Справочник по делопроизводству

7. Текст.

8. Подпись.

9. Визы согласования[32 - Если предусмотрено согласование проекта.].

10. Отметка о наличии приложения[33 - При наличии приложений.].

Проект инструкции подписывает его ответственный исполнитель и руководитель (начальник) службы ДОУ либо заместитель руководителя предприятия по соответствующему направлению деятельности, а утверждает – руководитель предприятия.

Пример документа представлен в приложении 4 к настоящему пособию.

2.5. Локальные нормативные акты по отдельным составляющим деятельности службы ДОУ

В целях регламентации отдельных составляющих (видов, направлений) деятельности службы ДОУ могут разрабатываться, внедряться и применяться иные локальные нормативные акты. Так, регламентация электронного документооборота между структурными подразделениями предприятия может осуществляться на основании соответствующего положения.

Проект документа целесообразно разрабатывать на основе соответствующего примерного (типового) положения (правил и т. п.) и с учетом Положения о системе межведомственного электронного документооборота[34 - Утверждено постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754. Необходимо иметь в виду, что данное положение регламентирует электронный документооборот, организуемый федеральными органами власти в рамках соответствующих информационных систем.]. Пример документа представлен в приложении 5 к настоящему пособию.

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

Нормы времени – нормативно-технический акт, содержащий, наряду с правовыми нормами, технические показатели осуществления определенной деятельности (в рассматриваемом нами случае – документационного обеспечения управления). Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по

ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти – нормы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные постановлением Минтруда и социального развития от 26 марта 2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:

1) определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

2) устанавливаются должностные обязанности работников служб ДОУ;

3) распределяются работы между работниками (категории «технический исполнитель»).

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (организациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются:

временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмотренных укрупненными нормативами (нормами);

временные затраты на выполнение отдельных видов работ – в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (организации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребности работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работы – например, лист, коробка, папка, дело. Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 6 к настоящему пособию.

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ

Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов – планов, отчетов – является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. К подготовке документов планирования и отчетности привлекаются начальники структурных подразделений, а в необходимых случаях – специалисты службы ДОУ с соответствующей квалификацией.

Отметим, что планирование работы осуществляется службой ДОУ самостоятельно, на основе анализа результатов предшествующей деятельности (например, за истекший календарный год) и в соответствии с планируемыми показателями деятельности предприятия на предстоящий период (наступающий календарный год). Уточним, что в общем случае план работы – это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им подразделение), сроки, места и ответственных за их проведение (выполнение) в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.).

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:

показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;

основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший (предшествующий периоду планирования) период;

цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

Разработку проекта годового плана работы службы ДОУ целесообразно завершить к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду.

В проекте плана определяются приоритетные направления работы службы ДОУ в предстоящем периоде, а также виды, объемы, сроки и исполнители работ по документационному обеспечению управления[35 - При разработке проекта плана в должной мере учитываются организационные, финансовые, материально-технические, кадровые и иные возможности предприятия.]. Проект плана, как правило, включает пояснительную записку и приложения, в том числе необходимые расчеты (основные показатели работы службы ДОУ).

Пояснительная записка в составе проекта плана состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития повседневной деятельности архива предприятия, и заключения. В разделах пояснительной записки коротко обосновывается необходимость выполнения видов работ по документационному обеспечению управления, определяются их конечные результаты и т. п.

Основные показатели плана работы на предстоящий период содержат перечень показателей и их значения; при этом, помимо итоговых (годовых) значений показателей, допускается отражать в документе их полугодовые и квартальные значения. Проект плана (см. рис. 2.3) обсуждается руководством службы ДОУ, в необходимых случаях согласовывается с другими структурными подразделениями (должностными лицами), после чего утверждается руководителем предприятия.

Рис. 2.3.

Планирование работы структурных подразделений службы ДОУ предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал. Порядок планирования – в том числе сроки, отводимые на разработку проекта плана, формы планирующих документов и др. – определяются руководителем службы ДОУ.

В проекте плана структурного подразделения отражаются основные показатели по видам работ, выполняемых соответствующими подразделениями, в том числе их наименования, объемы, сроки и исполнители. Проект плана структурного подразделения в необходимых случаях согласуется с заинтересованными сторонами, после чего утверждается руководителем службы ДОУ.

Индивидуальное планирование осуществляется работниками службы ДОУ в соответствии с указаниями ее руководителя и начальников соответствующих подразделений (в составе службы ДОУ). Проект индивидуального плана составляется работником, как правило, на предстоящий месяц на основе плана работы подразделения.

Проекты планов работников подразделений службы ДОУ из числа технических исполнителей и специалистов утверждаются начальниками соответствующих подразделений. Проекты планов работы начальников подразделений службы ДОУ утверждаются ее руководителем, а проект плана работы последнего – руководителем предприятия (либо заместителем руководителя, курирующего вопросы документационного обеспечения управления).

За ходом и результатами выполнения планов работы руководством службы ДОУ осуществляется систематический контроль. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства предприятия. Обобщенные данные контроля используются при разработке отчетных документов службы ДОУ (в общем случае – отчетов)[36 - Кроме того, при разработке отчетов используются сведения, зафиксированные в документах по учету выполненных работ, их показателей.].

Отчет – это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном локальными нормативными актами предприятия.

Так, отчеты о работе службы ДОУ, как правило, разрабатываются за год, полугодие и квартал в соответствии со структурой и номенклатурой показателей планов работы[37 - В необходимых случаях в отдельном разделе отчета отражаются сведенияо внеплановых мероприятиях (видах работ и т. п.), выполненных в течение соответствующих отчетных периодов.]. В качестве приложений к годовому отчету службы ДОУ прилагаются основные показатели выполнения плана работы, другие необходимые документы.

Порядок, сроки представления отчетов, а также состав приложений к ним устанавливаются руководителем предприятия (заместителем руководителя, курирующим вопросы документационного обеспечения управления). Отчеты о работе подразделений службы ДОУ готовятся ежемесячно. Пример справки-отчета представлен на рис. 2.4. Помимо значений показателей, фактически достигнутых в течение соответствующих отчетных периодов по видам работ, в отчетах, кроме того, отражаются основные показатели труда работников подразделений[38 - К отчету могут прилагаться документы, обосновывающие (подтверждающие, поясняющие) отчетные показатели.].

2.8. Должностные инструкции работников службы ДОУ

Должностная инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) – руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т. п.) предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов предприятия. Структура должностной инструкции, пример ее оформления и квалификационные характеристики наиболее востребованных должностей работников службы ДОУ представлены в приложении 7к настоящему пособию.

Рис. 2.4.

Глава 3 Организация труда работников службы ДОУ

3.1. Требования к помещениям службы ДОУ

Работники службы ДОУ должны выполнять порученную им работу в условиях, отвечающих требованиям охраны труда, т. е., говоря несколько иначе, в условиях, безопасных для их жизни и здоровья. В свою очередь, одной из главных обязанностей работодателя (его полномочного представителя в лице руководителя предприятия и соответствующего структурного подразделения, включая службу ДОУ) является поддержание в каждом помещении (на каждом рабочем месте) условий, полностью соответствующих требованиям охраны труда[39 - Статья 212 ТК РФ, с учетом применения компьютерной и копировально-множительной техники при выполнении работ по документационному обеспечению управления.].

3.1.1. Требования к площади и объему помещений

Площадь помещений, предназначенных для выполнения работ по документационному обеспечению управления, рассчитывается в зависимости от количества располагаемых в них рабочих мест, оборудованных соответствующими видами техники. При этом:

а) для рабочего места, оборудованного персональным компьютером (далее – ПК) с плоским экраном, должно отводиться не менее 4,5 кв. м;

б) для рабочего места, оборудованного копировально-множительным устройством, – не менее 6 кв. м (при объеме воздуха на одного работника не менее 15 куб. м)[40 - См. в этой связи, соответственно: СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» от 30 мая 2003 г. и СанПиН 2.2.2.1332-03 «Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике» от 28 мая 2003 г.].