Система «Кольчуга++». Секретная модель развития себя, отношений и бизнеса

Опыт показывает, что распланированное время должно составлять до 40-70% всего времени. Это позволит, даже в случае непредвиденных обстоятельств, выполнить намеченное. Но это уже материал следующей части – «Как делать?». Основная проблема плана в том, что он становится не актуальным сразу после его утверждения. Поэтому некоторые говорят, что план вообще не нужен. Поэтому предлагаю к плану относиться как к карте, на которой с определённой точностью изображен маршрут. Да этот маршрут к точке «В» не отрисован до сантиметра, но он позволяет рассчитать силы и предвидеть наличие препятствий, а при изменениях – вносить необходимые корректировки. Гораздо хуже, когда идешь без всякой карты по незнакомой местности, делая предположения о будущем опираясь на последние несколько километров пути.

Итак, давайте посмотрим, как идти по этому пути с меньшими потерями и большей эффективностью.

Часть 3. Лайфхаки на каждый день или «Как делать?»

Помните, когда мы рассматривали элементы «Вы-ячейки» в первой части, то говорили об отрицательных стратегических ресурсах. Ими могут быть наши вредные привычки, не совсем подходящее образование или окружение и многое другое. Лайфхаки, которые мы рассмотрим в этой части, направлены на то, чтобы минимизировать действие таких элементов, нейтрализовать, а иногда и использовать их для достижения целей. Но основная цель данных приемов в том, чтобы использовать доступные стратегические и тактические ресурсы, выигрывать во времени, качестве или экономии других ресурсов.

Чтобы проще было найти подходящий прием, я систематизировал их по трем разделам: планирование дня, контроль и саморазвитие.

Освоение отдельных приемов позволит лучше понять, как работают элементы системы, получить соответствующий навык и постепенно расширять границы ее применения. Итак:

Лайфхак № 1 Начинайте постепенно.

Итак, когда у Вас будет готов стратегический план, из которого станет понятно, как будут достигнуты все цели, Вы сможете достичь их ежедневно выполняя запланированные мероприятия.

Но составить такой план, как правило, кажется сложным. Поэтому начинайте с небольших задач и процессов. Наверняка Вы сейчас уже куда-то двигаетесь и времени на составление плана на 3 года просто нет. Тогда используйте методику планирования частично. Например, у Вас есть некоторый процесс. Определите для него необходимую результативность на месяц (содержательный KPI), опишите порядок действий, определите процессный KPI, внесите мероприятия по его достижению в свой план, выполняйте и анализируйте, как это работает.

Можно осваивать и другие элементы системы, использовать их в ежедневной практике.

Как мы видели в первой части, даже если Вы будете держать в памяти схему «вы-ячейки» и думать о стратегических целях, задавать вопросы и принимать соответствующие решения, то даже это позволит идти к цели эффективней и быстрее.

Какие это вопросы? Например такие:

– какую цель я преследую своими действиями в ближайшем и стратегическом будущем?

– какие навыки я развиваю (теряю) делая это ежедневно;

– как мне помогает (мешает) в достижении цели мое окружение;

– и т.п.

Даже в случае, когда у Вас будет время на планирование и Вы его полностью подготовите может тянуть чувство предопределенности – иногда хочется сюрпризов, и часто они случаются. Поэтому старайтесь составить план так, чтобы у вас было запланировано 50-70% времени и других ресурсов. Тогда остальные 50-30% сможете использовать на устранение внеплановых проблем, а также приятные неожиданности.

Итак,

Лайфхак № 1. Начинайте постепенно.

Осваивайте отдельные элементы системы планирования снизу и закрепляйте их в своей практике.

Как можно чаще вспоминайте модель «Кольчугу++», старайтесь наложить на дела дополнительные векторы своего развития.

3.1. Планирование дня.

Как известно, план сам себя не реализует. Реализовать его мы должны сами, выполняя запланированные дела. Как же повысить эффективность, составляя план на день? Рассмотрим несколько наиболее действенных приемов.

Лайфхак № 2. Устраните дефицит ВНИМАНИЯ – уберите хаос.

В первой части мы говорили о кошельке Миллера – правило «7+-2». Тогда мы говорили о предельной нагрузке. Но важен не только этот параметр, но и быстродействие. Простой опыт: перемножьте в уме 2 двухзначных числа. Получилось? А теперь напишите на бумаге 5-значное число, постарайтесь его не забыть и также перемножайте в уме два двухзначных числа. Скорее всего теперь вы это сделали с большим усилием и затратами времени.

Так в любом деле. Иногда нам кажется, что мы отлично справляемся, параллельно с основным делом слушая музыку, разговаривая с сослуживцами, отслеживая сообщения в мессенджерах. Но многочисленные исследования показывают, что это не так. Поэтому для важных дел постарайтесь устранить хаос, который Вас отвлекает. Это довольно распространенный совет, но не все ему следуют. Как «устранить хаос» думаю Вы догадались:

– выключите все медиаканалы (соцсети, телефон, телевизор, ютуб и т.п.);

– отключите или поставьте на беззвучный режим все мессенджеры;

– отключите на компьютере уведомления о приходящей почте и т.п.

Но мы на столько привыкли «быть в онлайне», что может казаться, что сейчас пропустишь что-то важное. Для себя я нашел такое решение:

– в экстренных случаях мне звонят только по одному номеру телефона, его я не отключаю;

– по остальным каналам сообщения не такие срочные и задержка моего ответа на 30-60 мин. точно никак не повлияет на ход дел. Поэтому, начиная важное дело, я ставлю таймер на 40 мин. и спокойно занимаюсь только им от «звонка до звонка». Потом делаю короткий перерыв на 5 мин, проверяя каналы, требующие оперативного реагирования. Если экстренных задач не появилось – погружаюсь в следующие 40 мин.

Итак:

Лайфхак № 2. Добавьте внимания.

Отлючитесь от «мира», когда делаете что-то важное. Это повысит качество и ускорит процесс.

Используйте таймер. Он позволяет «отключить» в голове все «переживалки» и работать более сосредоточенно.

Лайфхак № 3. Объединяйте короткие и однотипные дела в блоки.

Когда же делать короткие дела, которых за день может быть довольно много: позвонить кому-то, ответить на входящую почту и т.п.

Самый простой и эффективный способ справляться с такими делами – объединять их в несколько блоков. Это объясняется тем, что при решении коротких задач мозг работает в другом режиме, нежели в режиме работы над большой задачей. Поэтому эффективней сделать в день 3-4 переключения режима работы мозга, чем 10-15.

То же самое касается встреч и выездных мероприятий. Опыт многих предпринимателей показывает, что эффективней встречи и выезды группировать в один-два дня в неделю, чем делать это ежедневно.

Итак, если Вы раньше не составляли распорядок дня, то сейчас видите, что его можно представить в виде нескольких крупных дел, промежутки между которыми заполнены небольшими делами или блоками с короткими делами.

Чтобы день проходил эффективней, планируйте его по следующим правилам.

Лайфхак № 3.Правила составления плана на день:

1. Сначала расставьте дела, которые четко привязаны ко времени: встречи, совещания, время для восстановления;

2. Распределите дела-кнопки, которые запускаю процессы: это распоряжения сотрудникам и т.п. Их лучше запланировать как можно раньше.

3. Распределите крупные дела. Наиболее важные – в начале дня, менее важные – ближе к концу.

4. Теперь распределите небольшие, короткие дела, объединенные в блоки между крупными.

5. После окончания распределения проверьте, на сколько заполнен день. Время должно быть распланировано на 60% и 40% – резерв.

Вот как может выглядеть план на день с учетом оптимизации:

3.1.