Охота на данные. 101 совет предпринимателю: как научиться бизнес-анализу

Ваши программные приложения по управлению бизнесом оживут, если построить вокруг них небольшую, но эффективную систему хранения и анализа данных. Как это сделать?

Аналитическая среда – это небольшой программный комплекс, несущий огромную пользу бизнесу.

Компоненты аналитической среды:

• таблицы,

• запросы,

• формы,

• интеграционные сервисы,

• аналитические кубы,

• отчеты,

• дашборды и графики,

• презентации,

• Excel-модели.

Также в данной главе будет рассказано про дополнительные эффекты (https://ahreport.com/chto-takoe-analiticheskaya-sreda#extra-effects) от построения аналитической среды и про то, как важно уметь работать с нецифровыми данными (https://ahreport.com/chto-takoe-analiticheskaya-sreda#non-numbered-data).

Рассмотрим все это подробнее?

Таблицы

Все необходимые для анализа данные мы с вами загружаем в таблицы единой базы данных. Принимаются файлы и базы данных совершенно разных (любых!) форматов: CSV, Excel, Google Sheets, 1С, amoCRM, Битрикс24, 1С-Битрикс, Joomla, MySQL и т. д. Пример: списки лидов, клиентов, мероприятий, сделок, отправленных/полученных сообщений и писем – все, что угодно.

Запросы

Таблицы необходимо объединять в запросы, чтобы:

а) отсеять ненужные или некорректные записи;

б) получить верхнеуровневое представление о данных, которыми вы владеете. Пример: запрос, связывающий таблицу клиентов со списком отправленных клиентам почтовых сообщений, может дать вам информацию о том, с кем ваши менеджеры продаж забыли пообщаться. Попутно этот запрос может выявить дубликаты среди клиентских записей или даже наличие клиента, с которым ведется интенсивная переписка, но он еще (о ужас!) не зарегистрирован как клиент!

Формы

Кнопки запуска отчетов, фильтры, календари, чекбоксы – все это реализуется в специальном программном конструкторе. Делается быстро и так же быстро может изменяться непрограммистами.

Интеграционные сервисы

Пожалуй, это самая трудозатратная часть аналитической среды. Но в умелых руках даже это может быть сделано достаточно быстро. Самый легкий способ интеграции с вашими учетными системами прямо сейчас – выгрузить необходимую вам таблицу в Excel или csv-файл. У большинства систем автоматизации бизнеса сегодня такая возможность есть. А если нет, то… не нужна вам такая закрытая система!

После того, как вы начнете получать преимущества аналитической среды, самое время задуматься о втором этапе. Автоматическую интеграцию ваших существующих систем с аналитической средой можно построить с помощью так называемых веб-хуков и веб-сервисов. И вот это уже делают специально обученные разработчики.

Пример структуры данных аналитической среды.

Аналитические кубы

Сразу начнем с примера. Представим себе динамику объемов продаж вашей компании по кварталам и по категориям продукции или услуг. Это ли не простая двумерная таблица? Да! Тот же самый отчет в разрезе регионов – снова простая таблица. Но если вы хотите видеть и регионы, и виды продукции, сразу возникает необходимость эти две таблицы объединить. Возникает трехмерная модель данных (продажи, периоды и регионы), каждое из измерений которой становится равноправным в своем существовании. Трехмерная модель – это уже куб. К нему уже можно добавлять и другие аналитические грани: дистрибьютор, заказчик и т. п. Отчет, который вы в итоге увидите, покрутив такой «кубик», называется срезом данных.

Пример аналитической диаграммы Маримекко.

