Справочник по делопроизводству

2. Обоснование выбора состава и характеристик программно-технических средств обработки электронных документов.

3. Разработка, внедрение и поддержание режима доступа к электронным документам предприятия.

4. Формирование, актуализация, резервное копирование и ревизия банка электронных документов предприятия.

Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется в соответствии с:

положением о службе ДОУ;

положениями о структурных подразделениях[20 - При наличии последних в составе службы ДОУ – например, отдела (группы) архивного хранения документов (архива) и пр.];

инструкцией по ДОУ;

инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

инструкцией по организации рабочих мест персонала службы; нормами времени на выполнение работ по ДОУ; документами планирования и отчетности; должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы – в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ (см. далее)[21 - Организационная структура и численный состав службы ДОУ определяется в соответствии со штатным расписанием (см. далее).]. Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений – предписывается возлагать на управления делами в составе:

секретариат (в свою очередь, включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (в свою очередь, включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);

отдел писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов; центральный архив (архив).

Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 2.

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведениях и других аналогичных организаций – предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе: группа (отдел) учета и регистрации; группа (отдел) контроля;

группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

группа (отдел) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации));

секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 3.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др. – предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.

Схема 2

Схема 3

Схема 4

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций – предписывается возлагать на общие отделы в составе:

секретариат;

канцелярия (группа делопроизводства);

группа контроля;

протокольная группа;

группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

группа рассмотрения писем (жалоб);

машинописное бюро;

копировально-множительное бюро;

архив.

Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти) (аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 5.

Определение численного состава службы ДОУ – по структурным подразделениям и в целом – рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации (учитывающих объем документооборота, основные виды управленческих документов, периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.) на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий).

Схема 5

Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ[22 - Утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72.]. Кроме того, при определении численности работников подразделений архивного хранения в составе службы (отдела) ДОУ (архива предприятия) целесообразно использовать методику расчета штатной численности государственных архивов[23 - М.: ВНИИДАД, 2004.]. Пример расчета представлен в табл. 2.1.

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у работников соответствующей квалификации[24 - См. в этой связи Квалификационный справочник должностей служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.].

Таблица 2.1

Примечание:

1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 ? Ку (Учетный коэффициент со значением 1,1) = 13 916 чел. – часов.

2. Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв), составит: СЗВп: Фпв = 13 916: 2006 = 7 ед.

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ[25 - Важнейшим из них является штатное расписание, см. далее.]. Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью свыше 250 работников представлен в табл. 2.2.

Таблица 2.2

Глава 2 локальные нормативные акты, регламентирующие функционирование службы ДОУ

2.1. Штатное расписание предприятия

Штатное расписание – локальный нормативный акт, устанавливающий структуру и квалификационно-численный состав работников предприятия по структурным подразделениям (участкам работы, включая службу ДОУ) и в целом на предстоящий календарный год. Унифицированная форма документа утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В документе указываются: наименование предприятия, его код по ОКПО, дата введения в действие штатного расписания, дата и номер документа, дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание, численность штата (в единицах) и размер фонда заработной платы (в рублях), наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности) работника, количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии). В необходимых случаях состав реквизитов документа, предусмотренный унифицированной формой, может быть уточнен. Порядок оформления документа определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты[26 - Утверждена вышеуказанным постановлением.]. Проект штатного расписания (см. рис. 2.1) утверждается приказом руководителя предприятия. Об изменении действующего штатного расписания руководителем предприятия издается соответствующее распоряжение (см. в связи с этим рис. 2.2).