Справочник по делопроизводству

Скапливание на рабочих местах мусора не допускается, образующиеся в процессе работы отходы по мере необходимости удаляются работником в предназначенную для этой цели тару (урны), устанавливаемую в непосредственной близости от рабочего места. Листы писчей бумаги, не пригодные к дальнейшему употреблению – испорченные распечатки, черновики и пр., – могут в течение рабочего дня накапливаться в одном из ящиков рабочего стола, а по окончании работы – перекладываться в урну или уничтожаться в шредере.

3.2.2. Особенности организации рабочих мест, оборудованных ПК или копировально-множительной техникой

Организация рабочих мест, оборудованных ПК или копировально-множительной техникой, имеет ряд особенностей. Рассмотрим их ниже.

При размещении в помещении двух и более рабочих мест, оборудованных ПК, рабочие столы (с установленными на них экранами) следует располагать на удалении не менее 2 м друг от друга. Рабочие места, предназначенные для выполнения творческой работы и требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рекомендуется изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5–2,0 м.

Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы. Так, экран ПК должен находиться от глаз работника на расстоянии от 600 до 700 мм, но не ближе 500 мм (с учетом размеров отображаемых в процессе работы алфавитно-цифровых знаков и символов).

Клавиатуру следует располагать на расстоянии 100–300 мм от края рабочего стола, обращенного к работнику или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. Манипулятор типа «мышь» должен иметь длину соединительного кабеля, достаточную для незатрудненного выполнения работником управляющих движений в процессе работы.

Поверхность рабочего стола должна иметь коэффициент отражения 0,5–0,7. Высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в пределах от 680 до 800 мм, а при отсутствии такой возможности – составлять 725 мм. Ширина рабочего стола (в зависимости от характера выполняемой работы и состава технических средств) может составлять 800, 1000, 1200 или 1400 мм, а глубина – 800 и 1000 мм. Рабочий стол должен также иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной не менее 500 мм и глубиной не менее 450 мм на уровне колен, а на уровне вытянутых ног – не менее 650 мм.

Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ПК, а также позволять изменять позу с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Тип рабочего стула (кресла) выбирается с учетом роста работника и характера выполняемой им работы.

В общем случае рабочий стул (кресло) должен быть подъемноповоротным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья. Регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать:

ширину и глубину поверхности сиденья – не менее 400 мм[54 - Поверхность сиденья должна иметь закругленный передний край.];

регулировку высоты поверхности сиденья от 400 до 550 мм, а по углам наклона – вперед до 15 град., назад до 5 град.;

высоту опорной поверхности спинки – 300 ± 20 мм при ширине не менее 380 мм с радиусом кривизны горизонтальной плоскости 400 мм;

угол наклона спинки в вертикальной плоскости в пределах ±30 градусов;

регулировку расстояния спинки от переднего края сиденья в пределах от 260 до 400 мм;

стационарные или съемные подлокотники длиной не менее 250 мм при ширине от 50 до 70 мм;

регулировку подлокотников по высоте над сиденьем в пределах 230 + 30 мм при внутреннем расстоянии между подлокотниками от 350 до 500 мм.

Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим, слабо электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений. Рабочее место, оборудованное ПК, также оснащается подставкой для ног: шириной – не менее 300 мм; глубиной – не менее 400 мм;

с регулировкой по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20 град.

Поверхность подставки должна быть рифленой и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм.

Допустимые уровни звукового давления и уровней звука, уровней электромагнитных полей (ЭМП), создаваемых ПК в процессе работы, не должны превышать нормативных значений (см. ранее). Концентрации вредных веществ, выделяемых ПК в воздух офисных помещений, не должны превышать предельно допустимых концентраций (ПДК), установленных для атмосферного воздуха.

Конструкция ПК должна обеспечивать возможность фронтального наблюдения экрана. Допустимые визуальные параметры экрана должны соответствовать нормативным показателям яркости, контрастности, насыщенности и др., а мощность экспозиционной дозы мягкого рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана (при любых положениях регулировочных устройств) не должна превышать 1 мкЗв/час.

Дизайн ПЭВМ должен предусматривать окраску корпуса в спокойные мягкие тона с диффузным рассеиванием света. Корпус экрана, клавиатура и другие устройства ПК должны иметь матовую поверхность с коэффициентом отражения 0,4–0,6 без блестящих деталей, способных создавать блики.

Копировально-множительная техника – принтеры, копиры, МФУ – как правило, располагается в обособленной рабочей зоне помещения[55 - Исключение составляют копировально-множительная техника настольного типа, которая может располагаться на специально отведенных для них столах (тумбах) вблизи рабочего места, оборудованного ПК.]. Шумящая техника – в частности, матричные принтеры, плоттеры – размещается в отсеках, отгороженных шумопоглощающими перегородками.

В зависимости от особенностей организации технологического процесса средства копировально-множительной техники могут сосредоточиваться на специальном участке работ (участке копировально-множительного производства). Такой участок целесообразно располагать в трех соединяющихся друг с другом помещениях (смежных рабочих зонах):

производственное помещение (зона) – непосредственно для выполнения копировально-множительного процесса;

помещение (зона) приема-выдачи заказов на выполнение копировально-множительных работ;

помещение для хранения расходных материалов.

Расстановка копировально-множительной техники производится с учетом обеспечения свободного доступа ко всем частям механизмов для обслуживания. Расстояние от стены или колонны до краев копировально-множительного аппарата (с учетом конструкции вентсистем) должно составлять не менее 0,6 м, а со стороны зоны обслуживания – не менее 1,0 м.

Между аппаратами в составе участке копировально-множительного производства могут предусматриваться места для временного размещения расходных материалов (в частности, бумаги различных типов)[56 - Из расчета обеспечения работы одной смены.] и тиражной продукции. Минимальная ширина проходов между аппаратом и материалами (продукцией) должна составлять 0,6 м.

Все помещения службы ДОУ должны содержаться в чистоте и порядке. Порядок уборки помещений определяется с учетом характера выполняемых в них видов работ.

Образующиеся в процессе повседневной деятельности отходы должны регулярно собираться и удаляться в отведенные для этого места. Оборудованные в помещении рабочие места (см. далее),

а также проходы (включая ведущие из помещения) не должны загромождаться.

3.3. Требования к пожарной безопасности помещений службы ДОУ

Выполнение мероприятий по обеспечению пожарной безопасности помещений службы ДОУ организуется в соответствии с нормативными актами и инструкцией по обеспечению пожарной безопасности предприятия. При обеспечении пожарной безопасности подразделений службы ДОУ (с учетом значимости возложенных на них полномочий и особенностей условий их реализации) следует, кроме того, руководствоваться специальными инструкциями (правилами) (см. приложение 8 к настоящему пособию).

Раздел 3 Технология управления документами: от регистрации до передачи в архив

В рамках заключительного раздела справочника мы рассмотрим основные этапы управления документами. Напомним, к их числу относятся:

1) организация разработки номенклатуры дел;

2) организация разработки табеля и альбома форм документов;

3) организация корпоративного документооборота;

4) контроль исполнения документов;

5) организация хранения документов.

Глава 1 Организация разработки проекта номенклатуры дел

Эффективное управление документами невозможно, если предварительно службой ДОУ не выполнены мероприятия подготовительного характера, среди которых особое место занимает разработка проекта номенклатуры дел.

Заметим, что в Методических рекомендациях ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. номенклатура дел рассматривается в качестве основы для формирования документального фонда предприятия (организации, учреждения). В свою очередь, документальный фонд предприятия – это упорядоченная совокупность документов, созданных соответствующим предприятием, а также полученных им в процессе осуществления своей деятельности от других юридических и физических лиц.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел предприятия с указанием сроков их хранения (см. рис. 3.1). Обычно номенклатура дел разрабатывается в два этапа: сначала по подразделениям (самостоятельным участкам работы, образующим организационную структуру предприятия), а затем в целом (в виде так называемой сводной номенклатуры дел, см. далее)[57 - Малые предприятия, индивидуальные предприниматели, как правило, разрабатывают сводную номенклатуру дел, минуя первый этап.]. Последовательность разработки проекта номенклатуры дел структурного подразделения представлена на рис. 3.2.

* И документов – в составе соответствующих дел.

Рис. 3.1.

* Принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между работниками и т. п.

** Для последующего формирования сводной номенклатуры дел.

Рис. 3.2.