Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо

2. Спускаясь в пещеру, не забудьте про путеводную нить. Время в социальных сетях летит незаметно, и многие из нас наверняка сожалеют об огромном количестве часов, проведенных за просмотром ленты новостей. Социально-сетевой целибат в этом случае не выход, строгие запреты лишь ухудшают ситуацию. Поэтому в следующий раз, когда вы отправитесь посмотреть, что новенького у ваших друзей, поставьте себе таймер на десять или пятнадцать минут. Когда таймер прозвенит, решите, готовы ли вы продолжать смотреть соцсети или вам уже хватит. В этом случае таймер выполняет роль ниточки, которая поможет вам вернуться обратно до того, как произойдет короткое замыкание через обезьяну.

3. Ешьте левой рукой. В начале этого параграфа я говорил, что, чем удобнее то или иное действие, тем больше вероятность выполнять его неосознанно. Соответственно, если вы постоянно ловите себя на том, что делаете что-то слишком часто, сделайте это занятие менее удобным. Многие диетологи советуют желающим похудеть есть левой рукой (левшам – правой) – если выполнять привычное действие непривычным образом, то осознанность этого действия возрастает. Удалите со смартфона приложения, которые часто захватывают ваше внимание. Вы все равно сможете проверять эти ресурсы через мобильный браузер, но это станет менее удобным. Удалите закладки «опасных» сайтов, а если вам захотелось посетить один из них, напишите его адрес в строке браузера. Уберите с главного экрана смартфона приложения-семечки.

4. Берегите свои циркадные циклы. Если смартфон в постели или ноутбук за полночь по тем или иным причинам для вас неизбежны, постарайтесь хотя бы минимизировать ущерб от них. В глазу человека находится специальный фоторецептор – меланопсин, который реагирует на наличие синего цвета в спектре и регулирует содержание в крови мелатонина (гормона сна). Спектр экрана смартфона или компьютера содержит очень сильную синюю составляющую, что может сбивать наши внутренние часы, вызывая бессонницу. Существует специальное программное обеспечение {44} (#lit44), синхронизирующее спектр излучения экрана с положением солнца. По мере приближения заката это ПО удаляет все больше и больше синей составляющей из спектра картинки, в результате чего экран приобретает красноватый оттенок. Первое время это будет немного непривычно, но довольно быстро глаза адаптируются и вы сможете заметить, что засыпать стало легче.

3.7.3. Работать «помидорами»

Изначально эта техника была предложена Франческо Чирилло {47} (#lit47) в 80-х годах, когда он еще был студентом. Позже она обросла деталями и превратилась в самостоятельную методологию личной эффективности, в основе которой лежит работа небольшими фиксированными временными квантами по 25–35 минут. Каждый временной квант посвящается вполне конкретной задаче. Как гласит легенда, этот временной отрезок Франческо Чирилло отмерял при помощи кухонного таймера в виде помидора, в результате чего это название и закрепилось за самим методом.

В деталях методика описана в {45} (#lit45), а в {46} (#lit46) опубликован перевод одной из ранних книг Франческо Чирилло. Сама методика работы «помидорами» намного более глубока и содержит куда больше практик, чем будет описано в этом параграфе. В исходной методике посвящено очень много внимания планированию работы, организации дня и анализу его результатов; при желании вы можете с ней ознакомиться.

Сейчас нам достаточно будет освоить всего один прием из этой техники, который позволяет чуть улучшить нашу способность концентрироваться на конкретных задачах. Мы знаем, что по физиологическим причинам нам бесконечно тяжело фокусироваться на одном объекте дольше какого-то (очень небольшого) промежутка времени. Наше внимание неизбежно перескакивает на другой объект, а с него на второй, потом на третий… и вот мы уже смотрим видео с котиками… Запрещать себе просмотр видео с котиками вообще – не выход, но можно попытаться наложить такой запрет хотя бы на пятнадцать минут.

Каждый «помидор» должен состоять из трех основных этапов:

1. Подготовка к помидору. Просмотрите свой список задач и решите, что вы сделаете в следующие 15–25 минут. Каким будет результат этого кванта времени? Все ли у вас есть, чтобы получить этот результат?

2. Помидор. Поставьте таймер и начните работать. Таймер нужен как минимум для того, чтобы не смотреть каждые 20 секунд на часы с вопросом «время еще не вышло?».

3. Завершение помидора и принятие решения. Как только таймер прозвенит, отвлекитесь от задачи, посмотрите, что вам удалось сделать, и решите, что вы будете делать дальше. Возможны следующие варианты:

А. Вы сделали все, что планировали, «помидор» выполнен успешно, вы можете смотреть список задач и выбирать следующее дело. По помидорной методике или нет – дело вкуса.

Б. Вы собирались выполнить задачу, но не смогли. Переформулируйте эту задачу, чтобы новая формулировка отражала первоочередное действие, с которого надо начать «доделывание» этой задачи.

В. Вы не доделали задачу, но вас увлек процесс, и вы намерены продолжить работу над ней. Посмотрите в свой список задач и календарь на сегодня. Вы готовы посвятить следующий «помидор» этой задаче? Если да, запускайте таймер на новый промежуток времени и продолжайте работу.

Вы не обязаны весь свой день планировать «помидорами», как это описано в методике, но попробуйте награждать себя в день одним-двумя «помидорами» по 15–25 минут, в течение которых вы полностью посвятите себя конкретной задаче из своего списка, выключив при этом все возможные уведомления, а в идеальном случае – еще и скрывшись в «уголке социопата» – таком месте в офисе или доме, где с очень большой вероятностью вас никто не отвлечет.

Есть еще одна причина того, что работа с таймером помогает нам глубже концентрироваться на задачах. Часто мы подсознательно боимся увлечься. Вдруг мы погрузимся в задачу настолько глубоко и надолго, что не заметим, как «случится что-то важное», на что мы не успеем отреагировать, и дело кончится катастрофой. В этом случае осознание того, что есть внешний инструмент, который через определенное время нас разбудит, позволит смелее и глубже погрузиться в выполнение задачи.

Глава 4. Продвинутые приемы и техники

Предыдущая глава была посвящена приемам экономии мыслетоплива, необходимой нам для того, чтобы следовать универсальному совету на все времена:

В любой непонятной ситуации – думай!

В этой главе будут рассмотрены способы потратить сэкономленное мыслетопливо с пользой – так, чтобы лучше и успешнее (и по возможности вовремя) справляться с проектами, сократить разрыв между тем, что мы делаем изо дня в день, и тем, к чему стремимся в жизни, а также более четко определить границу между тем, что мы способны понять, и тем, что по природе своей находится за гранью нашего понимания.

4.1. Продвинутые техники работы с проектами

В параграфе 3.4.3 (#par3-4-3) мы рассмотрели метод волшебной феи. Этот метод предельно прост, но область его применения ограничена простыми и понятными проектами. Несмотря на то что подавляющее число всех проектов, с которыми нам приходится сталкиваться, довольно просты, иногда перед нами встают задачи, сложные настолько, что вначале мы даже не представляем, как к ним подступиться. Очень часто, кстати, подобные задачи прокрастинируются по следующему сценарию: мы смотрим на задачу глазами своей обезьянки, и она говорит: «Хм… какой сложный проект, но он важный и им надо заняться. Обязательно им займусь. Вот только сейчас быстренько с мелочью разберусь, чтобы она не отвлекала». Как вы понимаете, к тому моменту, когда вы разберетесь с мелочью, мыслетоплива у вас не останется совсем и единственное, что можно будет сделать с этим проектом, – отложить работу над ним на завтра. А завтра, скорее всего, повторится то же самое.

В этой главе мы будем рассматривать методы и подходы, применимые для сложных проектов. Учтите, эти методы будут требовать немалого количества мыслетоплива, а также способности сосредоточенно думать над одним вопросом не менее пяти минут. Вам может показаться, что это тривиально, но, по моим наблюдениям, далеко не все на это способны. Особенно если базовые техники экономии мыслетоплива из главы 3 еще не стали вашей второй натурой.

4.1.1. Дела, проекты и образ жизни

К нижеследующим мыслям меня подвели беседы с Анатолием Левенчуком. Как-то раз Анатолий рассказал мне, что у нас существует некоторая лингвистическая путаница (и в этой книге она тоже имеется). Мы путаем такие понятия, как дела, проекты и образ жизни. Проект – это частный случай дела, когда мы практически сразу можем составить план его выполнения. Дело – это более общий случай проекта, когда максимум того, что мы можем знать, – это желаемый результат дела и следующий шаг по его выполнению, при этом план достижения этого результата сначала нам еще совсем не ясен. Пример – уголовное дело. Когда следователь получает дело к расследованию, вряд ли он способен сразу же нарисовать диаграмму Ганта для всех следственных действий. От врача, к которому только что поступил новый больной, наивно ждать план лечения прежде, чем он проведет серию анализов. Когда служба технической поддержки получает жалобу от клиента, у которого «что-то почему-то не работает», нередко требуется несколько итераций получения диагностической информации, прежде чем хоть что-то станет ясно. Это все – дела (в английском языке – case). Очень часто, сталкиваясь с делами, мы хотим, чтобы они были проектами. Самый веский аргумент: «Мне же надо определить сроки». Действительно, очень часто от нас ожидают ответов на вопросы «когда?», «сколько?», «почему так долго?». Но далеко не всегда эти вопросы имеют точный ответ, да и сам процесс получения ответа может, в свою очередь, оказаться непростым делом (здесь дело – это тот самый case, с понятным результатом, но непонятным планом его достижения). Что страшного может произойти, если мы начнем обращаться с делом как с проектом? Для ответа на вопросы о сроках необходимо в том или ином виде составить план. Если в самом начале мы совсем немного знаем о деле, то и план будет весьма приблизительным и ответы о сроках будут содержать большую погрешность. Само по себе это не очень страшно, по крайней мере, если план не превратился в обязательство. Но очень часто именно это и происходит. По мнению Элияху Голдратта, это одна из коренных причин кратного увеличения сроков проектов {48} (#lit48). Механизм этого явления прост. С одной стороны, когда ко мне прилетает запутанное дело с вопросом «когда ты его завершишь?», в качестве ответа на этот вопрос от меня ожидают оценку. Оценка – это прогноз, догадка. Нечто, по своей природе содержащее ошибку в большую либо в меньшую сторону. Но очень часто оценка начинает (явно или негласно) восприниматься как обязательство: «Мы, конечно, понимаем, что это оценка, она содержит ошибку и не обязана быть точной. Но если ты превысишь обозначенное время, то мы тебя накажем». В итоге мне необходимо назвать срок, к которому я точно успею. Но так как этот срок известен мне лишь приблизительно, мне нужно как можно лучше подстраховаться на случай непредвиденных обстоятельств. Само по себе наличие большой подушки безопасности в оценке времени никак не сказывается на сроке выполнения работы, но дальше в игру вступает студенческий синдром и закон Паркинсона[45 - Любое дело занимает все отведенное под него время.], в результате чего возникает эффект выпрямления сроков из параграфа 2.3.5 (#par2-3-5). Что мы имеем в итоге? Чем раньше мне приходится отвечать на вопросы о сроках, тем больше у меня неопределенности. Чем больше неопределенности, тем больше мне нужно времени для подстраховки. Чем больше времени для подстраховки я заложу, тем больше будет потеряно на эффекте выпрямления сроков. Конечно, выпрямление сроков играет здесь решающую роль, но усугубляется все как раз тем, что, явно или нет, планы имеют тенденцию восприниматься как обязательства[46 - Фраза «план не является обязательством» очень часто используется как оправдание опозданиям, что не совсем корректно. Ошибочный план подразумевает не только опоздание, но и опережение. Если вы регулярно закладываете в свои планы подстраховку, то опережений плана у вас должно быть больше, чем опозданий. Если этого не происходит – вы заражены выпрямлением сроков.].

