вашего внимания в этот период, уже сильно запущены.

Многие менеджеры часто задают себе вопрос: как достичь реального прогресса, если постоянно приходится тушить «пожары»? А между тем им стоит задуматься совсем о другом: сколько из наиболее часто возникающих «пожаров» можно было предотвратить полностью, в значительной степени избежать или по меньшей мере существенно уменьшить их негативные последствия? Со сколькими можно бороться загодя? Уничтожать в зародыше? И на каждом этапе?

Ответ: с большинством.

Но как? Да очень просто. Постоянно и последовательно применяя на практике основополагающие принципы эффективного менеджмента. Это означает, что управленец должен постоянно поддерживать высококачественный диалог с каждым сотрудником в своем подчинении. Под высоким качеством подразумевается, что общение должно быть четко структурированным и содержательным: постоянным, регулярным, заранее запланированным, частым, с четким акцентом на исполнение, подготовленным с учетом конкретных особенностей собеседника и непременно двусторонним. Речь идет не о так называемых важных разговорах, которые ведутся, когда все уже пошло не так, а о регулярных проверках, позволяющих руководителю убеждаться, что в его команде все идет отлично, нормально или не так уж и хорошо. Такой подход базируется на двадцатилетних глубоких исследованиях взаимоотношений на рабочем месте. Меня не перестает удивлять, как мало менеджеров практикуют упомянутые выше основополагающие принципы управления постоянно и на должном уровне. И еще удивительнее то, что многие из них уверены, что они это делают, хотя на самом деле все обстоит совсем иначе.

Возьмем, например, описанный выше пример руководителя проекта X. На первый взгляд, этот человек делает все, что нужно, для эффективного менеджмента: регулярно проводит собрания команды, практически ежедневно контактирует со всеми подчиненными, придерживается политики открытых дверей и постоянной доступности благодаря электронной почте и телефону. Однако именно это и усложняет проблему: менеджер проходит нужные этапы и делает правильные вещи. Больше, кажется, ничего и не требуется. И если бы вы спросили его, как продвигается проект X, непосредственно перед тем, как тот дал сбой, он наверняка ответил бы что-то вроде: «Все отлично».

Этот менеджер похож на подавляющее большинство руководителей всех организационных уровней компаний любых размеров, из любых областей деятельности. Он действительно часто и много общается с непосредственными подчиненными. Просто делает это не слишком эффективно. Более того, из-за чрезвычайной активности коммуникаций со временем у него вырабатывается ложное чувство абсолютной защищенности. Собственно говоря, если этот менеджер и правда из большинства, то его общение с членами команды, скорее всего, носит преимущественно случайный, бессистемный характер, зачастую оно поверхностно и, что называется, проводится для проформы. Я называю это «управление на автопилоте».

Подавляющее большинство менеджеров управляют именно так, до тех пор пока не произойдет сбой, что в их работе, увы, неизбежно. И тогда их общение с подчиненными становится значительно более активным и тесным, а иногда даже более четким и эффективным. Руководители практически всегда наиболее активны и проявляют наибольшую заинтересованность, когда возникла проблема – большая, средняя или маленькая – и ее нужно решить, то есть занимаются тем, что я назвал пожаротушением.

Большинство из них рассуждают примерно так: «Все идет просто отлично. Просто нам приходится тушить множество “пожаров”, поэтому так трудно войти в колею. И каждый раз, когда все вроде бы возвращается на круги своя, довольно скоро снова начинает выть пожарная сирена». Однако, рассуждая таким образом, они не понимают, что угодили в своего рода порочный круг: