Справочник по делопроизводству

В последующие разделы номенклатуры дел включаются заголовки дел, формируемых из документов, представляющих меньшее практическое значение (в порядке убывания) для организации деятельности подразделения. За организационно-распорядительной документацией подразделения обычно следуют:

1) документация по планированию и отчетности деятельности подразделения;

2) документация, относящаяся к организации основной деятельности подразделения;

3) документация, относящаяся к организации контрольно-ревизионной работы за осуществлением основной деятельности подразделения;

4) документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами подразделения.

Что касается расположения заголовков дел внутри разделов (и, если требуется, подразделов) номенклатуры дел, то оно определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью. Работу по упорядочению заголовков целесообразно выполнять в два этапа: сначала листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в предварительной последовательности, а после ее уточнения – переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика. Перечень документов, не включаемых в проект номенклатуры дел, ежегодно определяется письменным распоряжением руководителя службы ДОУ. Названия заголовков дел (в выбранной последовательности) вписываются в графу 2 номенклатуры дел (см. рис. 3.6)[70 - Электронные базы данных (ЭБД), применяемые подразделением, включаются в проект после дел с традиционными документами. Сроки хранения ЭБД (входящих в их состав электронных документов (ЭД), как правило, соответствуют срокам хранения аналогичных традиционных документов, предусмотренных перечнями (см. далее).]. Определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений) либо сведений из типовой (примерной) номенклатуры дел. Сведения о сроках хранения дел вписываются в графу 4 номенклатуры дел. Кроме сведений о сроке хранения, там же указываются номера статей по соответствующему перечню документов. Отметим также, что сроки хранения дел, не предусмотренных перечнями документов, могут определяться по типовой (примерной) номенклатуре дел либо по согласованию с органами Росархива. Индексация дел в составе разделов номенклатуры дел – это процедура присвоения делам соответствующих индексов. Под индексом дела понимается выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из условного номера подразделения с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в его номенклатуре дел. Индексация позволяет обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе обращения с ним[71 - Как правило, присвоение индексов делам производится в прямом возрастающем порядке (начиная с дел, открывающих номенклатуру дел подразделения).]. Значения индексов дел вписываются в графу 1 номенклатуры дел[72 - Для дел, необходимость в заведении которых может возникнуть в течение календарного года, предусматриваются так называемые резервные номера – в количестве до 20 процентов от количества фактически заводимых дел.].

Рис. 3.6.

Графа 5 номенклатуры дел («Примечание») при разработке ее проекта не заполняется – соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года[73 - Графа 3 номенклатуры дел («Количество дел (единиц хранения)») при разработке ее проекта также оставляется незаполненной, см. далее.]. На протяжении календарного года (после утверждения сводной номенклатуры дел, см. далее) в графе 5 делаются (по мере необходимости) следующие отметки:

1) о названиях перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел;

2) о заведении дел;

3) о переходящих делах;

4) о выделении дел к уничтожению (см. далее);

5) о лицах, ответственных за формирование дел;

6) о передаче дел другому предприятию (организации, учреждению) для продолжения;

7) о хранении дел (документов) в электронном виде.

Полностью подготовленный проект номенклатуры дел подразделения подлежит проверке и, при необходимости, уточнению. Особое внимание при этом обращается на:

1) соответствие состава дел функциональному назначению и названию каждого раздела;

2) обоснованность расположения дел внутри раздела в определенной последовательности;

3) формулировки заголовков дел;

4) сроки хранения дел.

После устранения выявленных в ходе проверки неточностей проект номенклатуры дел подразделения оформляется в соответствии с образцом, подписывается руководителем соответствующего подразделения, а затем направляется на согласование с руководителем архива предприятия[74 - За исключением случаев, когда архив является подразделением в составе службы ДОУ. По результатам согласования в проект могут быть внесены уточнения.] и экспертной комиссией данного подразделения.

Уточненный проект номенклатуры дел подразделения представляется в службу ДОУ к 1 декабря[75 - Аналогичным образом производится разработка проектов номенклатур дел всех подразделений, включая службу ДОУ. В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься сведения о заведении дел (частей в составе дел), о включении новых дел и т. п.].

