Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо

2. Готовьтесь регулярно просматривать содержимое вашего информационного хранилища. Большая часть информации имеет ограниченный срок годности, и, чтобы регулярно вычищать из своей системы то, что уже вам не нужно или более не актуально, будьте готовы регулярно выделять на это мыслетопливо и время.

3. С первого раза удобную систему хранения вы не сделаете. Поэтому особенно не задумывайтесь и не тратьте время и силы на излишне глубокий анализ «как же это сделать удобно, чтобы потом не переделывать?». Вместо этого будьте готовы на пути к максимально удобной системе несколько раз основательно перетряхнуть уже созданную.

4. Удобное сегодня не обязательно будет удобным завтра, поэтому иногда (хотя вряд ли слишком часто) придется собираться с духом и переделывать систему просто потому, что вы многое поняли, многому научились и на ряд вещей теперь смотрите иначе.

3.5.5. Зона видимости справочной информации

Один из приемов, полезных при сохранении какого-то кусочка информации для дальнейшего использования, заключается в следующем.

В тот самый момент, когда при разборе очередного входящего вы заметили, что в нем содержится какая-то часть справочной информации, надо задать себе два вопроса:

1. Когда (при каких условиях) этот кусочек мне потребуется?

2. Где я, скорее всего, буду его искать в этот момент?

Эти два вопроса – элемент заботы о будущем себе. Постарайтесь сделать так, чтобы будущему вам было чуть проще. Не обязательно предельно просто, не будет ничего страшного, если спустя пару месяцев вы найдете этот кусочек информации не с первой попытки, – главное, что вы его найдете.

И здесь вылезает еще одно понятие, которое может помочь в организации справочной информации, – зона видимости. Это контекст, или круг жизненных событий, таких как, например, «задача», «проект» (конкретный), работа, жизнь.

Как правило, информация имеет смысл лишь в рамках какого-то контекста, например, что-то важно только в рамках выполнения определенной задачи (ссылка на товар, который надо заказать в интернет-магазине), что-то имеет смысл лишь в рамках выполнения какого-то проекта (контакты заказчика, список членов проектной команды, план на ближайший квартал), бывает информация, которая в принципе важна в масштабах всей вашей работы, жизни и так далее. Определение зоны видимости может упростить определение того места, куда надо сохранять информацию. На рисунке ниже изображен пример индекса справочной информации (маленькой подсказки, что и где может лежать). Возможно, на первое время вам понадобится создать такой же.

Рис. 35. Пример индекса справочной информации

Здесь хочется упомянуть частую ошибку новичков при составлении, например, списка книг к прочтению. Многие начинают путать справочную информацию с командой для выполнения, адресованной внутренней обезьянке. Подробно эта ошибка и способ ее устранения описаны в параграфе 5.2 (#par5-2).

3.6. Регулярно проводить обзоры системы

Многие из тех, кто пытался организовать свою жизнь и не преуспел в этом, скорее всего, прокололись именно на отсутствии регулярных обзоров системы. Понятно, что если относиться к своему списку задач как к письму к деду Морозу, то есть составить его один раз так, будто в самом его начале красуется надпись «Дорогой дедушка Мороз, не мог бы ты для меня: (далее идет список дел)», и больше никогда в него не заглядывать, то он (список) ничем вам не поможет. Чтобы список задач разгружал наш мозг и не запускал повторные размышления на одну и ту же тему, мы должны ему доверять на подсознательном уровне. А для этого нужно регулярно убеждаться в том, что он а) не утратил своей актуальности и б) содержит все, что нужно сделать.

У многих из вас список задач может оказаться довольно больших размеров, и его полный обзор может стать слишком трудоемким, чтобы было безопасно (с точки зрения желания прокрастинировать) проводить его достаточно часто. Коробочки «Сегодня» и «На этой неделе» вы будете просматривать минимум раз в день в рамках ежедневного обзора, а весь список целиком – минимум раз в неделю в рамках еженедельного обзора. В деталях ежедневный и еженедельный обзоры описаны ниже.