Еще один неприятный момент, вытекающий из раннего составления планов, – это эффект установки (einstellung effect). Он заключается в том, что наличие у вас какой-то идеи препятствует появлению лучшей идеи {49} (#lit49). В итоге, составляя план на ранних этапах, вы поневоле принимаете ряд решений относительно пути, по которому вы будете идти к результату. Эти решения будут опираться на ту небогатую информацию, что доступна вам в самом начале. Позже, по мере приближения к результату, вы будете все больше и больше узнавать о проекте, но из-за эффекта установки вам будет намного сложнее заметить лучшие и более качественные решения. Подробные ответы на вопросы о сроках и планах – в параграфе 4.1.6 (#par4-1-6) и параграфе 4.1.7 (#par4-1-7).

Еще одна привычная нам путаница – между проектами и образом жизни. На разницу между ними обратил мое внимание Анатолий Левенчук в комментарии[47 - http://cartmendum.livejournal.com/173785.html?thread=3586521#t3586521 (http://cartmendum.livejournal.com/173785.html?thread=3586521#t3586521).] к одной из записей в моем блоге. По его мнению, изучение иностранного языка – это образ жизни. Не проект, не дело, не задача, а именно новый образ жизни. Меня будто озарило: огромная часть всего того, что мы считаем проектами, на самом деле – новый способ жить. Выучить иностранный язык, заняться спортом, научиться рисовать, похудеть, воспитать свою обезьяну – это все не результаты выполнения некоего проекта, а следствие того, что вы начинаете в некоторых аспектах жизни вести себя иначе. Надолго, а то и навсегда.

Из-за путаницы между проектом и образом жизни могут возникать различного рода неприятности. Иногда мы подсознательно ищем нечто такое (пусть даже очень сложное), что стоит выполнить один раз – и наше желание исполнится. Сделали это «что-то» – и мы знаем английский, умеем рисовать или играть на гитаре, освоили технику личной эффективности, похудели и обрели хорошую физическую форму. Профит! Ура! Можно переходить к следующему пункту своего жизненного плана.

Существует широкий класс целей, которых нельзя достичь. Можно лишь приближаться к ним, если упорно следовать определенному пути.

Даже такая привычная активность, как уборка дома, может рассматриваться как проявление немного неправильного образа жизни. Следите за ходом моих мыслей. Я хочу, чтобы дома у меня было чисто. Чтобы достичь этого, я планирую генеральную уборку. Так как это непростой проект, требующий от меня много сил и времени, то проходит некоторое время (иногда очень долгое) перед тем, как я все же решусь и проведу эту уборку. Скорее всего, первую неделю после этого у меня будет довольно чисто, но с большой вероятностью уже к началу второй недели необходимость в генеральной уборке опять замаячит на горизонте. Но если я не люблю убираться и при этом хочу жить в доме, где чисто всегда, то разумнее было бы начать жить так, чтобы каждый день у меня в доме становилось чуточку чище, чем было вчера[48 - Этот подход маленьких шагов лег в основу системы организации хозяйства Fly Lady.] (или как минимум не грязнее). Тогда уже в среднесрочной перспективе у меня в доме будет достаточно чисто, при этом мне придется тратить усилия сильно меньшие, чем требуются для генеральной уборки.

Основное отличие проекта от образа жизни – цели проекта можно достичь одним мощным рывком, пусть и протяженным во времени. Результат же образа жизни достигается при условии равномерного и каждодневного стремления к нему. Очень многое из того, что мы имеем, – результат нашего образа жизни, а не выполненных дел и проектов.

