Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

8) послевузовское образование – 19.

13.1. Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.», если за этим идут слова «профессора», «академика» и т.д., то следует писать «им.профессора», «им. академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

13.2. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.

13.3. Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.

13.4. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

1) для высших учебных заведений – «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» – специальность;

2) для средних учебных заведений – «техник», «товаровед» и др.

13.5. Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядок (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

14. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Стаж работы, дающий право на другие льготы, установленные в организации, подсчитывается на основании локальных нормативных актов данной организации: коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка и др., в которых должны быть прописаны льготы, категории сотрудников, попадающих под данные льготы, условия их получения, порядок расчета стажа, необходимого для получения данной льготы.

15. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями согласно ОКИН:

1) никогда не состоял (не состояла) в браке – 1;

2) состоит в зарегистрированном браке – 2;

3) состоит в незарегистрированном браке – 3;

4) вдовец (вдова) – 4;

5) разведен (разведена) – 5;

6) разошелся (разошлась) – 6.

16. В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

17. Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам, изложенным в п. 14.

В случае неполучения трудовой книжки работником в день увольнения или его отсутствия на рабочем месте сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (или выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении отсутствующего работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы и адрес места нахождения по паспорту и фактический, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

18. Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

1) военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;

2) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

1) п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

2) п. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);

3) п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например «113194А»);

4) п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

5) в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

а) строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

б) строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

1) п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

2) п. 2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;

3) п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В п. 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

19. После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями.

Также сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

20. Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о прием на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.

При внесении сведений необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений.

21. При заполнении раздела 4 личной карточки «Аттестация» заполняются все графы:

1) указывается дата прохождения аттестации;

2) решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т.д.;

3) ссылка на конкретный документ, как правило, это протокол по результатам аттестации с указанием его номера и даты;

4) графа «Основание» может быть незаполненной, или в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию, и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

22. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу либо поступающих из отдела подготовки кадров. В этом разделе указываются:

1) даты начала и окончания обучения;

2) вид повышения квалификации;

3) наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства /ведомства/, факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве /ведомстве/, курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах;