Азбука бухгалтера по учёту предприятия на примерах

Расходный кассовый ордер – унифицированная (форма N КО-2);

Кассовая книга – (форма N КО-4);

Инвентаризационная опись основных средств – (форма N ИНВ-1);

Инвентаризационная опись нематериальных активов – (форма N ИНВ-1а);

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей – (форма N ИНВ-3);

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов – (форма N ИНВ-18);

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей – (форма N ИНВ-19);

Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации – (форма N ИНВ-22) и т. д.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Классификация документов по признакам

1. По назначению:

распорядительные, оправдательные и комбинированные.

– Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение на совершение той или иной хозяйственной операции (приказ, распоряжения).

– Оправдательными (исполнительными) называются документы, которые оформляют уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операции (накладная, приходный кассовый ордер и т.п.).

– Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких документов (расчётно-платёжная ведомость, лимитно – заборная карта).

2. По способу составления: первичные и сводные.

– Первичные составляются в момент совершения операции.

– Сводные представляют группировку данных, взятых из первичных документов (например, кассовые отчеты, авансовые отчеты).

3. По месту составления: внутренние и внешние.

– Внутренние составляются в данной организации.

– Внешние поступают на данное предприятие со стороны (например, выписка банка, счет поставщика).

4. По способу использования: разовые и накопительные.

– Разовые документы отражают одну или несколько операций, сразу передаются в бухгалтерию и могут служить для записи в учете (например, приходные ордера на материалы).

– Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых в разное время. Например, табель учета рабочего времени.

Требования к заполнению бумажных документов

1) Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно – непосредственно после её окончания;

2) должны заполняться ясным, разборчивым почерком;

3) не допускаются малопонятные сокращения;

4) в денежных документах суммы указываются цифрами и прописью;

5) все обязательные реквизиты должны быть заполнены;

6) не допускаются подчистки, помарки и неоговоренные исправления;

7) в кассовых и банковских документах исправления не допускаются;

8) исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ с указанием даты исправления.

Например:

31 января 2024 года

Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым текстом или цифрой сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом с исправлением надо написать «исправленному верить». Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.

«30» исправленному верить \подпись\Березкина Е. И.\ 31 января 2024 года.

При создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (в частности, простым карандашом).

При составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.

Допускается исправление документа бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа, путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Бухгалтерская обработка документов

Все документы, поступающие в бухгалтерию, проходят следующие проверки:

– формальную;

– арифметическую;

– по существу.

Формальная проверка проверяет соответствие документов формальным требованиям, т.е. заполнение всех реквизитов, исправление ошибок и другие.

Арифметическая проверка включает подсчёт всех сумм.

Проверка по существу устанавливает законность и обоснованность операций в соответствии с нормативными документами.

В тех случаях, когда в бухгалтерию поступают документы, содержащие операции, противоречащие законодательству, к исполнению главным бухгалтером они не принимаются. Главному бухгалтеру необходимо письменно сообщить руководителю о таких документах. Получив от руководителя письменное подтверждение о принятии документов к учету, главный бухгалтер снимает с себя ответственность. В этом случае вся полнота ответственности за незаконность совершенной операции возлагается на руководителя.

Сроки хранения типовых документов