Основы ведения мероприятий

Начало работы с заказчиком

При подготовке к мероприятию очень важен комплексный подход. С чего начать? Как выстроить структуру работы? Чем закончить, чтобы заказчики вновь вернулись именно к Вам?

Проведение мероприятия – это не вся работа ведущего, а всего лишь его часть. Полный цикл работы начинается при первом разговоре с заказчиками. Как правило, это звонок по телефону. Заказчиков в этот момент интересует только один вопрос – цена. Если вы сразу скажете цену, считайте, что заказчик больше не перезвонит. В 80% случаев так и происходит. Заказчик готовиться к мероприятию, в его голове уже сложился более-менее внятный план и вид торжества. А ещё бюджет. Поэтому сразу цену своей работы не говорите. Цена Вашего ведения должна зависеть от трёх составляющих и именно эти три вопроса Вам и надо задать заказчику, прежде чем Вы скажете сумму гонорара. 1. Когда? 2. Где? 3. Сколько будет гостей? Как правило, к этим вопросам добавляются ещё один – нужно ли музыкальное сопровождение? (Этот вопрос обязателен для помещений в которых Вы ещё не работали, так как местные звуковая аппаратура и звукооператор могут быть в точке проведения, а может и не быть. Поэтому у Вас заранее должен быть телефон человека, который предоставит комплект звукового оборудования. А так же свой собственный звуковик). Далее вы можете попросить у заказчика часовую паузу, чтобы свериться со своим графиком. Даже если никакого графика и нет, будет лучше, чтобы заказчик подумал о том, как Вы заняты. Занят – значит популярен. Через час Вы можете сообщить сумму своего гонорара и предложить свою помощь в организации программы. В 90% случаев программа тоже нужна, а заниматься её организацией заказчику некогда. Это шанс для Вас ещё заработать и сделать программу удобной именно Вам. Подробнее об организации программы мы поговорим в главе 7. ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЯ. Я после беседы прошу адрес электронной почты и, в зависимости от серьёзности и массовости мероприятия в течение дня высылаю заказчику бриф с вопросами или сразу смету.

БРИФ на организацию Новогоднего корпоративного вечера:

1. Место, время, хронометраж мероприятия

2. Количество человек. Из них сотрудники, приглашённые гости. Средний возраст.

3. Порядок тостов/протокол (не более 10)

4. Тематика вчера

5. Требования к ведущему (язык, возраст, жанр)

6. Требования к музыкальному наполнению вечера

7. Организация звуковой аппаратуры да/нет

8. Организация световой аппаратуры да/нет

9.Организация выступления музыкальной группы да/нет

10. Проведение вручения грамот/премий/наград от руководства да/нет

11. Проведение праздничной лотереи от руководства да/нет

12. Выступление танцевального коллектива да/нет

13. Выступление музыканта-инструменталиста (саксофон, скрипка, аккордеон) да/нет/выбор

14. Выступление артистов оригинального жанра (фокусник, оригинальный танец, цирковой номер) да/нет/выбор

15. Специальное шоу (песочное шоу, лазерное шоу, огненное шоу на улице, шоу теней, танцевальное шоу чернокожих артистов, шоу цыган) да/нет/выбор

16. Использование экрана (фильм-отчёт, шуточный фильм-поздравление, слайд шоу) да/нет/выбор

17. Аниматоры на встречу гостей (леди фуршет, шоу на ходулях, аниматоры-звёзды, аниматоры-девушки в тематических костюмах) да/нет/выбор

18. Фото/видео – да/нет/выбор

19.Оформление (баннер, цветы, шары, ленты) да/нет

20.Салют, фейерверк – да/нет/выбор

21. Дополнительные пожелания.

Разумеется, пункты брифа можно менять в зависимости от направленности и формата мероприятия. То есть на свадьбу или юбилей вопросы брифа будут отличаться.

После обработки брифа, и в случае когда вопросы решились быстро по телефону, я сразу высылаю заказчику смету с лёгким завышением количества опций. При этом я пишу, что в смете возможно убирать и добавлять позиции на усмотрение заказчика. Смету я делаю в программе Exel в виде таблицы и подвожу общую сумму в нижней строке таким образом, чтобы убирая ненужные строки заказчик видел, как уменьшается общая сумма. Если будете делать так же, обязательно оговоритесь и устно и письменно, что смета не финальная и её можно править! Ещё обязательно обозначьте, что ведение мероприятия – это одна работа, а функции организатора – совсем другая, которая оплачивается отдельно. Как правило, за это агентства устанавливают стандартную ставку 10% агентского сбора, реже 15, но не более 20. Но мне встречались случаи, когда за такую работу оговаривалась фиксированная ставка. Тут, как говориться, дело Ваше.

После того, как смету посмотрел или подправил заказчик я назначаю встречу. Раньше я делал такие встречи в офисе, но со временем понял, что сидя в моём офисе на моём мягком диване и попивая мой кофе заказчики излишне расслабляются и беседы с ними могут тянуться часами. Поэтому со временем я стал организовывать встречи с ними в кафе, кофейнях, лобби-барах отелей, а лучше всего в ресторане, где планируется мероприятие. В таких местах заказчики понимают, что «время-деньги» и все вопросы решаются намного быстрее.

Предоплата

На встрече мы подводим итоги решений по смете и оговариваем тонкости сценария, который я обещаю скинуть в течение двух дней. Для того, чтобы начать писать сценарий и «застолбить» дату за заказчиками я прошу выдать мне предоплату в количестве 50% от общей суммы. Сразу оговорюсь, что это моё правило работы с заказчиками. Это правило я вырабатывал годами вместе с этим я зарабатывал авторитет, связи и статус. В случае отказа я могу просто не продолжать работать с заказчиком. Если же Вам очень нужен заказ, Вы можете выставить свои условия. Мои условия такие: 50% суммы я беру сразу, перед работой над сценарием и 50% за два дня до мероприятия. Допускается оплата в день мероприятия до его начала. Но лучше не рисковать – в день мероприятия у заказчика и так много забот. А тут ещё Вы со своими деньгами. Так что лучше всё сделать заранее. И никаких «потом»! Ни в коем случае не соглашайтесь на оплату после мероприятия. Никогда! У заказчика обязательно найдётся что сказать Вам, чтобы не отдавать полную сумму. Даже если программа была безупречной, но в течение вечера хромал сервис самого ресторана, заказчик всё равно скинет всё в одну корзину и найдёт в чём Вас упрекнуть, а Вы ведь уже заплатили из своих средств артистам. Даже если Вам и заплатят всё, как договаривались, то сделают это нехотя, ведь товар в виде шоу-программы уже получен, прожёван и проглочен, и уже почти полузабыт. В таких случаях заказчик, как ни странно, может больше не позвонить. У Вас и у него останется осадок, что пришлось платить за то, что он себе немного по-другому представлял. А когда он платит до программы – сама программа ему уже не кажется плохой. И чисто психологически заказчик говорит сам себе, что именно так всё и должно происходить. Это психология. Берите предоплату!

Пожелания клиента и Ваши возможности

Пожелания клиента могут быть абсолютно разными. От самых простых и незатейливых, до просто невероятных. Рассмотрим крайности. Много раз я сталкивался с тем, что заказчики что-то видели на других мероприятиях и обязательно хотят повторить это у себя на празднике. И это не всегда креативные и действительно интересные находки. В большинстве случаев это то, что я и показывать бы не стал. Это какие-то невероятные обряды и игры привезённые из глубинки, которым уже сто лет в обед. Но заказчикам понравилась эта фишка и они обязательно хотят повторить у себя на мероприятии. Как правило, я отговариваю или убеждаю адаптировать для местной публики то, что они предлагают. Не всегда то, что хорошо в одном месте, подходит для другого. В силу менталитета, стилистики мероприятия и уровня публики разные приёмы и находки работают по-разному. Когда гости хватают микрофон и с папкой старинных стихов в руках говорят мне – «Можете отдохнуть 20 минут!» – я понимаю, что сейчас начнётся читка старого замыленного материала, который раньше не попадался этим людям на глаза, а тут раз, и попался. И такие горе-креативщики думают, что если не читали эти старинные манускрипты раньше, значит они новые и об этом «гениальном юморе» никто не знает. Как же порой ошибаются люди. Как много расхожих стихов, игр, приёмов и штампов, которые не попадались обычному человеку на глаза, но знакомы каждому ведущему. Я стараюсь избегать таких штампов, типа «протяните руку – получите луку» только потому, что в зале ещё двадцать-тридцать человек, видели это как минимум трижды. Многие видео свадеб из интернета для меня, ведущего с двадцатилетним стажем являются шокирующими. Я никогда не допустил бы на своём мероприятии раздеваний, эротических игр и других шуток, и намёков на пошлость. Однако где-то это норма и я это прекрасно осознаю. Прыгать пятой точкой на шарики, садиться на орехи или продевать апельсины через штанины – всё это весело. Но это прошлый век. Такие весёлости были в ходу, когда стиль ведения, юмор и градус алкоголя были бесконтрольными. И чем больше была бесконтрольность, тем было веселее. Теперь в ходу более креативные находки. Теперь главное – оригинальность и креатив.