Функциональная система процессов планирования и организации выполнения проектных работ

Раздел 3 План проектных работ. График выпуска проектной документации

3.1 План проектных работ

После передачи «Общего задания» в отделы/группы ГИП приступает к формированию плана проектных работ (см. Приложение №3), с учётом срока выполнения работ по Договору, а также с учётом уже существующей загрузки отделов проектами по ранее заключённым договорам.

Подготовка Плана работ на период разработки проектной документации, осуществляется Главным инженером проекта при непосредственном участии руководителей структурных подразделений департамента проектирования Компании.

План проектных работ согласовывается ГИПом и утверждается Заместителем Генерального директора по проектированию/Главным инженером/Техническим директором.

Срок выдачи Плана в отделы – в соответствии с Графиком проектирования.

3.2 График выпуска проектной документации

На базе согласованного ГИПом и утверждённого Заместителем генерального директора по проектированию/Главным инженером/Техническим директором, плана работ на стадии «Проектная документация» (см. Приложение №3) ГИП приступает к разработке Графика выпуска проектной документации (см. Приложение №4), который утверждается Заместителем генерального директора по проектированию/Главным инженером/Техническим директором.

Для выполнения работ на стадии «Рабочая документация» разрабатывается График выпуска рабочей документации (см. Приложение №5), который также согласовывается ГИПом и утверждается Заместителем генерального директора по проектированию/Главным инженером/Техническим директором.

3.3 Ежемесячные планы проектных работ ГИП

На базе разработанных графиков «П» и «Р» документации, Главный инженер проекта готовит ежемесячные планы работы по соответствующим стадиям проектирования (см. Приложение №6).

Ежемесячные планы утверждается Заместителем генерального директора по проектированию/Главным инженером/Техническим директором.

3.4 Ресурсные планы-графики проектных отделов

Начальники отделов готовят ресурсный (группа специалистов) план-график разработки (см. Приложение №7) разделов проектной и рабочей документации, с закреплением ответственного (ответственных лиц) лица и конкретным сроком выполнения работ.

Разработанные ресурсные графики начальники отделов передают ГИПу для включения в общий график выпуска проектной «П» и рабочей «Р» документации.

График выпуска проектной документации составляется ГИП в соответствии с утверждённой формой (Приказ № … от 00.00.2019 г. по предприятию), при непосредственном участии руководителей структурных подразделений департамента проектирования Компании, и утверждаются Заместителем генерального директора по проектированию/Главным инженером/Техническим директором.

Руководствуясь утверждённым Заместителем генерального директора по проектированию/Главным инженером/Техническим директором Графиком выпуска проектной документации, отделы/группы приступают к проектированию.

Начальники отделов устанавливают личный контроль над выполнением графика выпуска проектной и рабочей документации в подразделении и несут персональную ответственность за его выполнение.

Срок разработки, согласования и передачи согласованного Графика в отделы – в соответствии Графиком проектирования.

При большой загруженности отделов и, невозможности выполнения проектных работ собственными силами, ГИП готовит обоснованное предложение о передаче объёмов (полностью или частично) на субподряд и, в соответствии с этим предложением, если оно согласовано Заместителем генерального директора по проектированию/Главным инженером/Техническим директором и утверждено Генеральным директором Компании, разрабатывает План и График выпуска проектной продукции и передачи ее (проектной продукции) Заказчику, учитывая сроки выдачи проектной документации субподрядной организации в адрес Генерального проектировщика.

Выбор субподрядной проектной организации согласовывается с Заместителем генерального директора по проектированию, Генеральным директором и с Заказчиком проектируемого объекта (если это предусмотрено Договором подряда).

Раздел 4 Документооборот (проектный документооборот) в процессе проектирования

4.1 Документооборот

Документооборот в процессе проектирования является неотъемлемой частью разработки проектной документации.

Отправная точка документооборота в процессе проектирования – предоставление производственным отделам «Общего задания», сформированного Главным инженером проекта (см. разд. 2, п. 2.3 данного Регламента) – для всех структурных единиц проектного подразделения идентичного содержания.

После изучения предоставленной информации, отделы приступают непосредственно к проектированию (разработке) проектной документации по специфике своего подразделения, в строгом соответствии с утверждённым графиком разработки документации.

4.3 Выдача (обмен заданиями) заданий смежным отделам

Следующим этапом «проектного документооборота» является подготовка и выдача (обмен заданиями) заданий смежным отделам, которая осуществляется на основании текстового документа (бланк с утверждённой формой задания проектной организации) – «Задание отделу: АСО, ЭО и пр.» с приложением графических разработок (чертежей, схем) и текстовых приложений (пояснительных записок, опросных листов и пр.). Задания смежным отделам дублируются в электронном виде.

Задание передаётся в смежный отдел за подписью Руководителя структурного подразделения (начальника отдела/ руководителя группы), выдающего задание, и согласовывается подписью Главного инженера соответствующего проекта.

Процесс согласования выданного задания между отделами осуществляется в сроки запланированные в Графике выдачи проектной документации, составленном ГИПом.

Полученное, руководителем смежного структурного подразделения, задание, регистрируется в Журнале регистрации выдачи заданий подразделениям и приёмки разработанной документации (см. Приложение №11).

4.4 Журнал регистрации выдачи заданий подразделениям и приёмки разработанной документации

Для регистрации заданий проектным подразделениям, приёмки разработанной документации и регистрации служебных записок заводится «Журнал регистрации выдачи заданий подразделениям и приёмка разработанной документации» (см. Приложение №11), который оформляется специалистом по Нормоконтролю».

Все процедурные работы осуществляются под непосредственным руководством ГИПа.

Журнал хранится у специалиста по Нормоконтролю, либо у специально назначенного работника Компании.

4.5 Распределение объёмов проектных работ

Распределение объёмов проектных работ внутри структурного подразделения (отдел/ группа/ специалист) – прерогатива руководителя подразделения. Закрепление конкретного объёма работ за специалистами отдела отражается в отчётных документах еженедельного характера – Планы на предстоящую неделю и Отчёты за прошедшую неделю.

Выполнение, закреплённых за каждым специалистом объёмов проектных работ, сроков разработки заданий, контролируется руководителями соответствующих структурных подразделений.

Закреплённые за объектом специалисты несут персональную ответственность за качество выпускаемой проектной и рабочей документации (Приказ № …от 00.00.2019 г. – с указанием дисциплинарной и финансовой ответственности).

4.2 Выполнение проектных работ по выданным заданиям

Выполнение проектных работ по выданным заданиям осуществляется в соответствии со сроками, обозначенными в заданиях и Графике выпуска проектной документации (см. Раздел 3, пункт 3.2), разработанного ГИП и переданного в отделы/ группы перед началом проектирования объекта.

Главный инженер проекта осуществляет контроль (ежедневный/ еженедельный/ ежемесячный) над выполнением проектных решений, разрабатываемых в соответствии с выданными заданиями.

В случае невозможности выполнения проектных работ, в указанные в задании сроки, из-за отсутствия исходных данных или иной информации (графических приложений, пояснительных записок и прочей информации, влияющей на разработку проектных решений), начальник отдела/ группы предоставляет служебную записку Главному инженеру проекта с указанием причин, препятствующих дальнейшему проектированию.

Служебная записка регистрируется в Журнал регистрации выдачи заданий проектным подразделениям и приёмка проектной документации (см. Приложение №11).

Решением вопросов, изложенных в служебной записке, занимается ГИП с привлечением специалистов отделов, в сроки, обозначенные в Графике выпуска проектной документации.

4.6 Журнал текущих изменений, дополнений, корректировок и согласований, поступающих от заказчика

Информация с изменениями, дополнениями и корректировками, поступающими от Заказчика, заносится в журнал «Изменений, дополнений, корректировок и согласований» с обязательным указанием даты поступления и обоснования этих изменений.

Все процедурные работы осуществляются под непосредственным руководством руководителя структурного подразделения и по согласованию с ГИПом.

Журнал хранится в каждом структурном подразделении, отдельно по каждому объекту – форма журнала аналогична Приложению №11).

4.7 Журнал регистрации разрешений на изменение документации