Практические советы и рекомендации закупщикам. Сборник серии публикаций «От азов до совершенства»

подразделения закупок

Подводя итоги своих исследований и наблюдений, A.T. Kearney рекомендует компаниям, нацеленным на достижение высоких экономических результатов, постоянно искать новые пути снижения затрат, используя комплексные рычаги, которые требуют значительного уровня зрелости функции закупок. Компания A.T. Kearney советует руководителям подразделений закупок сфокусироваться на трех основных областях:

• выбор стратегических партнеров среди поставщиков;

• внедрение широкого набора инструментов управления рисками;

• развитие специализированных компетенций персонала.

В настоящее время значимость функции закупок в области сокращения затрат и повышения конкурентоспособности компании возрастает, руководители закупочных подразделений получили право и возможность обсуждать вопросы стратегического снабжения напрямую с генеральными директорами. Вместе с этим растут и встречные требования к функции закупок и квалификации персонала.

Резюме

Компания A.T. Kearney предлагает достаточно целостную модель оценки зрелости функции. Несомненными плюсами являются соответствие стратегии закупок общей стратегии компании, организационная составляющая, упоминание о процессах. Но, на наш взгляд, не хватает нескольких связующих которые объединяют все восемь направлений: процессная интеграция, полнота описания процессной модели, охват автоматизацией всех процессов, автоматизация отчетности и сбора КПЭ, полнота охвата показателями всех ключевых процессов.

2.2.2. Модель зрелости закупочной

функции консалтинговой компании KPMG

Компания KPMG разработала собственную методологию по диагностике и трансформации системы закупок. За основу данной методологии взята модель уровней зрелости закупок, базирующаяся на модели, разработанной немецким специалистом по закупкам Арьяном ван Вилли. В модели использованы опыт и реальные факты трансформации функции закупок в странах Европы и США в течение длительного периода. Специалистам KPMG понадобились время и дополнительные исследования, чтобы адаптировать западную модель к российской действительности, отражая существующие организационные процессы закупок, определить стратегические направления развития функции, сформировать мероприятия и реестр приоритетных инициатив, направленных на повышение эффективности закупок.

Грамотное планирование объемов закупок и запасов МТР непосредственно оказывает влияние на стратегию, цели, задачи и результаты их достижения. Система закупок является составной частью общей стратегии компании, которая не только решает функциональные задачи операционного обеспечения потребности, но и открывает новые возможности и конкурентные преимущества.

Рисунок 6. Структура функции закупок по KPMG

Таблица 6. Уровни зрелости закупок по KPMG

Приоритетными задачами являются слияние закупок с общей стратегией компании, формирование конкурентного преимущества. В основе главной задачи лежат взаимоотношения с надежными поставщиками (стратегическое партнерство) и контроль взаимосвязей с ними, повышение эффективности системы закупок с их непосредственным участием.

Представленная модель включает шесть уровней зрелости, от первого, операционного, до шестого, характеризующегося интеграцией цепочки создания ценности для конечного потребителя. Эта цель является стратегическим приоритетом компании. На шестом уровне отмечается взаимозависимость/синергия контрагентов в цепочке поставок.

На промежуточных уровнях зрелости можно сделать аналитический срез о текущем статусе прогресса в сферах закупок, формирования планов совершенствования бизнес-процессов, создания стратегических направлений развития закупочной деятельности, укрепления договорных отношений, координации и интеграции, что будет способствовать повышению конкурентной способности компании.

Данная стратегия включает в себя совокупность стратегических целей и задач, которые способствуют оценке качественных, количественных, ценовых, территориальных и экономических аспектов системы закупок. Общая стратегия закупок устанавливает принципы самого процесса управления закупочной деятельностью:

• отношения и взаимодействия с другими подразделениями организации;

• отношения с поставщиками;

• требования конечного потребителя;

• планирование;

• создание оптимальных эффективных закупочных процессных методов и схем.

Резюме

Плюсом модели KPMG является детализация процессной цепочки в третьем разделе (рис. 6.), фактически даются укрупненно процессы, на которые следует обратить внимание. Заслуживает внимания то, что отмечено управление рисками. Положительным моментом являются разделы «Внутренняя интеграция» и «Внешняя интеграция» в уровнях зрелости.

В настоящее время в большинстве российских компаний приоритетным направлением при выборе поставщика является именно цена, перспективы долгосрочных взаимоотношений рассматриваются не в полной мере. Актуальной тенденцией является и централизация закупочной системы, в то время как лучшие мировые практики рекомендуют постепенно переходить к децентрализованной модели. Мы придерживаемся мнения, что необходимо переходить к распределенной модели, оставляя фронт-офису закупок роль центральной функции как отвечающему за стандартизацию процессов на всех уровнях, оставаясь инициатором и лидером стратегической программы развития функции закупок (охватывая операционную и проектную деятельность). В его задачи должны входить разработка категорийной и закупочной стратегий, формирование многоуровневой организационно-функциональной структуры подразделения закупок, разработка функциональной модели, стандартизация процессов и процедур, методическая поддержка и обучение, непосредственное участие в переговорах по высокобюджетным и критическим проектам для компании, участие в заседаниях тендерных и инвестиционных комитетов, разработка форм мониторинга, отчетности и методики оценки эффективности, автоматизация всего жизненного цикла закупок, формирование кадрового резерва. К задачам бэк-офисов относятся участие в формировании закупочного бюджета, выполнение протокольных решений ТК и ИК, контрактация и исполнение контрактов, управление запасами, управление поставщиками, формированием кросс-функциональных групп и взаимодействием с ними, поиск альтернативных поставщиков оборудования и материалов, создание региональных закупочных кластеров, инициация типовых проектных решений по компоновке оборудования и материалов (каталог типовых решений и материалов) и пр.

В современных условиях создание стратегии и стратегических принципов управления закупками, функциональных моделей являются значимой областью развития самих компаний, а также переходом от стратегии к управлению бизнес-процессами.

2.3. Государственные, корпоративные и коммерческие закупки

Необходимо отметить, что в России действуют 44-ФЗ и 223-ФЗ, регулирующие процедуру государственных закупок, где электронные торги стали обязательным элементом, а с 2014 года введена в действие контрактная система, предусматривающая антикоррупционные меры и способы защиты от недобросовестной конкуренции.

Кроме госзакупок, существуют и другие виды закупок, на которых мы остановимся.

Закупки условно можно разделить на государственные, корпоративные и коммерческие. Мы рассмотрим все три типа, но в дальнейшем особое внимание уделим коммерческим закупкам как наиболее профильным в нашей области исследования. Мы также рассмотрим основные отличия между ними.

Существует большое количество пособий и публикаций разного уровня: от профессиональных, которые регулярно обновляются и дополняются, до рекомендаций сомнительного содержания, как «обойти» регламенты и положения федеральных законов на поставку продукции и оказание услуг. Появилась масса терминов и определений, которые у непосвященных в эту тематику сотрудников вызывают недопонимание и путаницу. Мы постараемся объяснить Вам базовые понятия, которые помогут разобраться, особенно тем закупщикам, которые работают в крупных негосударственных промышленных компаниях и хотят понять отличия и специфику.

Госзакупки, коммерческие и корпоративные закупки. В чем их отличия – давайте разберемся.

Госзакупки – это конкурентная форма размещения заказов на поставку товаров, работ и услуг для государственных или муниципальных нужд, по заранее документально сформированным требованиям и условиям, в указанные сроки, на принципах конкурентности, прозрачности, эффективности и по наименьшей стоимости.

Поставщик определяется исходя из принципов конкурентности и прозрачности, что минимизирует возникновение коррупционного фактора при проведении госзакупок. Победителем становится поставщик, который удовлетворяет все требования заказчика и предлагает наиболее выгодные условия.

Главные отличия госзакупок, корпоративных и коммерческих закупок:

1) Чем регулируется

В России нормативно-правовым актом, регламентирующим процедуры госзакупок, является Федеральный закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральный закон №223-ФЗ (корпоративные закупки) «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Коммерческие закупки регулируются Гражданским кодексом РФ.

2) Кто заказчики

ФЗ №44 применяется в случаях, когда заказчиками являются муниципальные или государственные учреждения, а также унитарные предприятия, а ФЗ №223 используется, если в роли заказчиков выступают компании, доля государства в уставном капитале которых не менее 50%, компании – субъекты естественных монополий (например, РЖД), компании, деятельность которых является регулируемой (например, электроснабжение), а также унитарные предприятия, признанные особо значимыми на государственном уровне. Коммерческие закупки организовывают самостоятельно частные компании по мере необходимости.

3) Кто участники

Госзакупки и корпоративные закупки привлекают любых участников (юридическое или физическое лицо, ИП), коммерческие закупки самостоятельно формируют перечень участников по собственным процедурам предквалификации и допуску к участию.

4) За счет каких средств происходит финансирование

Госзакупки по ФЗ №44 финансируются из федерального бюджета или за счет субъектов РФ, коммерческие закупки финансируются за счет собственных средств компании или средств юридических лиц, корпоративные по ФЗ №223 – за счет субсидий и грантов (бюджета РФ или международных компаний), физических лиц на безвозмездной основе, средств от исполнения контрактов от предприятий по договорам с бюджетной организацией, иного дохода от коммерческой деятельности, не связанной с программами обязательного медицинского страхования. Коммерческие закупки финансируются за счет собственных или привлеченных средств физических и юридических лиц.

5) Каким способом определяется поставщик

Способ выбора поставщика в госзакупках и корпоративных закупках регламентируется ФЗ №44 и ФЗ №223 соответственно, коммерческие закупки руководствуются при выборе поставщика целями и потребностями проводимых закупок по собственным процедурам.

6) Каким образом отчитываются о результатах проведенных закупок

Отличием коммерческих закупок от государственных и корпоративных является отсутствие прямого контроля государственных органов над их проведением и обязательством отчетности по результатам проведенных закупок.

7) Где размещается информация о закупке

Госзакупки и корпоративные закупки размещают информацию о закупке в ЕИС (Единой информационной системе), дополнительно в СМИ и на другом сайте, коммерческие закупки размещают информацию на собственном сайте или в любых СМИ.