Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо

2. После записи мыслей в книгу, как и раньше, я запускал таймер на пятнадцать минут и начинал работу над новыми кусками согласно плану. Кстати, работа согласно плану не подразумевает, что я брал план и начинал работать над элементами в том порядке, в каком они были записаны, сверху вниз. Скорее, наоборот, я смотрел на актуальные элементы плана и думал: «Над чем мне бы хотелось поработать сейчас?»

Поддерживая Excel-таблицу в актуальном состоянии, я получил возможность прогнозировать сроки завершения рукописи:

Фактически работа над рукописью была завершена 7 сентября. График на момент завершения рукописи:

Рис. 68. График завершения работы над рукописью (по состоянию на 5 августа). Дата готовности книги на 80 % – 5 сентября

Рис. 69. График завершения работы над рукописью (по состоянию на 20 августа). 80 %-ная дата завершения – 6 сентября

Рис. 70. График на момент завершения рукописи

Столбики в самом низу графиков – это вероятность завершить проект конкретно в указанную дату, а кривая с круглыми точками показывает вероятность завершения проекта до указанной даты включительно[90 - Функция плотности распределения вероятностей и кумулятивная функция распределения вероятностей.]. Эти вероятностные характеристики рассчитываются исходя из данных о том, с какой скоростью добавлялись и выполнялись задачи в ходе проекта (подробнее это описано в моей статье {56} (#lit56)).

Однако написание рукописи – это лишь один из этапов. На момент написания этих строк в моем списке задач все еще осталась повторяющаяся задача «Скинуть новые мысли в книгу и посвятить ей пятнадцать минут», так как мысли для книги все еще рождаются, но стали появляться и новые задачи, связанные с дальнейшими этапами создания книги:

«Спросить у Андрея, может ли он познакомить с издателями», «Посмотреть условия издания книги в Ridero», «Написать Елене, задать вопрос про издание книги» и т. п.

А также благодаря хорошим людям в моем календаре начали появляться записи вида: «Среда, 11:00–12:00: Встреча с ребятами из издательства».

Приложения

Приложение 1. Пример списка спусковых крючков для очистки мозга

Изначально идею использовать набор слабо связанных друг с другом слов в качестве спусковых крючков для выгрузки из памяти потенциально забытых и упущенных дел я увидел в книге Дэвида Аллена {20} (#lit20). На рисунке ниже приведена мыслесхема с подобными словами-триггерами.

У каждой компании существует собственный набор спусковых крючков. Часто он состоит из аббревиатур, понятных только тем, кто там работает. Но нередко в этом списке попадаются фамилии, названия отделов, программного обеспечения, продуктов и сервисов компании. Вы можете составить список исключительно ваших рабочих спусковых крючков – как минимум на первых порах он вам очень пригодится. Если вы привлечете к составлению этого списка своих коллег, его ценность только возрастет.

Рис. 71. Мыслесхема со спусковыми крючками для очистки мозга

Приложение 2. Подсказки для внедрения этого всего в жизнь

Вначале сформулирую основную мысль:

В этом мире не все везде и всегда, а кое-что иногда и местами.

Люди до такой степени сложные и загадочные существа, что создать для них какие-то универсальные принципы, правила и техники не представляется возможным. Есть советы, которые оказываются полезны большинству, но не всем. Это значит, что какой бы мудрой ни была та или иная рекомендация, непременно найдутся люди, которым она окажется вредна! Ни одна методика не гарантирует вам благоприятного исхода, она лишь увеличивает его вероятность.

А раз мы не знаем заранее, что для вас окажется полезным, а что навредит[91 - На практике я встречал несколько человек, которые стали меньше успевать, отключив уведомления о входящей почте. Их было трое из двух тысяч студентов.], приготовьтесь к тому, что это будет путь проб и ошибок. Основные (на мой взгляд, максимально приближенные к универсальным) рекомендации таковы:

1. Не ищите универсальных решений и методов и тем более программ и инструментов. По крайней мере, не надейтесь найти их сразу. Возможно, вы к ним придете, но через несколько итераций.

2. Не старайтесь сразу решить проблему полностью. Очень часто мы отвергаем частичные решения проблемы, потому что нам нужно решить проблему целиком и сразу, но нередко путь к полному решению лежит через несколько промежуточных. Вы учитесь не решать все и сразу одним махом, а планомерно и постоянно делать чуточку лучше, чем было до этого.

3. Доверяйте опыту больше, чем результатам размышлений. Многие практики, советы или методы могут вызвать у вас примерно такую реакцию: «М-м-м… Интересная идея, надо над этим подумать…» Это прокрастинация. Вы же помните, что «подумать» – значит получить ответы на какие-то вопросы, и лучше всего это делать на практике (по крайней мере, в тех ситуациях, когда мы не сильно рискуем). Многие советы мы можем опробовать на себе «бесплатно» (то есть, во-первых, они практически не требуют дополнительных затрат мыслетоплива и времени, во-вторых, их последствия обратимы), и с такими вещами можно смело экспериментировать. Наши умозаключения и теоретизирования будут содержать намного больше ошибок, чем результаты эксперимента.

Ниже приведен чек-лист, который поможет вам совершенствовать свою продуктивность.

1. Заведите учетную запись в инструменте для управления задачами (не важно, в каком именно; лично я пользуюсь бесплатным Maxdone {91} (#lit91), так как он максимально приближен к идеям из этой книги). Если вы уже пользуетесь каким-то инструментом, перенесите его текущее содержимое в отдельное место (это будет один из источников входящих), чтобы начать с чистого листа.

2. Заведите учетную запись в сервисе работы с календарем (я использую Google Calendar).

3. Установите приложение со списком задач на смартфон, настройте виджет для отображения текущих задач на экране смартфона.

4. Определитесь с тем, где вы будете вести список проектов. Как правило, большинство инструментов для управления списком задач имеют такой функционал, но если по каким-то причинам его нет – заведите в любом удобном месте отдельный список.

5. Используя спусковые крючки из приложения 1 (#pril1), выгрузите содержимое рабочей памяти. Это удобно сделать следующим образом: заготовьте стикеры или листки для записи. Уединитесь в тихом месте на десять-пятнадцать минут и не торопясь всматривайтесь в спусковые крючки. Если тот или иной крючок напоминает вам о какой-то задаче, которую вам нужно выполнить (или вы не должны о ней забывать по иной причине), – запишите задачу на отдельный листок.

6. Обработайте содержимое рабочей памяти, полученное на предыдущем шаге, как это описано в параграфе 3.3 (#par3-3). Задачи запишите в список задач, проекты – в список проектов, встречи – в календарь. Если на этом этапе у вас появится какая-то справочная информация – сохраните ее на любом носителе, который у вас обычно под рукой. Организация справочной информации – второстепенная задача.

7. Наметьте первоочередные шаги, по крайней мере, по самым важным проектам из вашего списка (см. параграф 3.4.3 (#par3-4-3), параграф 4.1.3 (#par4-1-3), параграф 4.1.4 (#par4-1-4), параграф 4.1.5 (#par4-1-5)).

8. Отключите лишние (если есть сомнения – отключайте все) фильтры входящей почты. Беда фильтров и автоматических сортировщиков входящей почты заключается в том, что они на ровном месте создают из одного инбокса несколько. Исключения составляют фильтры для справочной информации (класса входящей почты, которая практически никогда не содержит в себе задач) или если вы используете шаблонное решение экономии масштаба (см. параграф 5.1 (#par5-1)).

9. Создайте периодическую задачу для обработки старых входящих с формулировкой вида: «Посвятить десять минут обработке входящих из моего старого инбокса». В описании этой задачи запишите список всех источников входящих. Эту задачу можно будет удалить, когда вы обработаете все старые входящие и там не останется ничего, что появилось там раньше вчерашнего дня. Не пытайтесь разгрести все входящие за один шаг – это будет очень прокрастиногенная задача. Используйте метод маленьких шагов – систематически делайте лучше, чем было до этого, тогда вы очень быстро все очистите. Обязательно ограничивайте время выполнения этой задачи сверху (например, при помощи метода помидора, см. параграф 3.7.3 (#par3-7-3)).

10. Создайте задачу на еженедельный обзор системы (по желанию и на ежедневный). В описание задачи перенесите соответствующий чек-лист, за основу возьмите список контрольных вопросов из соответствующих пунктов параграфа 3.6 (#par3-6). Если ваши приемники входящих пока еще не пусты, уберите из чек-листов периодических обзоров пункт про их очистку, лучше выполняйте очистку содержимого инбоксов в рамках отдельной задачи.

11. Отключите оповещения о новой электронной почте (на рабочем компьютере, смартфоне, часах и всех тех устройствах, на которые с момента написания этой книги догадаются выводить оповещения). Опасайтесь короткого замыкания через обезьяну (см. параграф 3.7.1 (#par3-7-1)).

12. Обработайте содержимое черновиков писем.

13. Отпишитесь от ненужных почтовых рассылок.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы по освоению техники, смело задавайте их на форуме: forum.mnogosdelal.ru (http://forum.mnogosdelal.ru/).

Приложение 3. Точки и пределы регулировки практик

Как я уже говорил, большую часть правил и рекомендаций вам придется подстраивать под себя методом проб и ошибок, внимательно наблюдая за собой. В этом разделе я покажу самые популярные «точки регулировки» техники из этой книги, чтобы вы представляли, что и в какой степени можно варьировать и где находится та грань, за которой вы практически наверняка отстрелите себе ногу.

Еженедельный обзор

Можно:

• «Размазать» выполнение еженедельного обзора по неделе. Например, приводить в порядок список задач по понедельникам и просматривать список проектов по средам.

Нельзя:

• Не иметь отдельной периодической задачи на еженедельный обзор (или какого-то иного способа, позволяющего без затрат мыслетоплива понять, проводился ли на этой неделе обзор).

• Забивать на обзор со словами «А список задач я и так каждый день проглядываю». Еженедельный обзор – это не только просмотр списка задач.

Ежедневный обзор

Можно:

• Проводить обзор более одного раза в день

• Проводить обзор утром, вечером, днем…