Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

3) текст, в котором указаны: год рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы в данной организации и в данной должности, деловые и моральные качества;

4) оценки трудовой деятельности, а также повышения профессиональных качеств;

5) поощрения, правительственные награды (если имеются), а также целевое назначение характеристики.

Внешнюю характеристику должен подписывать руководитель организации, и заверяется она печатью нанимателя. Внутреннюю характеристику подписывает руководитель структурного подразделения, в которой занимается своей трудовой деятельностью работник, обязательно с указанием даты.

Документы, которые находятся в личном деле, хранятся в отдельной обложке.

Обложка имеет заголовок личного дела – это фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, а также регистрационный индекс дела, который присваивается согласно журналу (книге) учета личных дел.

Включаемые в личное дело копии некоторых видов документов должны быть нотариально заверены, это документы об образовании, о повышении квалификации и т.д.

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на листе формата А4 или трафаретном бланке.

Если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия будет указана в скобках, а новая написана над ней.

Личные дела работников должны храниться в сейфах либо в шкафах отдельно от других документов, пронумерованые по порядку или в алфавитном порядке.

Все личные дела подвергаются строгому учету, поэтому для сохранности личных дел на каждом предприятии ведется журнал (книга) учета личных дел. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на работников, которые ведут кадровую документацию.

Если работник, ответственный за учет и хранение личных дел, увольняется, то составляется акт приема-передачи дел, и все личные дела передаются новому сотруднику.

Каждый год на предприятии проверяется состояние личных дел работников и фиксируется в «Дополнении к личному листку по учету кадров». По результатам проверки составляется соответствующий акт, и все сведения доводятся до руководителя предприятия.

Выдача личных дел во временное пользование может быть только определенным должностным лицами только с разрешения руководителя предприятия. Разрешение руководителя требуется также, когда возникает необходимость выслать дело в другие организации по соответствующим запросам.

Не допускается производить какие-либо пометки, исправления в личном деле, которое было выдано во временное пользование, а также извлекать документы и разглашать конфиденциальные сведения из них.

Если из личного дела изымаются все же какие-либо документы, то по указанию руководителя организации ответственное за документацию лицо делает соответствующую запись во внутренней описи.

По общему правилу, личные дела, которые заведены на работников, не выдаются на руки этим работникам. Личное дело работника, который уволился с данного предприятия, извлекается из папки и передается на хранение в архив, причем на каждого уволенного сотрудника может быть оформлено самостоятельное дело. Однако удобнее индивидуальные личные дела помещать в одну обложку, но с учетом того, что одно такое дело не будет превышать 250 листов. Затем отдельные личные дела сшиваются по году увольнения. Внутри объединенного дела все личные дела по фамилиям должны быть расположены строго в алфавитном порядке и отделены друг от друга чистым листом. На каждом листе бумаги указываются фамилия, имя, отчество лица, на которое заведено личное дело. Все личные дела с указанием персональных данных и соответствующих номеров листов в объединенном деле подлежат описи.

Личные дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела[3 - http://www.imicor.ru Кадровое агентство «Имикор».].

Также персональные данные работников могут храниться и на электронном носителе локальной компьютерной сети. На уровне персональных баз данных устанавливается двухступенчатая система паролей. Пароли могут сообщаться только избранным сотрудникам, которые имеют доступ к таким данным и несут ответственность за них. К таким работникам относят специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Доступ же остальных специалистов к такой базе данных может осуществляться только с письменного разрешения руководителя.

Работник по прошествии своей трудовой деятельности может быть переведен в другой отдел, таким образом, его личное дело передается руководителю отдела, в который он переводится. Копии и выписки из персональных данных работника делаются исключительно с письменного разрешения руководителя отдела кадров.

§ 6. Трудовая книжка

Путь трудовой деятельности каждого работника находит свое отражение в его трудовой книжке, которая является главным документом, характеризующим трудовую деятельность всех рабочих и служащих.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Другими словами, трудовые книжки должны быть заведены на работников и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, которые проработали свыше пяти дней, а также на работников, работа которых носит сезонный или временный характер, и подлежащих государственному социальному страхованию нештатных работников. Зачастую работа по совместительству не вносится в трудовую книжку, хотя ТК РФ предоставляет работнику право по его желанию вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству, предоставляя документ, подтверждающий работу по совместительству.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Администрация предприятия по истечении недельного срока со дня приема на работу сотрудника производит заполнение трудовой книжки в присутствии этого работника.

Изготовление бланков трудовых книжек, порядок их ведения и хранения устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. установлены следующие правила ведения и хранения трудовых книжек.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ. Трудовые книжки на территории республик в составе РФ, где установлен свой государственный язык, могут оформляться на государственном языке этой республики наряду с государственным языком РФ.

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Выдача должна быть произведена не позднее трех дней со дня подачи заявления.

Если работник принят на работу впервые, работодатель оформляет трудовую книжку в его присутствии. Осуществление оформления трудовой книжки не должно быть позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – в соответствии с данными паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

2) при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, – образование, профессия, специальность – в соответствии с документами об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Все записи должны быть внесены в течение недельного срока. Если работник увольняется, все записи должны точно соответствовать тексту приказа или распоряжения и должны вноситься в день увольнения.

Все записи в трудовой книжке в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер и не могут в чем-либо быть сокращены.

Запись внесения в трудовую книжку о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении повторяется в личной карточке работника. С каждой вносимой такой записью работодатель обязан ознакомить работника. Ознакомление производится под расписку в личной карточке ее владельца.

Порядок заполнения трудовой книжки утверждается Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В трудовую книжку записи о причинах прекращения трудового договора должны вноситься в строгом соответствии с определениями ТК РФ или иного федерального закона.

Трудовой договор прекращается по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ. Исключения составляют случаи расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, согласно п. 4 и 10 ст. 77 ТК РФ. Запись об увольнении или прекращении трудового договора вносится в трудовую книжку со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Если трудовой договор расторгается по инициативе работодателя, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

В случае прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку должна вноситься запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

Если трудовой договор прекращается по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, то в трудовой книжке запись об увольнении, т.е. прекращении трудового договора, должна иметь ссылку на соответствующую статью (пункт) ТК РФ или иного федерального закона.

Трудовой договор прекращается с осужденным работником. Если в соответствии с приговором суда работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, и он еще не отбыл наказание, в трудовую книжку должна вноситься запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать, а также какой деятельностью лишен права заниматься.

Если работник пожелает, то в трудовую книжку по месту основной работы вносятся сведения о работе по совместительству или об увольнении с этой работы на основании документа, который подтверждает работу по совместительству.

По месту работы в трудовую книжку могут вноситься следующие записи с указанием соответствующих документов:

1) период службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, а также период военной службы в соответствии с ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;

2) период обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Соответствующие записи, которые внесены в трудовую книжку, являются недействительными в следующих случаях: