Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

4) вид документа (свидетельство, удостоверение);

5) графа «Основание» может быть незаполненной, или в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

23. Аналогично в п. 20 заполняются сведения о профессиональной переподготовке, с указанием специальности (направления, профессии) по которой происходит переподготовка.

24. При заполнении раздела «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также следует перечислить государственные награды.

25. В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится дата начала отпуска, дата окончания вносится только «де факто», после того как работник фактически вернулся из отпуска, т.к. в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания, в графе «дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы для подсчета стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск. Так как в случае предоставления работнику отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней расчетный период сдвигается на количество полученных отпускных дней.

26. В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета указываются: 1) сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения. Здесь следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончание;

2) сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;

3) заключение МСЭК об условиях и характере труда.

27. После того как сотрудник увольняется из организации, вносятся записи в раздел XI «Основания увольнения», где указывается расшифровка статьи увольнения работника в соответствии с точными формулировками статей увольнения в ТК, дата увольнения, приказ об увольнении. При закрытии личной карточки Т-2 ставят свою личную подпись работник кадровой службы, с расшифровкой подписи и указанием должности, а также работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника отдела кадров, а если изменения вносятся в раздел «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Работая с формой Т-2, сотрудник кадровой службы должен знать, что правил по ведению личных карточек нет. Соответственно, каждый по-своему решает сложные вопросы по ее заполнению. Поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не обязательное требование к точному исполнению[2 - Митрофанова В.В. Личная карточка Т. 2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. 2004. № 3].

§ 5. Оформление личного дела

Личное дело – это совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности.

Личное дело заводится на основании приказа о приеме на работу. Обращаем ваше внимание на то, что порядок работы с личными делами не закреплен общегосударственными стандартами, поэтому предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения.

Личные данные необходимы работодателю в целях продвижения работника по службе, при установлении размера заработной платы.

Допуск работника к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну, происходит также на основании персональных данных работника.

Личные дела, как правило, ведутся на всех работников. Изначально в личном деле хранятся документы, которые работник предоставляет при приеме на работу, впоследствии – все остальные документы, возникающие в процессе трудовой деятельности по месту работы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет, как правило, кадровая служба организации (специалист по кадрам). А вот контроль за оформлением и хранением личных дел должен возлагаться на руководителя организации.

После того как с работником заключили трудовой договор и вышел приказ (распоряжение, решение, постановление) о приеме на работу, на работника заводят личное дело.

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

1) внутренняя опись документов личного дела;

2) дополнение к личному листку по учету кадров;

3) личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) заявление о приеме на работу;

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Когда формируются личные дела отдельных категорий рабочих, в них дополнительно должны быть включены такие документы, как: декларация о доходах, анкета, копия (выписка) протокола заседания ученого совета, копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива, копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации, направление на работу службой.

Декларация о доходах включается в личные дела лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством.

Копия (выписка) протокола заседания ученого совета включается в личные дела научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей).

Копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива – для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей.

Договор о материальной ответственности – для материально ответственных лиц.

При ведении личного дела в него включаются документы, которые характеризуют деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:

1) характеристики и аттестационные листы;

2) списки научных трудов и изобретений;

3) заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

4) копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

5) иные документы.

Трудовые договоры с работниками включаются в состав личных дел, если это решит кадровая служба или специалист по кадрам.

Когда личное дело сформировано, документы включаются в него в хронологической последовательности.

В личное дело не могут быть включены:

1) копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

2) справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы.

В личные дела не подшиваются обходные листы, справки о состоянии здоровья, с места жительства и другое. Они формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.

Внутренняя опись составляется на документы личного дела, которое уже оформлено. Во внутренней описи указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.

Если в личное дело включаются новые документы, это должно быть отражено во внутренней описи. В графе «Примечание» также должны быть отражены следующие факты: изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями.