Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

1) если работник был освобожден от работы (должности) в связи с незаконным осуждением;

2) если работник был отстранен от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности.

Соответственно должен быть установлен оправдательный договор или постановление (определение) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или же за недоказанностью участия лица в совершении преступления. По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки должен быть выдан указанным лицом в порядке, установленном Правилами.

В трудовые книжки лиц, которые отбыли исправительные работы без лишения свободы, по месту работы должна быть внесена запись о том, что время работы в исправительный период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Данная запись вносится в трудовые книжки лишь в том случае, когда окончен фактический срок отбытия наказания. Указанный срок устанавливается на основании справок органов внутренних дел.

Если осужденный уволен с работы в установленном порядке и поступил на новое место работы, соответствующие записи в трудовую книжку должны вноситься в той организации, в которую он был направлен и принят. Если в установленном порядке непрерывный трудовой стаж восстанавливается, то в трудовую книжку работника вносится запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа. Указанная запись должна вноситься по последнему месту работы.

Если есть награждения или поощрения за трудовые заслуги, в трудовую книжку вносятся следующие сведения (п. 24 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»):

1) о награждении государственными наградами, в т.ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

2) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

3) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Работодатель производит изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Изменения таких записей в трудовой книжке производятся по последнему месту работы.

Если в трудовой книжке выявлена неточная или неправильная запись, ее исправление должно быть произведено по тому месту работы, где она была внесена. Соответствующая запись может быть исправлена работодателем по новому месту работы, но только на основании официального документа того работодателя, который допустил ошибку. Если в такой ситуации работник обратился к работодателю за помощью, последний обязан совершить все необходимые действия для устранения ошибок в трудовой книжке.

Организация, которая произвела неточную или неправильную запись, может быть реорганизована. В таком случае исправление производится ее правопреемником. Если такая организация ликвидирована, исправления вносятся работодателем по новому месту работы, но строго на основании соответствующего документа.

Сведения, которые исправлены в трудовой книжке, должны полностью соответствовать документу, в соответствии с которым они были исправлены. Если такой документ утерян или сведения не соответствуют его фактически выполнявшейся работе, сведения о работе исправляются в соответствии с другими документами, подтверждающими выполнение работ, которые не указаны в трудовой книжке.

Основаниями для исправления внесенных ранее записей не могут быть свидетельские показания. Исключения составляют: записи, в отношении которых вынесено судебное решение; случаи массовой утраты трудовых книжек работодателем вследствие чрезвычайных ситуаций, к которым относятся стихийные бедствия, экологические и техногенные катастрофы, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства.

В трудовой книжке есть разделы, которые содержат сведения о работе или о награждении. В таких разделах зачеркивание неправильных или неточных записей запрещено.

Изменение неправильных или неточных записей осуществляется на основании признания их недействительными и путем внесения правильных записей.

Записи об увольнении работника или его переводе на другую должность должны изменяться в том же порядке. Обязательным условием изменения таких записей является признание увольнения либо перевода незаконными.

Если лицо утратило трудовую книжку, оно обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В свою очередь работодатель обязан в течение 15-ти дней выдать этому работнику дубликат его трудовой книжки.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него должны быть внесены:

1) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до того, как он поступил в данную организацию, что должно подтверждаться соответствующими документами;

2) сведения о работе, награждении или поощрении, которые внесены в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается в совокупности с указанием количества лет, месяцев, дней работы. При этом организации, в которых лицо работало, периоды работы и должности не уточняются.

В случае, когда документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, а на их основании внесены записи в трудовую книжку – в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые имеются в этих документах.

Если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на работу, которая признана недействительной, работник имеет право написать заявление по последнему месту работы, где обязаны выдать дубликат трудовой книжки. В дубликате трудовой книжки должны быть отражены все записи, имеющиеся в трудовой книжке, кроме записи, которая признана недействительной.

Оформление трудовой книжки производится в установленном порядке, после чего она возвращается владельцу.

В случае если трудовая книжка либо вкладыш пришли в негодность, например порваны, испачканы, обгорели, и т.д., – их дубликат выдается в том же порядке.

Работодатель может утратить трудовые книжки работников вследствие чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, массовые беспорядки, экологические и техногенные катастрофы, а также другие чрезвычайные обстоятельства. При таких ситуациях трудовой стаж работников устанавливает комиссия по установлению трудового стажа. Такая комиссия создается органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Указанную комиссию составляют представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Факт работы, сведения о профессии и должности, а также периоды работы в данной организации устанавливаются комиссией. Установление осуществляется на основании документов, которые имеются у работника. Такими документами могут быть справка, расчетная книжка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза и т.п. Если такие документы отсутствуют, то установление осуществляется на основании показаний двух или более свидетелей. Свидетели должны знать работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

В случае если работник, до того как поступил в данную организацию, уже работал, комиссия принимает меры для получения таких документов, которые подтверждали бы данный факт.

Результатом работы комиссии является акт. При составлении акта указываются периоды работы, профессия, должность, а также продолжительность трудового стажа работника.

На основании акта комиссии работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки.

В судебном порядке подтверждается стаж работы (в т.ч. установленный на основании свидетельских показаний), если документы, подтверждающие его, не сохранились.

Если работник увольняется, т.е. трудовой договор прекращается, все записи, которые внесены в его трудовую книжку за время работы в данной организации, должны быть заверены подписью работодателя, печатью организации или кадровой службы, а также подписью работника. В случае отсутствия подписи работодателя записи могут быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Подписью работника записи могут не заверяться в случаях, если в день увольнения он отсутствует на работе и поэтому трудовую книжку выдать невозможно; если отказался получать трудовую книжку на руки.

Если заполнение трудовой книжки осуществлялось на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, оба текста должны быть заверены.

В день увольнения работника, т.е. в последний день работы, работодателем выдается трудовая книжка, в которую внесена запись об увольнении.

Если по вине работодателя задерживается выдача трудовой книжки, а также при внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, ему в обязательном порядке возмещается не полученный во все время задержки заработок за счет работодателя. В таком случае день увольнения будет считаться днем выдачи трудовой книжки. Работодатель издает приказ или распоряжение о новом дне увольнения работника, т.е. прекращении трудового договора. Также о новом дне увольнения вносится запись в трудовую книжку, а внесенная до нее запись признается недействительной в порядке, установленном правилами.

Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работник отсутствует, работодатель обязан направить уведомление о том, что ему необходимо явиться за трудовой книжкой. В случае если работник отказывается от получения трудовой книжки на руки, работодатель обязан дать согласие на отправление ее по почте. Однако пересылать трудовую книжку по адресу, указанному работником, допускается только с его согласия.

Если работодатель отправил уведомление, то со дня его отправления он не несет ответственность за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника в трудовую книжку вносится соответствующая запись о прекращении трудового договора. При этом трудовая книжка должна быть выдана под расписку на руки одному из родственников умершего либо по письменному заявлению одного из родственников высылается по почте.

Когда в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены, т.е. больше нет свободного места для дальнейшего заполнения, в трудовую книжку вшивается вкладыш. Он оформляется работодателем и ведется в таком же порядке, как и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш считается недействительным.

В случае если выдается вкладыш, ставится штамп в трудовую книжку. Штамп ставится при выдаче каждого вкладыша и имеет следующую надпись: «Выдан вкладыш», также указывается серия и номер вкладыша.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся (п. 40 Постановления «О трудовых книжках»):

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, которые связаны с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом серия и номера каждого бланка вкладыша должны быть указаны в трудовой книжке.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, которое оформляет прием и увольнение работников. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При увольнении работник получает трудовую книжку. О факте получения трудовой книжки он расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются сургучной печатью либо опломбируются.