Стратегическое планирование

«Разработать фирменный стиль компании, содействующий формированию профессионального имиджа, повышению привлекательности самой компании и ее продуктов».

ПЕРВООЧЕРЕДНЫЕ ЗАДАЧИ

Часто выполнение задач по программе требует, чтобы держатели задач выполняли какие-то функции, отличающиеся от их обычных функций в соответствии с организующей схемой. Например, в программе по открытию нового магазина начальник склада отвечает за контроль работы электриков, занимающихся проводкой. Он выполняет эту работу просто потому, что у него есть соответствующая квалификация и опыт.

Можно сказать, что хорошо сформулированные первоочередные задачи создают временную оргсхему, которая служит для выполнения программы. Если держатели задач не будут понимать эту оргсхему, они не смогут эффективно взаимодействовать, перестанет работать система быстрого потока. Первоочередные задачи описывают «оргсхему» программы, устанавливают правила коммуникации, правила выполнения функций и любые другие правила, которым должны следовать держатели задач в процессе выполнения программы и которые не являются для них обычными.

Примерами таких задач являются:

«Иванов отвечает за решение всех вопросов с пожарной инспекцией».

«Начальник отдела продаж разрабатывает и корректирует все документы, которые впоследствии будут использоваться при работе с клиентами».

«Руководитель службы финансов отвечает за одобрение всех расходов по программе и за обеспечение своевременных оплат».

«Координация действий по выполнению задач по программе будет проходить каждый четверг в 17:30 в кабинете начальника отдела обеспечения».

Если задачи этого типа упускаются при составлении программы, это создает угрозу для выполнения всех остальных задач. Если выполнение первоочередных задач прекратится, это приведет к неудаче в выполнении программы в целом. Необходимо следить за тем, чтобы задачи этого типа были сформулированы, и затем контролировать их выполнение до завершения программы.

Еще примеры первоочередных задач:

«Директор по персоналу проводит интервью вышедшим на пенсию руководителям».

«Андрей Иванов помогает в проведении этих интервью».

«Секретарь приемной назначает время проведения интервью для Андрея Иванова (на те дни, когда он будет в офисе) и для директора по персоналу на те часы, когда ему удобно проводить интервью».

«Все вопросы с прессой решает Анна Петрова».

«Каждый из держателей задач по этой программе обязан предоставить письменный доклад с приложением доказательств успешного завершения задачи, доклад направляют ответственному за программу[17 - Ответственный за программу – человек, который руководит выполнением программы, осуществляет координацию всех действий по программе и отвечает за ее выполнение. Обычно это один из руководителей компании, продукт которого в соответствии с оргсхемой компании наиболее близок к продукту программы.]».

ЖИЗНЕННОВАЖНЫЕ ЗАДАЧИ

Жизненно важная задача – это то, что необходимо выполнять ради самой возможности выполнять программу. Как писал о жизненно важных задачах Л. Рон Хаббард: «Сюда входит то, что необходимо сделать для того, чтобы вообще было возможно работать». Например, еще до выполнения других задач необходимо внимательно исследовать область деятельности, чтобы своевременно выявить любые препятствия для выполнения программы.

Например, в программе открытия продуктового магазина может быть жизненно важная задача по инспектированию уровня дохода местных жителей, которая должна быть выполнена в самом начале программы. Во время выполнения этой задачи выясняется, что совсем недавно в этом районе было закрыто крупное предприятие, на котором работало много местных жителей. Это приведет в ближайшее время к изменению в поведении потребителя – например, он будет искать самые дешевые товары. Эти данные позволяют заблаговременно скорректировать программу и изменить формат магазина.

Кроме того, уже в процессе выполнения программы могут возникнуть какие-то препятствия и угрозы. Когда открывается новый магазин в новом районе, существует риск, что в результате благоустройства территории или ремонта дороги будет перекрыт проезд к магазину. Или риск того, что какой-то мощный конкурент решит открыть магазин поблизости. Довольно часто такие потенциальные угрозы можно предвидеть, и это дает возможность включить в программу задачи, позволяющие своевременно выявить возникновение угрозы, и осуществить какие-то действия, чтобы с угрозой справиться.

