Типичные ошибки кадрового делопроизводства

.

Отметим, что наибольшее число ошибок рассматриваемого типа допускается кадровыми работниками при заключении трудового договора, для которого является обязательным предоставление, помимо основных документов

, иных (дополнительных) документов – например, документов о состоянии здоровья, документов, содержащих сведения о доходах и имуществе гражданина, поступающего на работу, и т. п. Причиной подобных ошибок является неосведомленность об обязательности предоставления соответствующих документов. Другой распространенной ошибкой является прием от гражданина, поступающего на работу, ненадлежащим образом удостоверенной копии документа, что, как правило, обусловлено игнорированием требования о сверке копии с подлинником соответствующего документа.

2.2. Ошибки, обусловленные нарушением установленных правил заключения трудового договора

Вторая группа ошибок, допускаемых кадровыми работниками при заключении трудового договора, обусловлена нарушениями установленных правил заключения трудового договора

. К ошибкам рассматриваемого типа относятся следующие:

• заключение трудового договора в нарушение приговора суда о лишении данного работника права занимать определенные должности (заниматься определенной деятельностью);

• заключение трудового договора на выполнение работы, противопоказанной данному работнику по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном нормативными правовыми актами;

• заключение трудового договора в отсутствие у работника соответствующего документа об образовании, если выполнение предусмотренной трудовым договором работы требует специальных знаний в соответствии с нормативным правовым актом;

• заключение трудового договора в нарушение постановления судьи (органа (должностного лица), уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях), о дисквалификации (ином административном наказании), исключающем возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;

• заключение трудового договора в нарушение установленных федеральными законами ограничений, запретов и требований, касающихся привлечения к трудовой деятельности граждан, уволенных с государственной (муниципальной) службы.

Во избежание перечисленных ошибок следует прежде всего заблаговременно запрашивать (непосредственно у работника либо у третьих лиц) документы, на основании которых могут быть выявлены правовые препятствия для заключения трудового договора. Соответствующие письменные запросы должны направляться до заключения трудового договора органам суда, органам либо должностным лицам, уполномоченным рассматривать дела об административных правонарушениях (в том числе о дисквалификации), медицинским организациям и др.

В ряде случаев работодатель обязан выполнить иные действия – в частности, предусматривающие письменное уведомление представителя нанимателя по последнему месту государственной (муниципальной) службы работника о заключении с ним трудового договора (см. выше). Контроль за своевременным и полным выполнением таких действий возлагается на работодателя.

2.3. Несоблюдение формы трудового договора

Следующая группа ошибок – это ошибки, обусловленные несоблюдением формы трудового договора. Наиболее грубым нарушением рассматриваемого типа, безусловно, является незаключение письменного трудового договора, в том числе в случае, когда работник (до предполагаемого заключения трудового договора) был фактически допущен к выполнению работы с ведома работодателя (об особенностях заключения трудового договора в электронной форме см. ниже).

Напомним в этой связи, что основные требования к форме трудового договора зафиксированы в ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ. Эти требования включают:

• собственно требование о заключении трудового договора в письменной форме, в соответствии с которым его содержание должно быть зафиксировано на материальном (бумажном) носителе (в виде документа);

• требование к количеству экземпляров документа (в общем случае – не менее двух);

• требование о подписании документа обеими сторонами трудовых отношений.

Однако соблюдения только этих требований для обеспечения юридической силы трудового договора будет недостаточно, поскольку одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление. Поясним, что под надлежащим оформлением следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа.

Такие требования содержатся, в частности, в государственном стандарте «Требования к оформлению документов»

. На основе данного стандарта представляется возможным определить следующий состав основных реквизитов трудового договора:

• наименование вида документа («трудовой договор») (10)

;

• дата документа (11);

• регистрационный номер документа (12)

;

• место составления документа (14);

• заголовок к тексту документа (18)

;

• текст (20);

• подпись (подписи сторон трудового договора) (22);

• оттиск печати (25)

.

Кроме того, при оформлении могут применяться и некоторые другие (дополнительные) реквизиты, в том числе:

• отметка о наличии приложения (21)

;

• виза (визы) согласования документа (23)

;

• отметка об исполнителе (сотруднике, непосредственно готовившем проект документа) (27);

• идентификатор электронной копии документа (30);

• отметка о нумерации экземпляра документа (см. выше)

;

• отметки о нумерации страниц документа

;

• отметка о получении работником на руки экземпляра документа

;

• отметка об ознакомлении работника с действующими у данного работодателя коллективным договором и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с предстоящей трудовой деятельностью

.

Оформлять трудовой договор (его титульный лист) целесообразно на соответствующем бланке формата А4