Рис. 36. Схема трех коробочек

У Майкла Линенбергера[33 - http://www.michaellinenberger.com/ (http://www.michaellinenberger.com/).] есть альтернативная трактовка смыслов этих коробочек.

1. «Критично сейчас» – 2–3 задачи, которые реально надо сделать «вот прямо сейчас», и эту коробочку нужно просматривать минимум раз в час. Очень часто в эту коробочку добавляют неоправданно много задач, потому что оно «все критично и все горит». Если это ваш случай, то вам будет непросто осознать, что когда слишком многое срочно, то уже практически ничего не важно.

2. «Возможно сейчас» – определенная категория задач, которые можно было бы сделать сейчас, если позволяют обстоятельства. Наше состояние, к которому мы хотим прийти, – это когда большую часть задач, которые мы выполнили за сегодня, мы сделали не потому, что «должны были их выполнить сегодня, иначе пиндец», а потому, что «могли их выполнить сегодня». Могли, конечно, и завтра, и послезавтра, но сделали сегодня.

3. «За горизонтом» – задачи, о которых пока можно даже не думать. Часто люди боятся коробочки «Позже», считая, что раз там нет никаких конкретных сроков, то задачи оттуда никогда не «сделаются». Но правда жизни такова, что задачи вообще не «делаются» – их делаете или не делаете вы сами. А сделаете вы конкретную задачу или нет, по большей части зависит от правильности и понятности формулировки, а также от того, насколько часто вы просматриваете списки ваших задач, но не от наличия или отсутствия даты.

3.6.1. Еженедельный обзор

Еженедельный обзор – очень ответственное мероприятие, поэтому важно проводить его во что бы то ни стало, пусть даже и поверхностно. Лучше провести быстрый двухминутный обзор списка дел (просто внимательно прочитав и обновив, где надо, формулировки задач), чем прокрастинировать основательный, детальный и глубокий анализ. Еженедельный обзор должен восприниматься как простая и понятная активность, для этого рекомендуется использовать чек-лист или список контрольных вопросов, а также таймер, чтобы ограничить продолжительность обзора по времени сверху.

Вот пример списка контрольных вопросов, который призван сделать ритуал еженедельного обзора более понятным:

1. Все ли источники входящих обработаны? (чтобы было более понятно, перечислите их явно: рабочая почта, личная почта, блокнотики и т. п.) Если вы только начинаете осваивать эту технику и далеко не все ваши источники входящих в норме пусты, то можете исключить этот пункт из обзора и разбирать свои входящие в рамках отдельной задачи[34 - Чтобы не прокрастинировать задачу по разбору входящих, вместо задачи вида «Разобрать все-все-все свои почты, ящики и приемники сообщений» рекомендую создать повторяющуюся задачу с формулировкой примерно следующего вида: «Посвятить 10 минут обработке старых входящих». За счет эффекта неэкономии масштаба (см. параграф 2.3.4 (#par2-3-4)) до задачи длительностью в 2 часа руки могут не доходить месяц, а вот полтора десятка задач по 10 минут могут быть выполнены за неделю.].

2. Все ли задачи в списке задач все еще надо сделать? (Часто бывает, что либо мы задачу выполнили, но забыли поставить галочку, либо не выполнили, но необходимость в этой задаче уже отпала. Или задачу все еще надо сделать, но уже в основательно иной формулировке.)

3. Просмотрите свой список активных проектов. Есть ли задачи, которые стоит занести в свой список задач для дальнейшего продвижения проектов вперед?

4. Все ли проекты в вашем списке проектов все еще активны? Может быть, вы уже какой-то из этих проектов завершили? А если есть проект, по которому давно не было задач, но вы не считаете его завершенным, что вам еще осталось по нему сделать?

5. Просмотрите задачи, завершенные на прошлой неделе. Надо ли (можно ли) еще что-то сделать?

6. Запланировали ли вы те задачи, которые вам обязательно нужно выполнить на этой неделе?

7. Просмотрите календарь на неделю/две вперед. Надо ли что-то сделать в связи с увиденным?