4.1.2. План проекта и список задач

В предыдущем параграфе шла речь о путанице между проектами и делами. Очень часто в дополнение к этому возникает путаница между задачами – элементами плана проекта и задачами в нашем списке задач, формулируемыми для нашей обезьяны сиюминутного удовольствия в соответствии с правилами, описанными в параграфе 3.4 (#par3-4). Из-за этой путаницы часто возникает желание «вытряхнуть» все содержимое плана каждого проекта в свой список задач. Делать этого не стоит как минимум потому, что это сразу же превратит наш список задач в неуправляемое месиво. Есть еще три веские причины воздержаться от этого:

1. Проектная задача может потерять актуальность. Помните: план проекта – это не обязательство, это план. Он может меняться под воздействием обстоятельств или информации, которая вдруг стала нам доступна. А вот задача в списке задач должна быть максимально приближена к обязательству, чтобы над ней не надо было думать, а можно было просто взять и выполнить ее.

2. Проектная задача может быть непосильна для нашей обезьяны. Если вы помните критерии хорошей формулировки задачи в списке задач, то понимаете, что вряд ли кто-то планирует проекты с такой гранулярностью. Элемент плана проекта для нашей внутренней обезьянки – это уже дело, а то и проект, и, скорее всего, каждая проектная задача будет поэтапно распадаться на несколько задач для обезьянки (рис. 39).

Рис. 39. План проекта и список задач

3. Проектная задача может быть заблокирована другой проектной задачей. Один элемент плана проекта может зависеть от другого. Например, в плане на рис. 39 видно, что задача «Возвести стены» должна начинаться после того, как выполнена задача «Залить фундамент». Если все эти задачи смешать в одну кучу и высыпать в наш список задач, то эти связи там пропадут[49 - Только, пожалуйста, даже не думайте о том, чтобы в своем списке задач (предназначенном для обезьяны) аналогично устанавливать зависимости между задачами – таким списком ваша обезьянка пользоваться не сможет.] и полученный список задач перестанет экономить наше мыслетопливо, ведь каждый раз, вместо того чтобы без дополнительных размышлений начать выполнять очередную задачу, мы будем думать: «А все ли из того, что должно предшествовать этой задаче, я сделал? А все ли у меня есть, что требуется для ее выполнения?» Каждая задача в нашем списке должна быть разблокирована.

С нашей точки зрения план проекта – это не список задач, это справочная информация, с которой надо обращаться соответственно. И работа над делом или проектом будет происходить в различных режимах:

1. Планирование проекта – мы думаем над тем, как лучше и правильнее справиться с проектом, по результатам вносим изменения и дополнения в плане проекта.

2. Определение следующих шагов – здесь мы смотрим план проекта и, используя метод, аналогичный методу волшебной феи, решаем, что можно поручить нашей обезьянке, чтобы хоть чуточку приблизиться к завершению проекта.

3. Непосредственно выполнение шага – здесь все просто, поскольку все необходимые размышления уже имели место. Надо просто взять и выполнить задачи из списка.

Эти режимы работы над проектом могут чередоваться в любой последовательности.

Часто возникает вопрос, как интегрировать план проекта со своим списком. Если кратко, то лучше никак, поскольку все, что попадает в наш список задач, должно быть осмысленно, а для осмысленности лучше, если записывать задачи будете лично вы, а не кем-то написанная программа. Некоторые дополнительные аспекты интеграции планов проектов (которые могут храниться в корпоративных системах) с личным списком задач я рассмотрю в параграфе 5.10 (#par5-10).

4.1.3. Метод рационального фланёра

и подход «Тойоты»

Понятие рационального фланёра[50 - Фланёр (от фр. fl?neur) – праздношатающийся.] было введено Нассимом Талебом {11} (#lit11):

«Рациональный фланёр – это человек, который, в отличие от туриста, пересматривает свой маршрут на каждом шагу, чтобы сделать его зависимым от получения новой информации».

Другими словами, рациональный фланёр – это тот, кто в работе над делами и проектами использует следующие принципы:

1. Сейчас мы не знаем всего о нашем проекте и признаём наличие неопределенности.

2. По мере продвижения к завершению проекта мы будем получать новую информацию, и неопределенность будет постепенно снижаться.