Обследование предприятий перед внедрением 1С:ERP и 1С:ERP УХ

Договоры с клиентами

◆Договор с клиентом — документ, предназначенный для регистрации условий взаиморасчетов с конкретным клиентом. В договоре определяются:

стороны договора;

тип взаимоотношений;

порядок расчетов;

валюта расчетов;

кредитные ограничения;

правила контроля задолженности.

Использование договоров является функциональной опцией и включается в настройках системы. Тип взаимоотношений определяет дальнейшее использование договора. В системе поддерживаются следующие стороны договоров:

покупатель;

комиссионер;

давалец;

поставщик;

исполнитель.

◆Статус договора — состояние его жизненного цикла. Используются статусы:

Не согласован — используется при подготовке условий договора. Оформление документов продажи невозможно.

Действует — договор введен в действие. Допускается оформление документов продажи.

Закрыт — используется после завершения действия договора. Для новых условий рекомендуется создавать новый договор.

Договоры могут использоваться совместно с соглашениями и независимо от соглашений. Договор отражает юридические условия взаимодействия с конкретным контрагентом. В отличие от договора соглашение:

не является объектом взаиморасчетов;

не содержит юридических реквизитов договора;

определяет коммерческие условия продаж.

Если соглашения не применяются, предприятие может использовать только договоры. Если в соглашении установлен признак использования договоров, порядок взаиморасчетов определяется уже непосредственно договором. Таким образом:

соглашение отвечает за коммерческие условия;

договор — за юридические условия взаиморасчетов.

В договоре задаются:

валюта взаиморасчетов;

детализация расчетов;

порядок оплаты.

К договору может быть прикреплен файл подписанного документа.

В договоре поддерживаются варианты взаиморасчетов:

По договору. Вся задолженность учитывается одной суммой по договору.

По заказам. Взаиморасчеты дополнительно детализируются до каждого заказа клиента.

По накладным. Взаиморасчеты дополнительно детализируются до каждого документа реализации.

◆Кредитный лимит — максимально допустимый размер задолженности по договору. При превышении установленного лимита система запрещает проведение документов продажи.

◆Просроченная задолженность — неисполненные обязательства по оплате, срок которых уже наступил. При соответствующей настройке наличие просроченной задолженности также блокирует отгрузку.

Для ограничения максимально допустимой задолженности для договора может быть установлен:

кредитный лимит;

контроль просроченной задолженности независимо от установленной суммы кредита.

При превышении кредитного лимита или при наличии просроченной задолженности проведение документа продажи запрещается. В системе используются два различных механизма запрета отгрузки:

Через сегменты клиентов. Запрет распространяется на партнера целиком. Если партнер работает через несколько юридических лиц (контрагентов), ограничения действуют для всех связанных контрагентов.

Через договор. Запрет действует только в рамках конкретного договора. С одним контрагентом может существовать несколько договоров с различными кредитными лимитами и различными условиями работы.

Коммерческие предложения

◆Коммерческое предложение — документ, фиксирующий предложение организации продать клиенту товары, работы или услуги на определенных коммерческих условиях. Коммерческое предложение:

фиксирует факт предложения;

содержит ассортимент, цены и условия продажи;

используется на этапе переговоров;

не создает обязательств по поставке или оплате.

Коммерческие предложения служат для регистрации предварительных условий продажи. Использование коммерческих предложений является функциональной опцией и предварительно включается в настройках системы.

⚠ Коммерческое предложение не резервирует товары, не планирует отгрузку, не формирует потребность в оплате. Он фиксирует исключительно предложение клиенту.

При создании документа указываются:

партнер;

соглашение (если используется);

организация;

валюта;

товары или услуги;

количество;

цены.

Если в системе используются соглашения с клиентами, большинство реквизитов автоматически заполняются на основании выбранного соглашения.

Оформление предложения до возникновения юридических обязательств. Поэтому оно оформляется по партнеру, а не по контрагенту. Это соответствует общей логике 1С:ERP:

на этапе переговоров достаточно информации о партнере;

контрагент требуется только при переходе к юридически значимым документам (заказ, счет, реализация и т.д.).

◆Расчет скидок — механизм автоматического применения скидок при оформлении коммерческого предложения в соответствии с действующими правилами.

После проведения документа система анализирует условия предоставления скидок. Если условия выполнены, соответствующие скидки автоматически применяются. Для анализа используется отчет Примененные скидки, позволяющий определить:

какая скидка была применена;

на основании какого правила;

по какому условию.

При наличии соответствующих прав пользователь вручную может установить:

скидку процентом;

скидку суммой;

наценку процентом;

наценку суммой.

Согласование документов продажи — организация внутреннего процесса утверждения документов. В системе могут согласовываться:

соглашения с клиентами;

коммерческие предложения;

заказы клиентов;

заявки на возврат.

Типовой процесс включает:

назначение ответственных;

запуск согласования из документа;

формирование задачи;

решение ответственного;

автоматическое изменение статуса документа.

◆История согласования коммерческих предложений — фиксация переговоров и изменений условий сделки. Если клиент не согласовал предложение:

исходное предложение переводится в статус Отменено;

на его основании создается новое;

в новом документе изменяются товары, цены, скидки или другие условия.

Так сохраняется история торгов с клиентом.

Оценка рентабельности продажи

◆Оценка рентабельности продажи — механизм анализа предполагаемой прибыльности сделки. Позволяет определить:

рентабельность продажи;

маржинальную прибыль;

наиболее прибыльные товары;

влияние скидок и изменения цен на прибыльность сделки.

◆Оценка рентабельности продажи — отчет, дающий предварительный анализ экономической эффективности сделки с детализацией до отдельных позиций номенклатуры. Отчет доступен непосредственно из:

коммерческого предложения;

заказа клиента;

реализации товаров и услуг;

заявки на возврат товаров.

Отчет позволяет определить:

процент рентабельности;

величину маржинальной прибыли;

наиболее прибыльные товары;

наименее прибыльные товары.

Отчет позволяет моделировать изменения условий продажи и оценивать последствия изменения условий сделки. Менеджер может изменять:

цену продажи;

размер скидки;

состав предложения;

количество товаров.

После изменения параметров отчет пересчитывается автоматически. Это позволяет подобрать наиболее выгодные условия еще до оформления заказа клиента.

В отчете реализован контроль нормативной рентабельности — сравнение фактической рентабельности с установленным нормативом. Если расчетная рентабельность ниже нормативной, соответствующие показатели выделяются цветом. Это позволяет быстро выявлять потенциально убыточные сделки.

◆Нормативная рентабельность — минимально допустимое значение рентабельности, установленное предприятием. Если рассчитанная рентабельность оказывается ниже нормативной, система визуально выделяет такие показатели.

Заказы клиентов

◆Заказ клиента — документ операционного планирования продаж. Фиксирует договоренность с клиентом о поставке определенного перечня товаров или услуг. В зависимости от настроек заказ может:

использоваться для печати счета на оплату;

планировать оплату;

планировать отгрузку;

резервировать товары;

формировать потребности в обеспечении;

контролировать исполнение заказа.

◆Операционное планирование — планирование исполнения конкретных заказов клиентов с контролем оплаты, обеспечения, резервирования и отгрузки. В отличие от объемно-календарного планирования относится к непосредственным операциям продажи и выполняется по конкретным клиентам и товарам.

◆Резервирование — закрепление имеющегося или ожидаемого товара за конкретным заказом клиента.

Заказ может быть создан:

на основании коммерческого предложения (основные данные при этом переносятся в заказ);

непосредственно из списка заказов;

клиентом самостоятельно в режиме самообслуживания.

◆Режим самообслуживания — подключаемый функционал системы, позволяющий выполнять в ней ряд действий удаленным пользователям. Например: клиентам выписывать себе счета.

Использование заказов является функциональной опцией и предварительно включается в настройках системы. Дополнительно необходимо выбрать вариант использования заказов. Варианты использования заказов:

Заказ как счет — самый простой вариант. Особенности:

используется для печати счета на оплату;

товар не резервируется;

исполнение заказа не контролируется;

статусы заказа не используются;

процент оплаты и отгрузки не отслеживается.

Заказ только со склада — позволяет:

планировать оплату;

резервировать товары;

контролировать исполнение;

отслеживать процент оплаты и отгрузки;

использовать статусы.

Ограничение: заказ принимается только на товары, имеющиеся в наличии. Если необходимого количества товара нет, проведение заказа невозможно.

Заказ со склада и под заказ — наиболее функциональный вариант. Позволяет:

принимать заказы на любые товары;

резервировать товары на складе;

резервировать ожидаемые поступления;

формировать потребности в закупке, производстве и перемещении;

отгружать заказ по мере обеспечения;

контролировать оплату и отгрузку;

использовать статусы.

◆Статус заказа клиента — признак этапа обработки заказа. Может использоваться для более детального контроля процесса продажи. Статус определяет готовность заказа к последующим операциям.

Набор доступных статусов зависит от настроек использования заказов, однако наиболее часто применяются следующие:

На согласовании — используется для новых заказов, условия которых еще не подтверждены клиентом.

К выполнению — фиксация подтверждения покупателем условий заказа. Устанавливается, когда с покупателем согласованы основные условия заказа.

Закрыт — финальный статус — вся работа по заказу завершена.

При заполнении заказа, табличная часть может быть заполнена:

вручную;

подбором товаров;

загрузкой из внешнего файла;

переносом из коммерческого предложения.

При подборе доступны:

цены;

остатки;

доступное количество;

фильтры по свойствам;

выбор действия по обеспечению.

◆Обеспечение заказа — процесс закупки, производства, сборки или перемещения товаров, отсутствующих в свободном остатке. Для каждой строки заказа необходимо определить действие по обеспечению.

◆Действие по обеспечению — указание способа обеспечения товара для каждой конкретной строки заказа. Возможные действия по обеспечению:

К обеспечению — команда фиксирует потребность в товаре, но не резервирует его автоматически на складе. Свободный остаток не уменьшается, и товар остаётся доступным для других заказов. Это действие используется, когда товара нет на складе и его поставка ещё не запланирована.

Отгрузить — команда складу отгрузить товар прямо сейчас.

Резервировать — система резервирует свободный остаток товара на складе под этот заказ. После этого товар становится недоступным для других заказов. Доступно только если товар физически есть на складе.

Резервировать по мере поступления — Если товара сейчас нет на складе, но он ожидается в поставках, система будет автоматически резервировать его по мере поступления. Подходит, когда товар уже заказан у поставщика или находится в производстве.

Обеспечивать обособленно — система создаёт жёсткую привязку товара к конкретному заказу, т.е. программа фиксирует потребность под определённое Назначение, и товар поступает на склад не в свободный остаток, а под это Назначение. Отгрузка такого товара также происходит обособленно — строго под конкретное Назначение.

Не обеспечивать — система исключает строку из формирования потребностей. Товар, указанный в ней, не обеспечивается.

Свободный остаток — количество товара, не зарезервированное другими документами и доступное для новых заказов.

Назначение в 1С:ERP — это аналитический инструмент, который позволяет привязывать товары, материалы или работы к конкретным объектам учёта: заказам клиентов, договорам, направлениям деятельности или этапам производства. По сути, это «метка», которая фиксирует, для какой цели используются те или иные ресурсы, и обеспечивает их адресное резервирование.

Система может разделить одну строку заказа на несколько строк с разными действиями по обеспечению. Например:

часть товара резервируется на складе;

часть резервируется под ожидаемое поступление;

оставшаяся часть принимается к обеспечению.

◆Правила оплаты в заказе клиента — это набор условий, которые определяют, как и когда покупатель оплачивает заказ. Они задают график платежей, привязывая финансовые обязательства к этапам поставки товара.

◆Этап оплаты заказа — часть графика оплаты, определяющая размер, срок и условия наступления очередного платежа.

◆Контроль этапов оплаты заказа— механизм управления возможностью обеспечения и отгрузки заказа в зависимости от поступления оплаты. Он содержит:

варианты:

Оплата до обеспечения

Оплата до отгрузки

Оплата после отгрузки

Оплата независимо от отгрузки

отсчет оплаты в днях:

от даты заказа

от даты отгрузки

от даты согласования

от даты перехода права собственности

до даты отгрузки

Комбинируя эти настройки можно выстраивать сложные многоэтапные условия оплаты.

◆Текущее состояние заказа клиента — автоматически рассчитываемый системой показатель, отражающий фактический этап исполнения заказа с учетом его статуса, оплаты, обеспечения и отгрузки. Позволяет быстро определить, какие действия необходимо выполнить для дальнейшего исполнения заказа.

В зависимости от состояния заказа и выполненных операций система может автоматически определять, например, следующие текущие состояния:

Ожидается согласование — заказ находится на согласовании внутри организации.

Ожидается оплата до обеспечения — для начала обеспечения требуется поступление предусмотренного аванса.

Ожидается оплата до отгрузки — для отгрузки требуется поступление предусмотренного аванса.

Ожидается оплата — ожидается оплата по заданным в заказе правилам оплаты.

Готов к обеспечению — условия оплаты выполнены, заказ можно передавать на обеспечение.

Ждет отгрузки — товары обеспечены и ожидают оформления отгрузки.

В процессе отгрузки — заказ отгружен частично, оформление еще не завершено.

Ожидается оформление перехода права собственности — товары уже отгружены, но переход права собственности покупателю еще не зарегистрирован (используется при отложенном переходе права собственности).

Закрыт — заказ закрыт.

✦ В отличие от статуса заказа, который устанавливается пользователем, текущее состояние рассчитывается системой автоматически. Благодаря этому менеджер может сразу увидеть, на каком этапе находится исполнение заказа и что препятствует его дальнейшему выполнению.

◆Закрытие заказов клиентов — механизм завершения жизненного цикла заказа после выполнения всех необходимых операций. Способ закрытия определяется настройками системы. Возможны два варианта работы механизма:

Без контроля закрытия заказов. Если контроль закрытия отключен, после полной оплаты и полной отгрузки заказ автоматически получает состояние Закрыт.

С контролем закрытия заказов. Если контроль закрытия включен, автоматическое закрытие не выполняется. Пользователь вручную запускает рабочее место Закрытие заказов, в котором выбираются заказы, подлежащие завершению. Открывается помощник закрытия заказов, где система может предложить:

отменить неисполненные строки;

указать причины отмены;

завершить обработку заказа.

✦ Использование контроля закрытия позволяет явно зафиксировать, что работа по заказу завершена, даже если часть его строк была отменена или не исполнена.

Состояние обеспечения заказов

◆Состояние обеспечения заказов — рабочее место, предназначенное для анализа и управления обеспечением заказов на отгрузку. Позволяет определить, какие заказы полностью обеспечены товарами, какие требуют закупки, производства, перемещения или резервирования, а также выполнить необходимые действия по обеспечению. В рабочем месте могут отображаться:

заказы клиентов;

заказы на перемещение;

этапы производства;

другие заказы на отгрузку.

Для каждого заказа отображается информация о:

степени обеспечения;

наличии свободного остатка;

резервировании;

ожидаемых поступлениях;

потребности в обеспечении;

сроках исполнения.

Из рабочего места можно выполнять следующие действия:

резервировать свободный остаток;

резервировать товары по мере поступления;

формировать потребность в закупке;

формировать потребность в производстве;

формировать потребность в перемещении;

изменять способ обеспечения отдельных строк заказа;

контролировать выполнение обеспечения.

Поскольку в рабочем месте одновременно могут отображаться различные виды заказов, рекомендуется использовать отборы:

по типу заказа;

по клиенту;

по складу;

по состоянию обеспечения;

по сроку исполнения.

✦ Рабочее место «Состояние обеспечения заказов» является одним из основных инструментов менеджера по продажам. Оно позволяет не только контролировать готовность заказов к отгрузке, но и оперативно принимать решения о способах их обеспечения, не открывая каждый заказ отдельно.

Счета на оплату

◆Счет на оплату — объект 1С:ERP, предназначенный для выставления клиенту требования на оплату товаров, работ, услуг или обязательств по заказу. В зависимости от настроек системы счет может использоваться как печатная форма документа продажи или как самостоятельный документ.

◆Упрощенный вариант счета — вариант, при котором отдельный документ Счет на оплату в системе не создается. Счет формируется как печатная форма:

заказа клиента;

документа реализации;

другого документа продажи.

Счет в этом варианте печатается непосредственно из:

заказа клиента;

документа реализации.

При этом счет формируется:

на полную сумму документа;

с детализацией до номенклатурных позиций;

с перечислением предусмотренных этапов оплаты.

Отдельный документ счета в информационной базе не создается, поэтому история выставленных счетов системой не ведется.

◆Счет как отдельный документ — отдельный самостоятельный документ системы, создаваемый на основании заказа клиента или документа реализации. Использование отдельного документа включается функциональной опцией в настройках системы. Он позволяет:

создавать отдельные счета по этапам оплаты;

учитывать аннулированные счета;

повторно выставлять счета;

позволяет просматривать историю счетов.

Если счет оформлен как отдельный документ по этапу оплаты, в печатной форме может указываться не полный перечень товаров, а конкретное назначение платежа. Например: «Оплата по заказу клиента №…» Таким образом, счет относится к обязательству по заказу, а не обязательно к конкретным строкам номенклатуры.

◆Аннулированный счет — счет, который признается недействительным для оплаты. Аннулирование позволяет сохранить историю выставленных счетов и при необходимости сформировать новый счет на тот же этап оплаты. Счет можно аннулировать, например, если: