Логистика

2.4. Организационная структура службы закупок

Под организационной структурой отдела закупок (http://podvod.ru/stati/zakupki/otdel-zakupok-funkcii-i-struktura) понимается иерархия полномочий по принятию решений внутри отдела.

Построенный как пирамида, высший сотрудник несет наибольшую ответственность за принятие решений.

Хотя каждая работа считается жизненно важной для отдела, все подчиняются руководителю.

Каждый бизнес уточняет свою организационную структуру в зависимости от конкретных потребностей.

Организационная структура службы закупок

Структура одного отдела закупок не обязательно будет похожа на другую, хотя есть должности, которые присутствуют в большинстве иерархий.

Большинство крупных компаний и даже некоторые государственные организации имеют отдел закупок или закупок как часть повседневной деятельности.

Эти отделы предоставляют услуги, которые составляют основу многих производственных, розничных, военных и других промышленных организаций.

Многие сотрудники, даже те, кто работают в этих компаниях, не знают, чем занимается отдел закупок, почему он существует и каким целям служит.

Чтобы лучше понять роль отдела закупок, рассмотрим некоторые функции, которые он выполняет.

Основные функции отдела закупок.

1. Приобретение сырья и других ресурсов.

Одна из функций отдела закупок – закупить все необходимые материалы, необходимые для производства или повседневной работы компании или государственной организации. Для производственной компании это может быть сырье, такое как железо, сталь, алюминий или пластмассы, но также могут быть инструменты, оборудование, грузовики для доставки или даже канцелярские товары, необходимые для секретарей и отдела продаж.

В розничной торговле отдел закупок следит за тем, чтобы на полках или на складах всегда было достаточно продуктов, чтобы клиенты были довольны, и чтобы в магазине все было хорошо укомплектовано.

Для малого бизнеса особенно важно поддерживать порядок инвентаризации на разумном уровне. Инвестирование больших сумм бюджета в избыточные запасы может привести к проблемам с хранением и нехватке потом бюджета для других расходов, таких как реклама или исследования и разработки. Отдел закупок также контролирует всех поставщиков, которые поставляют компании предметы, необходимые для правильной работы.

2. Достижение наилучшей возможной цены.

Отдел закупок также обязан постоянно оценивать, получает ли он эти материалы по наилучшей возможной цене (http://shevchenkoda.ru/wp-content/uploads/2019/07/Slovar2019-%D0%B3.pdf), чтобы максимизировать рентабельность. Для малого бизнеса это может быть сложной задачей.

Здесь закупка осуществляется в меньших количествах, чем это делает более крупный поставщик, и поэтому он может не получать такие же оптовые скидки, как крупный закупщик.

В этом случае, отдел закупок в малом бизнесе должен искать лучших поставщиков по наиболее разумным ценам для заказов определенного размера компании.

Сотрудники отдела закупок могут общаться с альтернативными поставщиками, договариваться о более выгодных ценах для оптовых заказов или исследовать возможность приобретения более дешевых материалов из альтернативных источников.

3. Оформление документов и бухгалтерский учет.

Отделы закупок обрабатывают все документы, связанные с закупкой и доставкой принадлежностей и материалов. Закупка обеспечивает своевременную доставку материалов от поставщиков, генерирует и отслеживает заказы на закупку и работает вместе с отделом получения и отделом кредиторской задолженности, чтобы гарантировать, что обещанные поставки были получены в полном объеме и были оплачены вовремя.

В малом бизнесе (https://www.glavbukh.ru/art/98522-kriterii-malogo-biznesa-na-2020-god-tablitsa-izmeneniya) это означает тесное сотрудничество с бухгалтерским отделом, чтобы обеспечить наличие достаточного капитала для покупки приобретенных товаров, бесперебойный поток денежных средств и своевременность всех платежей.

4. Соответствие бизнес политики компании.

Отдел закупок также должен убедиться, что он соблюдает все требования политики компании.

Например, в малом бизнесе отдельные сотрудники могут общаться с отделом закупок о потребностях в закупке таких вещей, как канцелярские товары или компьютеры.

Перед совершением покупки отдел закупок должен убедиться, что он соблюдает надлежащие протоколы для закупок и утверждения бюджета, и должен гарантировать, что любые товары приобретаются в соответствии с общей политикой закупок организации.

2.5. Современные проблемы закупочной логистики

1. Предоставление нечетких спецификаций и требований.

Предоставление нечетких спецификаций и требований во время закупок не всегда дает хороший результат и соответствует сценарию «помоги мне помочь тебе». Обычно поставщики могут предложить гораздо лучшую работу по доставке того, что запрашивает клиент, если организация предоставит четкие и определенные требования во время закупок.

Рекомендация. Четкие детали или спецификация того, что требуется вашей организации, будет иметь большое значение для решения этой проблемы с закупками. Особенно, когда вы заключаете контракт по гос. Закупкам, проводите тендор.

2. Необходимо проводить оценку поставщиков до начала ведения бизнеса.

Организации обычно не учитывают оценку поставщиков и придерживаются того, что поставщики обещают на бумаге. Держание поставщиков на расстоянии вытянутой руки без какой-либо формы оценки перед ведением бизнеса оставляет место для нарушений и ненадежного опыта. Отсутствие доверия к какой-либо стороне сделки приводит к различным проблемам с закупками.

Рекомендация. Перед тем, как выбрать какого-либо поставщика, проведите тщательную оценку и / или оценку критериев поставщика. После выбора активно вовлекайте основных поставщиков в процессы решения проблем. Это приводит к положительным результатам для общего роста. Относитесь к своему поставщику как к стратегическому деловому партнеру.

3. Неполное понимание возможностей поставщика.

Если нет четкого представления о возможностях поставщика, то это верный способ получить неприятности при возникновении возможных проблем с закупками.

Возлагать большие надежды на поставщика, который быстро завершит сделку по закупке сверх его возможностей, обычно в конечном итоге приводит к катастрофическим последствиям.

Эта проблема закупок является одной из самых больших проблем, с которыми сталкиваются специалисты по закупкам, когда они связаны с поставщиками.

Этот процесс, от определения лучших до обеспечения стабильной и качественной доставки, может иметь жизненно важное значение для получения большего от ваших поставщиков.

Рекомендация. Наряду с обычным процессом закупок специалистам по закупкам необходимо постоянно контролировать поставщиков, чтобы гарантировать соблюдение всех требований и стандартов поставки. Проводите регулярный обзор предложения, обсуждайте ключевые показатели эффективности и согласовывайте действия по улучшению.

4. Несогласованность важных критериев (KPI) поставщика.

Лучшая практика в цепочках поставок работает с использованием пяти основных параметров:

• вариативность,

• разнообразие,

• скорость,

• видимость и

• объем.

Многие эксперты по закупкам не понимают необходимости критического анализа, касающегося того, что новый поставщик может потребовать.

Такие факторы, как изменение закупочной цены, процентное снижение затрат, быстрая доставка и т. д. могут иметь значение, но их недостаточно. Кроме того, эти меры часто приводят к конфликту со значительными стратегическими действиями, которые оказывают реальное и устойчивое воздействие.