Транспортная логистика. Правила профессионалов

8. Наименование порта выгрузки.

9. Порт, где оплачивается фрахт. Перевозка может быть оплачена как в порту отправления, так и в порту назначения.

10. Коносаменты издаются несколькими экземплярами, в зависимости от требований грузополучателя. Например, при отправке груза из Китая на Украину для проведения таможенных процедур грузополучателю требуется три оригинала коносамента и три его копии.

11. Дата, имя и подпись экспедитора или подпись лица, уполномоченного подписать от его имени.

12. Условие перевозки.

Коносамент может быть трех видов:

1. Ордерный – коносамент, в котором грузовладелец может быть назначен приказом грузоотправителя или грузополучателя, о чем делается соответствующая запись на бланке коносамента.

2. Коносамент на предъявителя – любое лицо, предъявившее данный коносамент в порту выгрузки может получить этот груз.

3. Именной – по этому коносаменту груз в порту назначения может получить компания, указанная в самом коносаменте или уполномоченный ее экспедитор, который должен предъявить вместе с коносаментом соответствующим образом оформленную доверенность.

1.3. Внутренние документы компании, регламентирующие работу отдела логистики

1. Утвержденная структура отдела логистики. Пример структуры отдела логистики приведен на рисунке ниже.

2. Список утвержденных и согласованных должностных инструкций на каждую должность

– директор по логистике;

– заведующий складом сырья;

– заведующий складом готовой продукции;

– менеджер по транспортной логистике;

– начальник отдела снабжения;

– таможенный декларант;

– грузчик;

– водитель грузового транспорта;

– начальник отдела снабжения;

– менеджер по снабжению.

3. Согласованное с другими подразделениями и собственниками компании положение об отделе логистики;

4. Инструкции по технике безопасности для заведующих складом, грузчиков и водителей автомобилей;

5. Утвержденные и согласованные регламенты:

– регламент доставки готовой продукции клиентам компании;

– регламент учета продукции на складе готовой продукции;

– регламент учета на складе сырья;

– регламент таможенного оформления продукции компании при экспортных поставках;

– регламент закупки сырья для производственных нужд компании.

6. Утвержденная мотивация для всех должностей отдела логистики

Важно: образцы всех вышеперечисленных документов есть в свободном доступе в интернете, но их нужно вдумчиво доработать под специфику работы своей компании. Обязательно с этими документами необходимо ознакомить исполнителей под подпись. Периодически, раз в квартал или раз в полгода эти документы необходимо актуализировать под изменившиеся нужды компании. На современных предприятия эти документы хранятся в электронном формате, и каждый новый сотрудник получает к ним доступ, согласно списка документов, утвержденных для его должности.

1.4. Функции транспортной логистики

1. Выбор типа транспорта. Морской контейнер из порта на расстояние семьсот километров можно доставить автомобильным транспортом за сутки или на железнодорожной платформе за пять – семь дней. Двадцать тонн груза из Англии в Украину автомобильным транспортом можно доставить за пять дней, а морским контейнером за тридцать. Менеджеры по транспортной логистике постоянно просчитывают варианты доставки грузов, учитывая два важных фактора: стоимость доставки и сроки, в которые нужно доставить груз. Если срочности в доставке нет, то выбирается более дешевый вариант перевозки.

2. Выбор перевозчика. Очень важная функция, так как выбор перевозчика влияет на качество доставки товаров клиентам, а от этого зависит дальнейшее сотрудничество с ними. Перевозчик часто выступает представителем компании поставщика, поэтому выбор перевозчика как постоянного партнера, чрезвычайно важен. Кроме того перевозчику для доставки покупателю передается товар на большие суммы. А в настоящее время участились случаи мошенничества и кражи грузов. Для определения оптимальной цены на перевозку выбор перевозчика может происходить путем тендерных торгов. Необходимо постоянно вести селекцию транспортных компаний, отбирать лучших и отказываться от работы с теми, кто не соблюдает взятые на себя обязательства.

3. Выбор схемы поставки (прямая схема или через транзитные склады). Небольшие партии грузов от поставщиков можно собирать сборной машиной и доставлять к себе на склады, а можно организовать транзитный склад, куда поставщики будут свозить свои грузы и по мере накопления товара по весу и объему на 20-тонный грузовик, ставить такую машину для доставки товара с транзитного склада. Также при доставке товара с Харькова на Киев двадцати клиентам, можно выбрать два варианта доставки. В первом варианте 20-тонный грузовик развозит товар по Киеву, что может занять до пяти дней, а во втором варианте можно груз из 20-тонного автомобиля перегрузить на складе кросс-докинга на три – четыре автомобиля меньшей грузоподъемности и доставить товар всем клиентам за четыре часа.

4. Доставка товара в нужное время. В настоящее время развивается доставка JIT (just in time – точно в срок), когда товар доставляется клиенту в точно согласованные сроки, вплоть до минуты. Сейчас многие торговые компании работают над оптимизацией складских запасов, чтобы снизить «заморожены» в складских остатках денежные ресурсы. Поэтому соблюдение сроков поставок становиться жизненно важным фактором для бизнеса. С поставщиком, которые не соблюдает сроки поставок, просто перестают работать.

5. Заключить договор и заявку на перевозку.

При организации доставки необходимо правильно подписать договор и заявку на перевозку. В этих документах необходимо прописать важные положения, такие как: гарантия за сохранность груза, штрафные санкции за опоздание на погрузку на склад или на выгрузку к клиенту, пеню за несвоевременную оплату и та далее. Оформление договора и заявки на перевозку чрезвычайно важный этап, так как при возникновении спорных моментов между заказчиком и перевозчиком, когда стороны не находят взаимовыгодное решение путем переговоров, в суде, в первую очередь, потребуют подписанные договор и заявку на перевозку.

6. Оформление комплекта документов на перевозку:

– ТТН (СМР, коносамент);

– упаковочный лист;

– комплект сертификатов;

– счет;

– акты выполненных работ.

7. Учет продукции на транзитном складе. Контролировать поступление товара на транзитный склад нужно по двум информационным каналам. Получение информации от поставщика: какой товар, и в каком объеме он отправил на транзитный склад, и получать информацию со склада, что и в каком объеме они приняли.

8. Организация движения грузопотока и взаимодействия между участниками цепи поставки. Менеджеры по транспортной логистике выбирают условие поставки, согласно ИНКОТРМС 2010, и контролируют движение груза на всем пути следования от грузоотправителя до грузополучателя. Например, при организации поставки товара морским контейнером из Китая на Украину на условиях FOB, менеджер по транспортной логистике контролирует следующие этапы:

– доставка контейнера в порт;

– погрузка контейнера на судно;

– морская перевозка – соблюдение сроков поставки;