Вы вольны изменять этот список согласно своим потребностям, но придерживайтесь одного важного правила: еженедельный обзор должен быть легким и быстрым. Один из рецептов, позволяющих проводить обзор, не прокрастинируя его, выглядит следующим образом:

1. Пообещайте себе, что обзор не займет больше пятнадцати минут.

2. Заведите таймер на пятнадцать минут, запустите его и начните проводить обзор по вашему списку контрольных вопросов.

3. Как только сработает таймер, посмотрите, какие пункты остались невыполненными, и по тем из них, которые вам еще кажутся нужными, создайте отдельную задачу.

Дальше вы вольны делать что угодно: продолжать еженедельный обзор, выполняя отдельные задачи, либо отложить их до более удобного момента и начать выполнять другие задачи из вашего списка.

3.6.2. Ежедневный обзор

По аналогии со списком контрольных вопросов к еженедельному обзору можно составить такой же список контрольных вопросов и к ежедневному.

1. Просмотрите задачи, выполненные сегодня. Не забыли ли вы внести в список следующие шаги? (Например, вы сделали задачу «Попросить Колю прислать мне новый кейс» и теперь осознаете, что надо добавить задачу на контроль: «Напомнить Коле прислать мне новый кейс».)

2. Просмотрите запланированные на сегодня, но не выполненные задачи. Надо ли вам в связи с этим что-то сделать прямо сейчас / завтра / на неделе / потом?

3. Какие задачи вам надо будет выполнить завтра? Внесите их в список.

4. Есть ли в вашем списке на сегодня задачи, которые менялись больше суток назад? Переформулируйте их.

О последнем пункте стоит рассказать подробнее. Если вы планировали выполнить задачу за сегодня, но вам это не удалось и при этом вы все равно хотите ее оставить в коробочке «на сегодня», – переформулируйте ее. В психологии есть такое понятие, как «повторяющееся торможение» – неизменной информации уделяется все меньше и меньше внимания[35 - В книге Пьюселика ({94} (#lit94) с. 20) Хомский цитирует Шкловского.]. Этот эффект также называют «баннерной слепотой», когда, устав от обилия рекламы на веб-страницах, человек уже не способен рассмотреть потенциально интересное для него объявление. Если одна и та же задача в неизменном виде продержится в вашем списке дел на сегодня несколько дней, скорее всего, ее шансы быть выполненной начнут стремительно снижаться. Переформулирование задачи помогает вам как минимум избежать баннерной слепоты (когда все просроченные «красные» задачи, возглавляющие список дел, уже игнорируются вашим сознанием), а как максимум позволит придать задаче больше осмысленности. Нередко именно недостаток осмысленности служит причиной долгого откладывания дел. Так они и числятся подолгу в списке «на сегодня» (или «с высоким приоритетом»), поскольку задачи-то очень важные.

3.6.3. Спонтанный обзор

Иногда нам попадается опилок времени, когда нет желания браться за какую-либо конкретную задачу. Может быть, из-за того, что опилок слишком мал или обстоятельства, в которых он вас застал, нетипичны (например, в очереди в магазине или на эскалаторе в метро), а может, просто вы не в настроении или устали. Если хочется использовать этот кусочек времени во благо[36 - Хочу отдельно отметить, что вы не обязаны использовать каждый свободный опилок времени для того, чтобы что-то делать. Часто бывает полезным просто сидеть и ничего не делать. Об этом есть очень хорошая книга {92} (#lit92).], загляните в свой список дел и поухаживайте за ним. Без всякой конкретной цели начните читать формулировки задач и неторопливо задавать себе, например, вот такие вопросы:

1. А могу ли я как-то переформулировать эту задачу?

2. А было ли сегодня что-то такое, что помогло бы мне ее выполнить? Хотя бы частично?

3. Может, есть что-то такое, что позволит мне эту задачу вообще не делать?

4. А можно ли ее объединить с еще какой-то задачей и сэкономить ресурсы?

5. А могу ли я получить еще какой-то результат в результате или в процессе решения этой задачи?