Отчеты

«И вот моя рука ложится на ее руку, и в эту секунду – не в следующую секунду, а прямо в эту – всего вот этого становится недостаточно…» (Е. Гришковец) Вот так же и с отчетами. Вы наконец-то получили столь ожидаемые вами данные и вдруг поняли, что вам бы хотелось «провалиться» в одну из цифр, чтобы увидеть, из чего она сложилась. И тогда речь пойдет не об интерактивных отчетах, а о «сверлении» данных. Пример: вы получили отчет по расходам на фонд оплаты труда в разрезе всех своих филиалов. Выяснили, что филиал в Саратове, как оказалось, быстрее всех остальных (над медианой) увеличивает объем ФОТа. Хочется кликнуть по Саратову и посмотреть, какой именно департамент растет быстрее коллег. И так далее: вниз – вверх…

Дашборды и графики

Приборные доски, интерактивные графики и диаграммы… Все это жизненно необходимо и собственникам бизнеса, и топ-менеджерам, и вообще любым пользователям. Но нужно помнить о разграничении прав доступа к данным. Вам знакомы такие сущности, как водопадный график, диаграмма торнадо, график Маримекко? Все эти наглядные, эстетичные варианты представления данных вы сможете получить, воспользовавшись собственной аналитической средой.

Пример водопадных графиков.

Презентации и Excel-модели

Выходными документами могут служить не только pdf или бумага. Вы можете хранить свои данные прямо в форматах Excel, Google Sheets, Word, Google Docs, PowerPoint, Keynote, Google Slides. Вам ведь достаточно быстро понадобится множество данных (как цифровых, так и текстовых) менять сразу в нескольких презентациях. Или, например, вы захотите, чтобы сгенерированный отчет стал частью какой-либо финансовой модели, исполненной в Excel.

Попутные работы

В ходе построения аналитической среды необходимо проводить естественный аудит данных: формулы Excel-таблиц, ошибки в существующих отчетах, нормализация баз данных, сведение и вычищение данных (устранение дубликатов, преобразование форматов, построение индексов) … Все это в конечном счете приводит к оздоровлению цифровой среды вашей компании. Как минимум вы начнете получать следующие недоступные ранее результаты:

– Ваши сотрудники больше не ссылаются на отсутствие у них навыков разработки новых отчетов. Напротив, им начинает нравиться создание и генерация отчетов и аналитических форм. Потому что, если это дается легко, то бизнес становится абсолютно прозрачным, или даже «прозревшим».

– Вы очень быстро находите слабые, рисковые места вашего бизнеса, «бутылочные горлышки» производственных процессов и неоптимальные звенья логистических цепочек.

– Ваши инвестиции в системы управления бизнесом наконец-то начинают окупаться. Попробуйте спросить думающего бизнесмена, сколько стоит его бизнес: с отчетностью и без. Разница между этими двумя величинами и будет составлять тот самый пресловутый «возврат инвестиций в ИТ».

Обработка нецифровых данных

Современный мир полон инструментов, позволяющих вам легко хотеть и получать следующее.

Вы продаете разным категориям клиентов и хотели бы, чтобы для каждой категории в презентации указывались только релевантные рекомендации? В самом деле, зачем хвастаться перед нефтяниками достижениями в области ритейла, и наоборот?!

Еще пример: вам предстоит работа с презентацией в самолете или в другом людном месте. Но вы не хотели бы, чтобы кто-то из случайных попутчиков видел логотипы компаний, с которыми вы работаете. В конце концов, у вас с ними подписан NDA.

Или такой пример: вы три недели разрабатывали презентацию нового продукта под названием «АБВ». И вот перед самым-самым выходом на инвестиционный комитет вы решили поменять название продукта на «ЦДЕ».

С помощью грамотно выстроенной аналитической среды вы сможете легко делать все вышеперечисленное, а также массовым порядком изменять юридические формулировки сразу в нескольких сотнях договорных форм (в том числе в зависимости от суммы договора)!

Вам будет по силам автоматически генерировать презентацию под конкретный тип клиента, стадию продаж, требуемый уровень детализации и т. п.

10 советов по построению отчетности

Фотография Scott Blake, источник Unsplash