Например, если есть угроза того, что кто-то из сильных конкурентов откроет поблизости свой магазин и заберет часть клиентов, необходимо постоянно поддерживать коммуникацию с владельцами объектов недвижимости, подходящих под размещение магазина. Такое общение не потребует много времени, возможно, для этого будет достаточно пары часов в месяц, но это позволит в случае возникновения угрозы быстро предпринять какие-то меры за несколько месяцев до открытия магазина конкурентов.

Вот ряд примеров жизненно важных задач:

«Провести исследование и собрать данные о том, насколько средний доход на семью в районе расположения магазина соответствует формату нового магазина».

«Раз в неделю общаться с каждым арендодателем, выясняя их планы в отношении сдачи помещений в аренду».

«Пока идет кампания, еженедельно проверять запас книг на складе, чтобы всегда в наличии был как минимум двухнедельный запас».

«Еженедельно осуществлять проверку использования вентиляционной системы и проводить ее диагностику».

РАБОЧИЕ ЗАДАЧИ

Рабочие задачи – это шаги на пути к выполнению всей программы. Формулировка рабочей задачи включает определенное время, когда она должна быть завершена, чтобы можно было согласовать ее выполнение с другими задачами и успешно завершить программу.

Примеры рабочих задач:

«Разместить рекламу услуг в трех местных журналах согласно одобренному списку, чтобы получить 500 откликов».

«Обеспечить необходимые стройматериалы для выполнения работ».

«Подготовить список имен для рассылки».

«Сделать генеральную уборку в офисе и на прилегающей территории».

«Изъять все старые визитки и выдать новые».

«Составить график работы со 100 существующими клиентами на три месяца вперед в соответствии с маркетинговым планом».

УСЛОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Целесообразность выполнения некоторых задач зависит от определенных обстоятельств. Брать с собой зонтик имеет смысл только тогда, когда ожидается дождь. «Взять зонтик, если прогноз погоды плохой» – условная задача. Каждая условная задача предполагает наблюдение за определенными показателями. Прежде чем выполнять условную задачу, держатель задачи должен изучить этот показатель. Поэтому фактически условная задача всегда предусматривает необходимость получить какие-то сведения, произвести их оценку и в зависимости от результата оценки выполнять или не выполнять задачу.

Условными могут быть задачи разных типов.

Примеры условных задач:

«Если образуется завал из входящих писем, ежедневно выделяйте 1 час рабочего времени менеджеров отдела сбыта, чтобы отвечать на них» (это условная первоочередная задача).

«Если у нас будет перегрузка, необходимо взять со склада еще один станок и запустить его в эксплуатацию» (условная рабочая задача).

«Если клиент из Минска, то договориться и поехать на встречу с ним и на месте пообщаться, если из другого города, договориться о встрече с ним в нашем офисе» (условная рабочая задача).

«Если дизайн-проект не устраивает клиента, найти нового дизайнера и сделать предварительный дизайн-проект» (условная рабочая задача).

«Если вы заметили угрозу невыполнения задачи или всей программы, немедленно напишите доклад ответственному за программу» (условная жизненно важная задача).

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАДАЧИ

Как писал Л. Рон Хаббард: «Установление квот (обычно с учетом времени) – это “производственные задачи”»[18 - Из статьи Л. Рона Хаббарда “Типы задач” 16 января 1969.]. Чтобы при составлении программы заранее установить критерии ее успешности, необходимо задать какие-то количественные параметры. Например, когда открывают новый магазин, есть определенная дата открытия и объем реализации в первую неделю после открытия. Можно сказать, что производственные задачи устанавливают квоты для программы.

Примеры производственных задач:

«Открыть магазин 1 сентября и сделать за неделю продаж на $150 тыс.».

«Выйти на объем производства 50 тыс. штук в неделю».

«Зарегистрировать 40 человек на 2 круглых стола».