Типичные ошибки кадрового делопроизводства

. Бланк представляет собой бумажный лист белого (светлого) тона с нанесенными на него реквизитами (либо обозначениями границ для нанесения соответствующих реквизитов)

. Обязательными реквизитами бланка трудового договора являются эмблема (логотип) и наименование организации (предприятия, учреждения) – работодателя (03 и 08 соответственно)

. На бланке трудового договора

также могут быть размещены дополнительные реквизиты, в том числе:

• код организации (предприятия, учреждения) – работодателя по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) (04);

• основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) (работодателя) (05);

• идентификационный номер налогоплательщика (работодателя) / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06);

• код формы документа (в соответствии с альбомом унифицированных форм документов, применяемых данным предприятием (организацией, учреждением) – работодателем) (07);

• справочные данные об организации (предприятии, учреждении) – работодателе (09).

Допускается, кроме того, размещение непосредственно на бланке постоянных частей реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа» и «место составления документа». Пример оформления титульного листа трудового договора представлен на рис. 2.1.

Рис. 2.1

Далее остановимся на особенностях оформления последнего листа документа. На этом листе помимо подписей работодателя и работника располагаются оттиск печати, удостоверяющий подлинность подписи работодателя (его представителя), и отметка о получении работником на руки экземпляра трудового договора.

При необходимости (см. выше) на этом же листе располагаются отметка о наличии приложения, виза (визы) согласования, отметка об исполнителе и идентификатор электронной копии документа, а также отметка об ознакомлении работника с действующими у данного работодателя коллективным договором и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с предстоящей трудовой деятельностью. Пример оформления последнего листа трудового договора представлен на рис. 2.2.

Рис. 2.2

Завершая разговор о реквизитах трудового договора, вновь обратим внимание на обязательность соблюдения их оформления, поскольку юридическая сила ненадлежащим образом оформленного документа может быть оспорена. Наиболее типичными ошибками при оформлении трудового договора являются:

• несоблюдение состава реквизитов;

• ненадлежащее оформление (расположение) реквизитов.

Сначала несколько слов о несоблюдении состава реквизитов трудового договора.

Как свидетельствует практика, на трудовых договорах довольно часто отсутствует регистрационный номер документа. Обычно это следствие несовершенства корпоративной системы регистрации документов (либо ее полного отсутствия). Отметим, что «технической» разновидностью данной ошибки является незаполнение переменной части реквизита – т. е. сам реквизит, казалось бы, на месте, но номер трудового договора в отведенное для этой цели место не вписан. Это, безусловно, проявление невнимательности кадрового работника.

Другое распространенное упущение – отсутствие даты документа. Причиной ошибки является распространенное (в особенности среди начинающих кадровых работников) заблуждение о том, что дата трудового договора определяется по датам его подписания, что, конечно же, не соответствует действительности. Впрочем, бывает и так, что реквизит (как в вышеприведенной ситуации) в трудовом договоре имеется, но на месте даты ничего не указано. Увы, это тоже результат невнимательности, а возможно, и небрежности лица, ответственного за оформление документа.

Среди ошибок, характеризуемых нами как ненадлежащее оформление (расположение) реквизитов, выделим следующие:

• использование для удостоверения подписи работодателя оттиска ненадлежащей печати либо его произвольное расположение в документе;

• расположение реквизита «место составления документа» на одной линии с реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа».

Отметим, что порядок использования печатей (штампов) для удостоверения подписей должностных лиц обычно устанавливается специальной инструкцией либо соответствующим разделом инструкции по кадровому делопроизводству, с положениями которой лицо, ответственное за оформление трудовых договоров, должно быть ознакомлено.

Что касается места расположения оттиска печати, то оно, как правило, обозначено на бланке трудового договора отметкой «М. П.» и, следовательно, проставлять оттиск нужно непосредственно поверх этой отметки – таким образом, чтобы отметка оказалась в центре оттиска. Ошибочное расположение реквизита «место составления документа» в подавляющем большинстве случаев, к сожалению, является следствием ошибки, допущенной при проектировании бланка трудового договора.

При заключении трудового договора в электронной форме – прежде всего с дистанционными работниками – следует руководствоваться соответствующими положениями гл. 49.1 Трудового кодекса РФ. Обратим внимание на то, что при заключении трудовой договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами работодатель не позднее 3 календарных дней со дня заключения такого договора обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Неисполнение этого требования ч. 2 ст. 312.2 Трудового кодекса РФ является по состоянию на сегодняшний день наиболее распространенной ошибкой, допускаемой работодателями при заключении с работником трудового договора в электронной форме. Ошибки, допускаемые при изменении и расторжении такого договора, будут рассмотрены в соответствующих разделах настоящего пособия.

2.4. Ошибки в содержании трудового договора

Довольно значительным остается и число ошибок, допускаемых в содержании трудового договора. Напомним, что под основным содержанием в данном случае понимаются условия трудового договора, а также сведения о его сторонах. Кроме того, трудовой договор может иметь приложение (приложения) (см. в этой связи гл. 6 настоящего пособия). При необходимости содержание трудового договора может быть в установленном порядке дополнено (изменено) (см. в этой связи гл. 3 настоящего пособия).

Ошибки содержания можно (с определенной долей условности) разделить на три группы:

• ошибки, связанные с невключением в трудовой договор обязательных условий или сведений;

• ошибки, связанные с включением в трудовой договор условий, ограничивающих (либо прямо нарушающих) законные права гражданина, поступающего на работу;

• ошибки технического характера.

Рассмотрим их по порядку.

2.4.1. Ошибки, связанные с невключением в трудовой договор обязательных условий или сведений

Перечень обязательных условий трудового договора зафиксирован в ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ. К таким условиям относятся:

1) условие о месте работы;

2) условие о трудовой функции (о работе по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо о конкретном виде поручаемой работы)

;

3) условие о дате начала работы;

4) условие оплаты (о порядке оплаты) труда (выполняемой работы) – с указанием размера тарифной ставки (оклада, должностного оклада) работника, а также размеров полагающихся ему доплат, надбавок, поощрительных выплат (премий, бонусов и др.);

5) условие об обязательном социальном страховании работника, осуществляемом работодателем в соответствии с федеральными законами.

Как мы видим, перечень обязательных условий невелик. Вполне ясен и смысл каждого из них. И тем не менее кадровые работники допускают упущение из вида одного, а порой и нескольких обязательных условий.

В частности, весьма распространенной ошибкой является отсутствие в трудовом договоре указания на место работы, в особенности в тех случаях, когда фактическим местом работы является обособленное структурное подразделение работодателя, расположенное в другой местности. Другая характерная ошибка – неточное (неверное) написание наименования должности (профессии, специальности), при выполнении работы по которой работнику предоставляются компенсации (льготы) (либо на работника налагаются какие-либо ограничения), по сравнению с указанными в квалификационном справочнике.

Особо следует остановиться на ошибке, связанной с невключением в трудовой договор условия о дате начала работы. Прежде всего отметим, что данное условие (в отличие от иных перечисленных в ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ) нельзя рассматривать в качестве безусловно обязательного, поскольку ст. 61 указанного нормативного акта допускает отсутствие в трудовом договоре даты начала работы: «Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу».

Таким образом, квалифицировать невключение в трудовой договор условия о дате начала работы как безусловную ошибку все-таки нельзя – по крайней мере, в тех случаях, когда речь идет о фактическом намерении работодателя допустить работника к работе на следующий день после вступления трудового договора в силу (т. е. на следующий день после подписания документа обеими сторонами трудовых отношений). Иное дело, если, например, оформляется трудовой договор с так называемой обратной силой – в ситуации, когда работник с ведома работодателя уже допущен к выполнению работы.

В этом случае в трудовом договоре должна быть указана (в качестве даты начала работы) дата фактического начала ее выполнения работником. Напомним также в этой связи, что в рассматриваемой ситуации работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме не позднее 3 рабочих дней (со дня фактического допущения работника к работе)

. При этом трудовой договор считается фактически заключенным с даты допуска работника к выполнению работы.

Что касается условия о порядке оплаты выполняемой работы, оно обычно присутствует в трудовом договоре, но в отдельных случаях все же формулируется с ошибками. Это касается, например, размеров полагающихся работнику помимо основной части заработка доплат (надбавок, поощрительных выплат). Весьма распространенной ошибкой является и отсутствие в рассматриваемом условии сведений о наименовании валюты, в которой производится оплата выполняемой работы, либо указание ее размера в иностранной валюте

.