Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Они выдаются по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

В бухгалтерию организации в конце каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, которые получены за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них. К отчету прилагается приходный ордер кассы организации. Если при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее испорчены, составляется соответствующий акт. Испорченные бланки уничтожаются.

Если работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками не получены трудовые книжки и их дубликаты, то они хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет. Неполученные трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек должны храниться отдельно от остальных трудовых книжек. Если указанный срок истек, а трудовые книжки не были востребованы, они передаются на хранение в архив организации. В архиве организации срок хранения составляет 50 лет, по истечении которого трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек уничтожаются в установленном порядке.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет.

Необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее должно быть в наличии у работодателя постоянно.

Работодатель является ответственным за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек возлагается на специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В случае нарушения установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, несут должностные лица.

Бланки трудовой книжки и вкладыше в нее изготавливаются и обеспечиваются работодателям на платной основе в порядке, утвержденном Министерством финансов Российской Федерации.

У бланков трудовой книжки и вкладыша в нее нет соответствующей степени защиты.

Работодатель выдает работнику трудовую книжку или вкладыш в нее и при этом берет с него плату, размер которой составляет размер расходов на их приобретение. Исключения составляют:

1) массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (стихийные бедствия, массовые беспорядки, экологические и техногенные катастрофы и другие чрезвычайные обстоятельства);

2) случаи порчи трудовых книжек по вине работодателя.

Стоимость бланка оплачивается работодателем в случае, если первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее произведено неправильно, а также в случае их порчи не по вине работника.

Помимо постановления «О трудовых книжках» порядок ведения трудовых книжек установлен постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69, которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, установлению порядка заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек.

Согласно данной инструкции, запись даты во всех разделах трудовых книжек производится арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи должны быть произведены аккуратно. Они вносятся перьевой или гелевой ручкой, а также ручкой-роллером (в том числе шариковой). При записи чернила должны быть световодостойкими, черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения записей не допускаются.

Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки ранее внесены неточные, неправильные либо иные записи, которые признаны недействительными, их зачеркивание недопустимо.

Неточные, неправильные либо иные признанные недействительными записи исправляются следующим образом:

1) в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер и дата внесения записи;

2) в 3-й графе делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»;

3) производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)»;

4) в 4-й графе повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения признается недействительной в таком же порядке.

Если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу и эта запись признана недействительной, то работник имеет право написать письменное заявление, по которому выдается дубликат трудовой книжки. В дубликат запись, признанная недействительной, не вносится. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки производится надпись: «Дубликат». В прежней трудовой книжке на первой странице, т.е. титульном листе, пишется: «Взамен выдан дубликат» и указываются его серия и номер.

Заполнение сведений о работнике. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

1) фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

3) запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

4) профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Указывается дата заполнения трудовой книжки. После этого на первой странице (титульном листе) трудовой книжки работник ставит свою подпись, которая заверяет правильность внесенных в трудовую книжку сведений.

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки должна также стоять подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. После подписи ставится печать организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В случае изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения основаниями для внесения изменений в трудовую книжку являются паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы со ссылкой на их номер и дату.

Такие изменения должны быть внесены на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Прежние данные зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки вносятся ссылки с указанием на соответствующие документы. Они должны быть заверены подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы).

При получении нового образования, профессии, специальности изменение либо дополнение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки осуществляются путем дополнения имеющихся записей в случае, если они уже имеются, или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Заполнение сведений о работе. Полное наименование организации, а при наличии – сокращенное наименование организации указывается в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка.

В графе 1 под этим заголовком ставится порядковый номер записи, вносимой в эту графу. Во 2-й графе указывается дата приема на работу.

В графе 3 производится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 записывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник принят на работу. В соответствии со штатным расписанием организации производятся, как правило, записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Если с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот или наличие ограничений в соответствии с федеральными законами, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения вносятся в квалификационные справочники, штатное расписание организации в установленном порядке. Они доводятся до сведения работников, а потом вносятся в трудовые книжки на основании приказа, распоряжения или иного решения работодателя.

В случае если в период работы работнику присваивается новый разряд, класс, категория и т.п., об этом производится соответствующая запись в установленном порядке.

При установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации в трудовой книжке указываются разряды, классы или иные категории этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Запись о работе по совместительству производится в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству, и по желанию работника. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

В случае если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается следующая запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». При этом в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Если лицо отбыло наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится в трудовую книжку следующим образом:

1) в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи;

2) в графе 2 ставится дата внесения записи;

3) в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж»;

4) в графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

Если непрерывный трудовой стаж восстановлен в установленном порядке, то в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года». В графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, в соответствии с которым внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

Внесение сведений о награждении. Порядок внесения сведений о награждении следующий, в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей: