Решебник начинающего руководителя проекта

Давай рассмотрим реальный студенческий кейс.

Группе студентов 1—2 курсов необходимо сделать учебный проект. В качестве проекта была выбрана автоматизация одного из подразделений университета.

Разложим сначала контекст:

– Заказчик. Глава подразделения университета, процессы которого хочется автоматизировать.

– Команда. Студенты в количестве 4—6 человек с разной специализацией.

– Руководитель проекта. Ты.

– Проект. Создание информационной системы, а значит, для начала достаточно домашних или университетских компьютеров с минимальными требованиями.

– Время. Полгода календарных = один учебный год (с учетом старта проекта и его защиты).

– Результат:

– Умными словами: информационная система, которая автоматизирует бизнес-процессы для сотрудников подразделения.

– По сути: внутренняя веб-система или кусочек внутреннего портала, который поддерживает основные сценарии работы конкретного отдела. Все в одном месте, все красиво и удобно.

Вроде все понятно. Так ведь?

На самом деле не до конца. Чтобы хорошо описать результат, надо для начала ответить на несколько простых вопросов «зачем». К примеру, таких:

– Зачем это заказчику? (Ответ: чтобы работалось удобнее, быстрее и все было в одном месте. Ок.)

– Зачем это команде? (Ответ: чтобы:

– сдать проект и получить оценку;

– научиться работать в команде;

– научиться новым технологиям;

– в идеале получить деньги за проект или грант на развитие.)

Звучит неплохо! Все?

И снова нет. Надо посмотреть на контекст еще шире и добавить:

– Зачем это университету?

– Вам повезло – вы автоматизируете кусочек внутренней «кухни». Университету как организации это нужно.

– Улучшение работы отдела университета, за счет этого улучшится репутация университета.

– Получить социальный эффект.

– Зачем это преподавателю?

– «Прогнать» вашу группу через проект и оценить результативность и возможность совместно работать.

Итого:

Вы станете востребованными и дорогостоящими кандидатами на рынке труда. Будете много зарабатывать.

А значит, конкретно ваш университет сможет привлекать лучших абитуриентов и преподавателей, улучшать программы, брать больше денег за обучение и развиваться еще быстрее и качественнее конкурентов.

Вот теперь результат выглядит полнее:

На выходе получаем информационную систему, которая:

1. автоматизирует основные сценарии конкретного подразделения университета;

2. работает по государственным стандартам (мы же помним, что университет – это государственная структура?);

3. система построена на востребованных рынком технологиях;

4. в ИС заложена возможность развития и масштабирования;

5. обеспечена эффективной мотивированной командой разработки и поддержки;

6. готова стать ядром еще более масштабной команды или взяться за другой проект.

А каждый представитель проектной команды:

7. защитил проект и получил отличные оценки;

8. изучил востребованные на рынке труда умения и технологии, а значит, наработал строчки в резюме;

9. возможно, стал чуть богаче.

Университет может про это написать кейс, снять ролик, включить в отчеты для чиновников, привлечь спецов проектной команды на день открытых дверей для того, чтобы они поделились с абитуриентами успехом. И многое другое в части маркетинга.

Осознав контекст результата, можно продумать риски и заранее их проработать и/или задать себе и ответственным лицам соответствующие вопросы. Например, такие:

– Какие требования к информационным системам выдвигает университет (по технологиям, размещению и защите персональных данных, владению интеллектуальной собственностью и т. д.)?

– В каких юридических условиях вы находитесь как команда? Оформляли ли вы проект официально? Если да, то как?

– Что будет являться успешным проектом с точки зрения команды?

– Как решить конфликт «технологии университета vs технологии, востребованные рынком», если таковой возникнет?

Задав эти вопросы на старте, ты сможешь прояснить важные моменты и принять решения на ранних стадиях проекта или вообще ДО его старта. Может оказаться, что видение контекста результата у команды, заказчика и университета настолько разное, что успех маловероятен.

Конечно, такое редко случается. Обычно все договариваются, просто корректируют образ результата. Но выравнивание контекста на старте приводит к правильным ожиданиям всех участников проекта. Вот ты уже имеешь опыт управления ожиданиями, а это одна из функций менеджера.