Рис. 3.7.

Рассмотрим далее организацию разработки проекта сводной номенклатуры дел. По сути, сводная номенклатура дел формируется на основе номенклатур дел подразделений.

Структуру сводной номенклатуры дел (см. рис. 3.7) образуют разделы, соответствующие номенклатурам дел структурных подразделений[76 - Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, не разрешенным в течение истекающего календарного года, являются переходящими и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего календарного года под ранее присвоенными им индексами.]. В сводную номенклатуру дел могут также включаться дела временно действующих органов (комиссий, комитетов и т. п.) предприятия, общественных организаций, наименования применяемых предприятием регистрационных (контрольных) картотек, единых журналов (книг) учета документов и т. п.

Проект сводной номенклатуры проверяется и, при необходимости, уточняется в порядке, рассмотренном ранее. После этого проект подписывается руководителем службы ДОУ и согласуется[77 - По результатам согласования в проект сводной номенклатуры дел могут быть внесены уточнения.]:

1) с руководителем архива предприятия (руководителем архивного учреждения, в котором организуется временное хранение дел предприятия);

2) с экспертной комиссией (ЭК) предприятия;

3) если требуется – с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут передаваться на постоянное хранение дела предприятия.

Уточненный проект представляется руководителю предприятия на утверждение не позднее 15 декабря. Утвержденная сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января наступающего календарного года.

Несколько слов – об организации обращения со сводной номенклатурой дел. На практике она применяется и в традиционном, и в электронном видах.

С целью обеспечения удобства в работе утвержденная сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Утвержденный экземпляр (подлинник) сводной номенклатуры дел – в качестве документа постоянного хранения[78 - Включается в номенклатуру дел службы ДОУ и хранится в ней.]. Второй экземпляр передается службе ДОУ в качестве рабочего; третий, как правило, применяется в архиве предприятия. Четвертый экземпляр передается в архивное учреждение[79 - С ЭПК которого ранее производилось согласование проекта.].

Структурным подразделениям (иным самостоятельным участкам работы, требующей документирования) предприятия выдаются выписки из сводной номенклатуры дел (в пределах соответствующих разделов). В случае существенного изменения функций и структуры предприятия в течение календарного года сводная номенклатура дел подлежит досрочному уточнению (переформированию) и переутверждению.

По окончании очередного календарного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись[80 - С указанием сведений о количестве фактически заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного сроков хранения.]. После проверки указанные сведения передаются в установленном порядке в архив предприятия (архивное учреждение)[81 - В котором организуется временное хранение дел (см. далее).].

Глава 2 Организация разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов

Рассмотрим далее организацию разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов. Но прежде всего уточним, что представляют собой табель форм и альбом форм.

Табель форм документов – это подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками предприятия (см. рис. 3.8). Функциональное назначение табеля форм документов заключается в следующем:

1) закрепление правового статуса управленческой документации предприятия и образующих ее документов;

2) оптимизация состава управленческой документации предприятия, обеспечения ее функциональности;

3) соблюдение и последующая оптимизация единого порядка подготовки управленческих документов предприятия.

Альбом форм документов – это подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками предприятия (см. рис. 3.9). Функциональное назначение альбома форм документов заключается в следующем:

1) унификация форм представления документированной информации, используемой предприятием;

2) разработка (на основе форм в составе альбома) бланков управленческих документов;

3) соблюдение и последующая оптимизация единого порядка подготовки управленческих документов предприятия.

Общий порядок разработки табеля форм и альбома форм представлен на рис. 3.10[82 - Наряду с формами документов, применение которых предписано соответствующими законодательными и нормативными правовыми актами, организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами, в состав Табеля форм и Альбома форм могут вводиться и новые формы документов, разработанные предприятием в целях наиболее полного обеспечения своих потребностей в различных видах документированной информации.].

Открытое акционерное общество «Фасет»[83 -

ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации, ЛК – локальный классификатор (классификатор предприятия).]

ТАБЕЛЬ

ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Рис. 3.8.