Типичные ошибки кадрового делопроизводства

Рис. 2.5

Ошибки, допускаемые кадровыми работниками в ситуациях, обязывающих работодателя к заключению срочного трудового договора, обычно связаны с заключением трудовых договоров на неопределенный срок без наличия на то законных оснований. Довольно типичны в этой связи случаи заключения бессрочного трудового договора, противоречащие иным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ для заключения срочных трудовых договоров

.

В ч. 2 рассматриваемой статьи приводится перечень оснований (см. рис. 2.6) для заключения срочного трудового договора с согласия работодателя и гражданина, поступающего на работу. В этой ситуации работодатель также вправе отказать поступающему на работу гражданину в заключении срочного трудового договора, используя в качестве обоснования своего решения соответствующий абзац ч. 2 ст. 59 Трудового кодекса РФ, что, однако, не дает оснований для отказа в заключении с данным гражданином бессрочного трудового договора (о чем некоторые кадровые работники, к сожалению, забывают).

Рис. 2.6

Отметим, подытоживая, что заключение срочного трудового договора возможно на срок, не превышающий 5 лет. Соответствующие сведения включаются в содержание трудового договора

.

2.6. Нарушение установленной процедуры заключения трудового договора

2.6.1. Согласование условий трудового договора

Заключение трудового договора не ограничивается лишь его подготовкой и подписанием. В соответствии с законодательством, работодатель обязан обеспечить выполнение (своим представителем в лице ответственного за оформление трудового договора и поступающим на работу гражданином) ряда действий – как до подписания трудового договора, так и непосредственно после этого.

Прежде всего между работодателем и поступающим на работу гражданином должны быть согласованы все условия трудового договора. Подчеркнем, что в данном случае речь идет не только о рассмотренных ранее обязательных условиях, но и о прочих условиях, часть из которых включается в содержание трудового договора в зависимости от характера поручаемой работы по инициативе работодателя. Эти условия трактуются Трудовым кодексом РФ как дополнительные (см. рис. 2.7).

Рис. 2.7

Кроме того, некоторые условия (принято называть их факультативными) могут включаться в трудовой договор по инициативе любой из сторон с учетом конкретных условий выполнения поручаемой работы (см. рис. 2.8).

2.6.2. Ознакомление работника с основными локальными нормативными актами

Непосредственно перед подписанием трудового договора поступающий на работу гражданин должен быть ознакомлен не только с содержанием этого документа, но и с действующими у данного работодателя коллективным договором, локальными нормативными актами, непосредственно связанными с выполнением поручаемой работы: правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), должностной (рабочей) инструкцией, иными аналогичными документами

.

Рис. 2.8

Ознакомление с коллективным договором, локальными нормативными актами производится персонально, под роспись. Отметка об ознакомлении может быть оформлена на трудовом договоре (в нижней части его последнего листа), в листе ознакомления либо в специально предназначенном для этой цели журнале (книге) (см. рис. 2.9). Допускается также включение соответствующей формулировки непосредственной в текст трудового договора.

Отметим в этой связи, что в подавляющем большинстве случаев ознакомление работника с коллективным договором, локальными нормативными актами производится с более или менее существенными нарушениями предписываемого Трудовым кодексом РФ порядка. В частности, не всегда работник бывает ознакомлен с указанными документами до заключения трудового договора, расписываясь об ознакомлении задним числом. Характерной ошибкой является и отсутствие в документе, подтверждающем факт ознакомления, сведений, позволяющих безошибочно идентифицировать тот или иной локальный нормативный акт: названия, даты принятия (утверждения), регистрационного номера и т. д.

Рис. 2.9

Наконец, в ряде случаев работодатели пытаются идти «по пути наименьшего сопротивления», предлагая работнику ознакомиться не со всеми актами, непосредственно относящимися к выполнению поручаемой работы, а лишь с некоторыми из них, что превращает столь значимую процедуру в бюрократическую формальность.

2.6.3. Получение у работника согласия на обработку персональных данных

В связи с необходимостью оформления непосредственно после заключения трудового договора учетной документации по труду с использованием персональных данных поступающего на работу гражданина (см. ниже), от последнего должно быть получено письменное согласие на их обработку (предоставление, хранение и т. п.). Примерная форма письменного согласия представлена на рис. 2.10.

Рис. 2.10

Обработка персональных данных без предварительного письменного согласия работника недопустима. Следует также обратить внимание на обязанность работодателя по разъяснению работнику (при оформлении письменного согласия) не только цели получения персональных данных, но и права работника в любой момент отозвать данное согласие в письменной форме (об иных правах работника в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, см. ст. 89 Трудового кодекса РФ)

.

2.6.4. Выдача работнику экземпляра трудового договора

Сразу после того, как трудовой договор вступил в силу, один экземпляр документа выдается (под роспись на экземпляре, остающемся в распоряжении работодателя) на руки работнику

. Остающийся в распоряжении работодателя трудовой договор должен храниться в течение установленного срока.

Заключение трудового договора с гражданами из числа бывших государственных (муниципальных) служащих (в течение 2 лет после их увольнения со службы) налагает на работодателя обязанность по письменному уведомлению о заключении такого договора представителя нанимателя (работодателю) гражданина по последнему месту его службы

. Форма письменного уведомления (см. выше) определена постановлением Правительства РФ от 21 января 2015 г. № 29.

Отметим, что до последнего времени данное требование соблюдалось некоторыми работодателями с превышением установленного срока уведомления. При этом ранее форма уведомления определялась работодателями самостоятельно, однако с вступлением в силу вышеуказанного постановления такая практика должна быть прекращена.

2.6.5. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу

В продолжение рассматриваемой процедуры работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о приеме на работу

. Для подготовки проекта такого приказа (распоряжения) мы рекомендуем применять формы, представленные на рис. 2.11 и 2.12

.

Содержание приказа (распоряжения) о приеме на работу должно соответствовать условиям трудового договора. Приказ (распоряжение) должен быть объявлен работнику под роспись в течение 3 дней со дня фактического начала работы. Как свидетельствует практика, наиболее характерными ошибками, сопровождающими издание приказов (распоряжений) о приеме на работу, являются следующие: несоблюдение установленных сроков издания; несоблюдение установленной формы документа; несоответствие содержания приказа (распоряжения) условиям трудового договора; отсутствие на приказе (распоряжении) отметки об ознакомлении работника.

Грубейшим нарушением является отсутствие у работодателя письменных приказов (распоряжений) о приеме на работу работников, с которыми заключены трудовые договоры

.

2.6.6. Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Общий порядок выдачи работникам документов, связанных с работой (копий, выписок, справок и др.), определен ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Рис. 2.11

Ошибки, допускаемые при выдаче указанных документов, как правило, связаны с несоблюдением отведенных на это сроков либо с ненадлежащим оформлением документов. Нарушением является и взимание с работников платы за выдачу документов, связанных с работой.

2.6.7. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку. Оформление трудовой книжки и страхового свидетельства

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работодатель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника

. Если трудовая книжка у работника отсутствует, работодатель обязан оформить данный документ – при условии, что выполняемая в соответствии с трудовым договором работа является для работника основной и он фактически проработал у данного работодателя не менее 5 дней

.

Работнику, не имеющему страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, работодатель обязан оформить такое свидетельство (порядок выдачи определен Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования

и Инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования)

. Характерными ошибками, допускаемыми при оформлении свидетельства, являются следующие: