Транспортная логистика. Правила профессионалов

– получение от отправителя полного комплекта документов: три экземпляра коносамента, три копии коносамента, по три экземпляра инвойса и упаковочных листов, сертификат происхождения;

– выбор экспедиционной компании, которая оформит контейнер в порту. Передать ей комплект документов и доверенность на получение груза;

– организовать доставку контейнера с порта морским или железнодорожным транспортом;

– организовать выгрузку контейнера и приемку товара по количеству и качеству.

9. Контроль движения товаров в пути. На всех этапах перевозки информировать участников о движении транспортных средств. А заказчика груза о соблюдении сроков перевозки.

10. Учет расчетов за доставку товара, работа с претензиями. После доставки груза менеджер по транспортной логистике должен проконтролировать получение от перевозчика: счета, актов выполненных работ и товарно-транспортных накладных с подписью и печатью грузополучателя о принятом грузе. Проверить правильно ли оформлены эти документы и передать их в бухгалтерию для оплаты перевозчику за выполненную работу.

Если часть груза повредилась в пути и транспортная компания отказывается возместить ущерб, то менеджер по транспортной логистике собирает следующий комплект документов:

– договор и заявку на перевозку;

– товарно-транспортную накладную с подписью водителя о получении груза;

– акт о повреждении груза.

Затем он передает эти документы в юридический отдел своей компании для оформления претензии к перевозчику.

11. Анализ плана/факта доставки грузов. Необходимо вести учет отклонений от запланированного времени доставки и выявлять причины этих отклонений. Устранение причин нарушения сроков доставки позволит повысить качество доставки товаров грузополучателям.

12. Определение наиболее рационального маршрута перевозки. Для решения этого вопроса менеджеры по транспортной логистике в своей работе применяют различные программные продукты: карты Googl, ТМ-карту, системы TMS. Но бывают случаи, когда надо оперативно перестроиться. Например, как-то в Одесском порту таможня стала задерживать оформление контейнеров на тридцать дней и более. Это было связано с переделом рынка перевозок морских контейнеров. При доставках грузов из Китая в Харьков Одесский порт является наиболее оптимальным для получения контейнеров на этом маршруте. Но задержка контейнеров в порту и увеличение сроков доставки почти в два раза были неприемлемы для компании грузополучателя. Тогда менеджеры по транспортной логистике разработали следующий маршруты: контейнера приходили в Румынский порт Констанца (Port of Constanta), там груз из контейнера перегружался в обычный автомобиль и доставлялся на Украину.

1.5. Процессная модель управления в транспортной логистике

Процессная модель управления – это модель, при которой управление компанией осуществляется процессами. Как обычно, в компании существует вертикальная структура подчиненности, но основное управление осуществляется процессами.

Бизнес-процесс – это совокупность мероприятий и работ, направленных на создание качественного продукта для внешнего или внутреннего заказчика. Бизнес-процесс имеет входы и выходы, необходимые ресурсы, исполнителей и ответственного за результаты бизнес-процесса. Бизнес-процесс описывается регламентами и имеет графическое отображение в виде алгоритма.

Как пример, в отделе логистики могут быть следующие бизнес-процессы:

Закупка сырья;

Доставка готовой продукции клиенту;

Отгрузка товара на экспорт;

Прием сырья на склады компании.

Бизнес – процесс может состоять из подпроцессов или процедур. Например: бизнес-процесс доставка готовой продукции клиенту может состоять из процедуры поиска необходимого транспорта и процедуры загрузки товара в автомобиль перевозчика. А бизнес-процесс закупка сырья может состоять из процедуры определения необходимого сырья, на основе планов производства и анализа складских остатков, и на процедуре проведения тендерных торгов для выбора поставщика. Пример бизнес-процесс приведен ниже.

Регламент процесса доставки товара клиентам по территории Украины

Участники процесса:

Менеджер по транспортной логистике – сотрудник отдела логистики, ответственный за качественную и своевременную доставку товара клиентам компании.

Территориальный менеджер – сотрудник компании, который отвечает за один из нескольких регионов, включающий несколько городов, где осуществляются продажи компании.

Заведующий складом – сотрудник компании, который отвечает за сохранное, безопасное и рациональное размещение готовой продукции на складе компании.

Менеджер по сбыту – сотрудник компании, который отвечает за прием заявок от территориальных менеджеров, отслеживание наличия складских остатков, формирование документа «Заказ покупателя» в учетной базе 1С.

Основные термины и понятия:

«Заказ покупателя» – документ в программе 1С, в котором сформирован заказ клиента. Этот документ формирует менеджер по сбыту на основе заявок территориальных менеджеров.

Заявка внешняя – заявка менеджера по логистике транспортным, экспедиторским или транспортно-экспедиторским компаниям на постановку транспорта для доставки товара клиенту.

Перевозчик – транспортная, экспедиторская или транспортно-экспедиторская компания.

Транспортная компания – компания, у которой имеется свой транспорт для перевозок грузов в междугороднем сообщении.

Экспедиторская компания – компания, не имеющая своего транспорта для перевозок грузов по Украине, и которая работает с привлечением автотранспорта транспортных компаний.

Транспортно-экспедиторская компания – компания, которая имеет свой транспорт для перевозок грузов по Украине и также оказывает экспедиторские услуги.

1С – оперативная база, в которой ведется учет заказов покупателе, рейсов транспортных средств и взаиморасчетов с перевозчиками.

ТТН – товарно-транспортная накладная.

ОЛ – отдел логистики компании.

ТС – транспортное средство.

Требования к результату:

Своевременная, качественная доставка товара клиенту с наименьшими транспортными издержками.

Требования к процессу:

Исполнители не имеют права приступать к выполнению работ без ознакомления и соблюдения регламента. В своей работе исполнители должны строго соблюдать регламент процесса доставки товара клиентам по территории Украины.

Перечень и последовательность действий:

1) Получение заявок от клиентов

Территориальные менеджеры получают заказы от клиентов, и отправляют заявки менеджеру по сбыту по электронной почте. Заказ поступает в обработку при отсутствии просроченной дебиторской задолженности. Время подачи заказа до 16—00 при отгрузке на следующий день, после 16—00 при отгрузке через день. В бланке заказа прописывается контрагент, дата заказа и дата погрузки – выгрузки, в примечаниях все пожелания: акция, презентация, способ оплаты.

При поставке товара на условиях самовывоза, время прибытия машины на загрузку согласовывается с менеджером по логистике до 16—00 при отгрузке на следующий день или автомобиль грузится в ближайшее «окно» графика погрузки. Для этого менеджер по продажам отправляет на вайбер или электронную почту, следующую информацию:

– название клиента;

– марку и номер машины;

– ФИО водителя;