Система «Кольчуга++». Секретная модель развития себя, отношений и бизнеса

3.2. Контроль и обратная связь.

Один из самых распространенных способов экономии времени – делегирование. При этом частой ошибка в том, что процесс получения результата контролируется слишком часто или, наоборот, слишком редко. Навык оптимального контроля важен, т.к. с одной стороны позволяет экономить время и ресурсы на контроле, но, при этом, получать наилучший результат.

Используем системный подход для оптимизации контроля.

Лайфхак № 4. Контролируйте в точках стыковки блоков процесса

.

Вспомним системный подход, о котором я упоминал в первой части книги. Он позволяет любую жизнеспособную систему представить в виде четырех взаимосвязанных блоков, выполняющих определенные функции.

В частности любой процесс можно представить в виде последовательности этих четырех функциональных блоков:

1. ПЛАНИРОВЩИК (П) – определяет план действий, получает информацию о результатах работы и из внешней среды, обеспечивая ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ в блок управления.

2. УПРАВЛЕНИЕ (У) – воспринимает внешние команды и определяет в соответствии с ними, сколько и каких ресурсов необходимо для выполнения команды. Блок отвечает за запуск процесса в соответствии с условиями начала процесса (загорелся "зеленый", начальник приказал, пришла весна);

3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ (О) – по команде обеспечивает ИСПОЛНИТЕЛЯ ресурсами;

4. ИСПОЛНИТЕЛЬ (И) – используя полученные ресурсы, выполняет основное действие.

В результате ПРОЦЕСС действует до тех пор, пока КОМАНДА не будет выполнена в полном объеме.

Контроль и планирование «сидят» в одном сегменте, т.к. по результату контроля планируются следующие действия.

Т.е. без контроля и обратной связи система не образуется и постепенно деградирует.

Рассмотрим применение этой схемы на примере посадки саженца яблони. В ней можно выделить следующие этапы:

1. Планирование. На этом этапе планируются дальнейшие действия и реакция на внешние обстоятельства.

2. Управление. На этом этапе по определённому ранее условию запускается процесс (начало посадки яблони при наступление весны).

3. Подготовка всего необходимого к основному действию (в нашем случае – к посадке). Для этого закупается инструмент, удобрения, саженец. Т.е. готовим ресурсы: материальные, знания, информация и т.п.

4. Основное действие, решающее поставленную задачу. В нашем случае – посадка дерева. Именно на этом этапе создается продукт или услуга.

5. Проверка результата, т.е. сверка того, что получилось с запланированным результатом, при несовпадении – выполнение корректирующих действий.

В результате цикл замыкается.

Как же использовать это знание на практике?

Попробуйте вспомнить причины проблем. С вероятностью 80% это было по одной из причин:

1)      Кто-то не понял, что от него требуется;

2)      Чего-то не хватило при целевом действии;

3)      При выполнении что-то не было доделано;

4)      Не вовремя или не точно сообщили о завершении работ;

5)      Полученный результат не проконтролировали.

Т.е. обычно проблемы, не связанные с компетенцией сотрудника, возникают на границах этапов.

Иногда проблемы имеют тенденцию накапливаться по мере реализации проекта, поэтому полученный результат может сильно отличаться от задуманного:

Устранить эту проблему можно, в частности, промежуточным контролем. Тогда результат будет ближе к запланированному. Как и в каких точках осуществлять промежуточный контроль?

Теперь, зная структуру правильных процессов, вы понимаете, что оптимальные точки промежуточного контроля – между этапами:

Лайфхак № 4. Контролируйте системно.

Добавляйте точки промежуточного контроля между системными этапами.

Если процесс повторяется довольно часто, то наилучший способ промежуточного контроля – составление чек-листов. По такому контрольному списку можно быстро проверить итог этапа. Конечно, это можно сделать и устно, но в этом случае чек-лист должен быть у руководителя в бумажном виде или в голове. Один из вариантов опросника для контроля сотрудников:

1. После этапа «Планирования»:

a. Какие действия и в каких случаях необходимо предпринять?

2. После этапа «Управления»

a. Что произошло?

b. Почему решено действовать именно так?

c. Какие ресурсы потребуются?

3. После этапа «Обеспечения»

a. Какие ресурсы подготовлены, в каком количестве и качестве?

4. После этапа «Исполнения»

a. Что сделно?

b. Каким был результат?

5. После этапа «Контроля»

a. Как проконтролировали полноту выполнения работы?

b. Что сделано не так или не в полной мере?

c. Что нужно будет доделать?