Обследование предприятий перед внедрением 1С:ERP и 1С:ERP УХ

Документы продажи

◆Документ продажи — документ, фиксирующий факт реализации товаров, продукции, работ или услуг клиенту. Тип документа продажи определяется настройками вида номенклатуры. Основным документом продажи в 1С:ERP является Реализация товаров и услуг.

◆Реализация товаров и услуг — основной документ продажи, отражающий передачу товаров, выполнение работ или оказание услуг клиенту. Документ используется для:

отражения реализации;

регистрации выручки;

оформления взаиморасчетов с клиентом;

регистрации счета-фактуры (при необходимости);

оформления перехода права собственности в соответствии с принятой схемой учета.

◆Распоряжение на отгрузку — документ, являющийся основанием для оформления реализации. В качестве распоряжения может использоваться, например, Заказ клиента.

Перед оформлением реализации товары должны быть переведены в состояние Отгрузить. После этого распоряжение становится доступным в рабочем месте Накладные к оформлению.

◆Отгрузка — операция физической передачи товаров клиенту. В зависимости от используемой схемы документооборота отгрузка может совпадать с оформлением реализации либо выполняться отдельно.

✦ При использовании неордерной схемы оформление реализации и отгрузка обычно выполняются одновременно. При ордерной схеме сначала оформляется складская отгрузка, а затем документ реализации. Подробно ордерная схема рассмотрена в главе «Склад и доставка».

◆Частичная реализация — оформление реализации только части товаров, указанных в заказе клиента. Используется, если заказ отгружается несколькими партиями.

◆Реализация сверх заказа — оформление реализации товаров, отсутствующих в заказе клиента. Для таких строк пользователь может дополнительно указать условия оплаты непосредственно в документе реализации.

Этапы оплаты автоматически наследуются документом реализации из Заказа клиента. Если реализация оформляется сверх заказа, условия оплаты для дополнительных строк могут быть заданы непосредственно в документе реализации.

◆Накладные к оформлению — рабочее место, предназначенное для создания документов Реализация товаров и услуг на основании распоряжений на отгрузку. Позволяет:

анализировать распоряжения на отгрузку;

оформлять реализации по заказам клиентов;

создавать накладные;

контролировать готовность заказов к отгрузке;

оформлять реализацию по фактической отгрузке при использовании ордерной схемы.

✦ Рабочее место Накладные к оформлению позволяет одновременно работать с большим количеством распоряжений на отгрузку и значительно ускоряет оформление реализации по сравнению с созданием документов непосредственно из каждого заказа клиента.

Возврат товаров от клиента

◆Возврат товаров от клиента — операция по приему организацией ранее реализованных товаров от покупателя. Для регистрации фактического возврата используется одноименный документ. Доступен без включения дополнительных функциональных опций.

◆Способ компенсации — правило урегулирования обязательств перед клиентом после возврата товара. Возможны варианты:

вернуть денежные средства;

оставить сумму в качестве аванса;

заменить товары.

◆Возвращаемые товары — товары, подлежащие возврату либо уже возвращенные клиентом. Для них указываются:

номенклатура;

количество;

стоимость;

плановая дата поступления;

склад возврата.

◆Заменяющие товары — товары, которые предприятие предоставляет клиенту вместо возвращаемых. Для них указываются:

номенклатура;

количество;

стоимость;

плановая дата отгрузки;

действие по обеспечению и отгрузке.

◆Оформление фактического возврата — регистрация уже состоявшегося возврата товаров. Для этого создается документ Возврат товаров от клиента. Документ может быть оформлен:

из списка документов продажи;

на основании документа Реализация товаров и услуг;

по распоряжению, сформированному заявкой на возврат.

Оформление документа Возврат товаров от клиента на основании документов реализации позволяет автоматически:

перенести данные о клиенте;

перенести состав товаров;

использовать исходные цены;

уменьшить риск ошибок при ручном заполнении.

Предварительное планирование и согласование возврата осуществляется с помощью Заявки на возврат товаров от клиента.

◆Заявка на возврат товаров от клиента — документ операционного планирования возврата. Использование заявок включается отдельной функциональной опцией. Используется, если возврат необходимо:

предварительно зарегистрировать;

согласовать;

запланировать по срокам;

связать с возвратом денежных средств;

связать с заменой товара.

Заявка может быть создана:

из списка документов продажи;

на основании документа реализации.

В заявке указываются:

контрагент;

склад возврата;

способ компенсации;

возвращаемые товары;

плановая дата поступления;

при необходимости — заменяющие товары;

этапы оплаты.

В заявке выбирается способ компенсации:

Вернуть денежные средства. Последующие денежные операции оформляются в соответствующих подсистемах взаиморасчетов и казначейства.

Зачет суммы в качестве аванса. Сохранение суммы возврата на расчетах с клиентом без фактической выплаты денежных средств. Средства могут быть использованы клиентом для последующих покупок.

Замена товаров. Организация возврата исходного товара и последующей передачи клиенту другого товара. При выборе способа компенсации Заменить товары в заявке появляется отдельная закладка Заменяющие товары. На ней указываются:

товар для замены;

количество;

стоимость;

плановая дата отгрузки.

В заявке на возврат могут быть указаны этапы возврата денежных средств. Статус заявки определяет текущий этап обработки возврата:

На согласовании. Заявка в процессе подготовки и согласования

К возврату. Заявка становится распоряжением на оформление фактического возврата товаров от клиента. На ее основании может быть создан документ Возврат товаров от клиента.

К выполнению. Используется, если заявка предполагает не только прием возврата, но и выполнение дополнительных обязательств перед клиентом. Если заполнены заменяющие товары, заявка становится распоряжением:

на оформление фактического возврата;

на оформление реализации заменяющих товаров.

Выполнена. Заявка полностью выполнена.

Отклонена. Заявка отклонена.

Для формирования отгрузки у заменяющих товаров должно быть установлено действие Отгрузить.

✦ Если предприятие не использует согласование возвратов, достаточно оформлять сразу документ Возврат товаров от клиента. Использование Заявок на возврат оправдано тогда, когда необходимо заранее согласовать возврат, заменить товар или спланировать расчеты с покупателем.

Многооборотная тара

◆Многооборотная тара — тара, которая передается клиенту вместе с товаром и впоследствии должна быть либо возвращена предприятию, либо выкуплена клиентом. В 1С:ERP многооборотная тара регистрируется как отдельная номенклатурная позиция. Для нее обычно создается отдельный вид номенклатуры с типом Тара.

Передача многооборотной тары может оформляться одновременно с продажей товаров. Правила работы с тарой могут определяться:

в Соглашении с клиентом;

в Заказе клиента.

Если условия заданы в Соглашении, они автоматически используются в документах продажи. При необходимости они могут быть изменены непосредственно в Заказе клиента.

◆Возврат многооборотной тары — операция, отражающая фактическое поступление ранее переданной тары от клиента. После оформления возврата обязательства клиента по возврату соответствующего количества тары считаются исполненными. Возврат оформляется документом Возврат товаров от клиента, в котором указываются возвращаемые позиции многооборотной тары.

◆Выкуп многооборотной тары — операция, при которой клиент не возвращает ранее полученную тару, а приобретает ее в собственность. В этом случае оформляется продажа тары и прекращается обязанность клиента по ее возврату. Выкуп оформляется документом Реализация товаров и услуг, после чего обязательство клиента по возврату тары прекращается.

Централизованное оформление операций по переданной клиентам таре ведется в рабочем месте Возврат и выкуп тары, расположенном в подсистеме Продажи.

Корректировка реализации

◆Корректировка реализации — документ, предназначенный для изменения ранее зарегистрированных данных документа Реализация товаров и услуг без изменения самого документа реализации. Используется, когда необходимо изменить уже отраженную хозяйственную операцию. Документ может использоваться:

для исправления ошибок;

для отражения согласованных с клиентом изменений;

для корректировки количества реализованных товаров;

для корректировки стоимости реализации;

для изменения суммы взаиморасчетов с клиентом.

⚠ Если документ Реализация товаров и услуг уже участвовал в расчетах, период закрыт или на его основании оформлены другие документы (счет-фактура), изменять сам документ реализации не рекомендуется.

В таких случаях используется документ Корректировка реализации, который регистрирует изменение отдельной хозяйственной операцией и сохраняет историю первоначальной реализации.

Акт о расхождениях после реализации

◆Акт о расхождениях после реализации — документ, предназначенный для регистрации и урегулирования расхождений между количеством товаров, указанным в документе реализации, и количеством, фактически принятым клиентом. Документ позволяет зафиксировать результат приемки и определить, какими последующими операциями должно быть отражено расхождение.

Использование актов о расхождениях является функциональной опцией. После ее включения акт может быть оформлен на основании документа Реализация товаров и услуг. При использовании режима самообслуживания клиент также может участвовать в регистрации выявленных расхождений. Возможность клиентов оформлять расхождения входит в состав функций самообслуживания 1С:ERP.

В акте указываются:

количество товара по документу реализации;

количество, фактически принятое клиентом;

величина выявленного расхождения;

способ его урегулирования.

◆Недопоставка — расхождение, при котором клиент фактически принял меньше товара, чем указано в документе реализации.

◆Излишек при отгрузке — расхождение, при котором клиент фактически принял больше товара, чем указано в документе реализации.

Урегулирование недопоставки

В зависимости от принятого решения недопоставка может быть отражена одним или несколькими способами:

уменьшить количество и стоимость первоначальной реализации;

допоставить недостающее количество клиенту;

одновременно уменьшить первоначальную реализацию и оформить новую реализацию на допоставку;

не изменять реализацию, а учесть недостачу при последующей инвентаризации;

переоформить накладную и при необходимости скорректировать Заказ клиента.

Официальные примеры 1С предусматривают, в частности, уменьшение реализации, допоставку, учет недостачи при инвентаризации и переоформление накладной.

Урегулирование излишка

Излишне переданный товар может быть:

дополнительно реализован клиенту;

возвращен клиентом без изменения первоначальной реализации;

отражен увеличением реализации;

учтен как расхождение, подлежащее проверке при инвентаризации.

Выбор варианта зависит от того, признают ли стороны дополнительную поставку и согласен ли клиент принять и оплатить излишек. В документации 1С отдельно предусмотрены сценарии увеличения реализации и возврата излишка без оформления дополнительной продажи.

◆Отработка акта о расхождениях — оформление документов и операций, необходимых для приведения данных реализации, складского учета и взаиморасчетов в соответствие с согласованным результатом приемки. В зависимости от выбранного варианта могут потребоваться:

Корректировка реализации;

дополнительная Реализация товаров и услуг;

корректировка Заказа клиента;

возврат излишне переданного товара;

отражение недостачи или излишка при инвентаризации.

Корректировка реализации может оформляться как исправление ошибки либо как согласованное сторонами изменение условий продажи. 1С поддерживает оба варианта и соответствующие исправительные или корректировочные документы по НДС.

✦ Акт о расхождениях не исправляет реализацию сам по себе. Он формализует заявление клиента, принятое предприятием решение и выбранный способ урегулирования. Фактическое изменение учета выполняется документами, оформленными при отработке акта.

⚠ Если расхождение уже согласовано и отдельный процесс его регистрации и рассмотрения не требуется, можно оформить Корректировку реализации непосредственно на основании документа продажи без предварительного создания акта.

CRM-взаимодействия

◆ CRM-взаимодействия — встроенный механизм 1С:ERP, предназначенный для регистрации истории общения с клиентами, планирования контактов и контроля исполнения договоренностей. Позволяет:

регистрировать телефонные звонки;

фиксировать встречи;

хранить историю переписки;

планировать взаимодействия;

связывать коммуникации со сделками, претензиями и другими объектами системы.

✦ Встроенный механизм CRM предназначен прежде всего для сопровождения процессов продаж. Если предприятию требуется полноценная CRM-система с развитым управлением сделками, воронками продаж, маркетингом, бизнес-процессами и аналитикой, фирма 1С рекомендует использовать специализированный продукт «1С:CRM. Модуль для 1С:ERP»

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.