Первые шаги в lean

Не улучшайте хаос, стабилизируйте ситуацию

Это ещё один известный факт.

Под стабильностью процесса мы понимаем величину отклонений измеряемых параметров, процесса, от их среднего значения (вариабельность).

Например, показатели качества являются стабильными, если мы их можем предсказать, спрогнозировать, то есть когда они не отклоняются существенно от их среднего значения. За измеряемый параметр можно взять долю дефектных изделий, выдаваемых процессом (http://leanbase.ru/public/flow.html) (% брака), либо любой другой существующий в рассматриваемом процессе показатель. Стабильность поставок мы можем определить как процент отклонений от графика (поставки точно во время) от общего числа поставок. Например, если из 100 поставок 1 осуществляется с опозданием, то можно утверждать, что стабильность процесса поставок 99%. 

Разумеется, это грубые примеры, однако они достаточно чётко передают смысл понятия «стабильность процесса». В своей работе мы считаем стабильным процесс со средним отклонением менее 5%, однако эта цифра может существенно изменяться в зависимости от специфики самого процесса. Нестабильность может выражаться не только в большом разбросе показателей качества, но и по другим показателям, а также в большом количестве травмоопасных ситуаций, нестабильности по количеству произведённого продукта и так далее.

Если рассматривать процесс производства, перечисленных параметров может быть вполне достаточно, однако всегда стоит убедиться, что в основных направлениях (5М) процесс стабилен. 5М – это аббревиатура следующих сокращений: человек или персонал (man), материал (material), измерение (measurement), метод или технология (method), оборудование (machine).

Данное сокращение призвано учесть все направления, влияющие на среднестатистический процесс (http://leanbase.ru/material/7wastes.pdf). Разумеется, найдутся процессы, обладающие определённой спецификой, где необходимо будет только 3 или 4 направления, либо добавится какое-либо новое. Тем не менее, в данном случае это означает стабильность явки и квалификации персонала, стабильность качества и свойств материалов, применяемых в процессе, стабильность показаний измерений и точности измерительного инструмента, стабильность технологии и методов работы (получение одинаковых результатов), а также стабильность работы оборудования (постоянное качество и производительность).

Проанализировав ваш процесс по всем перечисленным выше параметрам, вы можете убедиться, что он стабилен, то есть предсказуем и не имеет высоких отклонений от среднего значения по различным параметрам.

Очередной постулат lean гласит: перед тем как улучшать процесс, его необходимо стабилизировать. Это означает, что улучшение нестабильного процесса негативно скажется на его состоянии. Мы никогда не сможем понять, улучшили мы его или нет, так как не сможем измерить его параметры. Решая основные проблемы, влияющие на стабильность процесса, мы не улучшаем его, а просто уменьшаем отклонение от среднего значения определённых его параметров.

Процесс может быть стабильно хорошим или стабильно плохим, это неважно, главное, что мы чётко понимаем его состояние, можем предсказать и спрогнозировать его.

Первые результаты должны быть заметны всем, начните с 5S

С момента становления lean 5S считается базовым инструментом, с которого начинаются любые улучшение и внедрение lean в целом. Об этом инструменте написано достаточно книг и статей, он является наиболее распространённым из всех известных инструментов lean в России. Не стоит недооценивать потенциал для устранения потерь на рабочих местах. Каждый раз повторяя шаги 5S, можно выявлять всё новые потери. Помните, что потенциал есть везде и всегда. 5S – это не разовая акция по улучшению рабочих мест, это постоянный процесс их улучшения.

Выше мы уже подчёркивали важность получения первых видимых результатов.

Именно поэтому внедрение lean принято начинать с 5S.

С одной стороны, видимые улучшения, полученные при помощи 5S, сразу бросаются в глаза. Это заставляет задуматься и поверить в эффективность нововведений. Получая быстрые и видимые результаты, скептически настроенный персонал постепенно начинает верить в успех lean. Это важно особенно на первых шагах, когда поддержка персонала требуется как никогда.

С другой стороны, вместе с первыми результатами персонал вовлекается в процесс улучшений. Следующие быстрые и видимые результаты можно получить на любом рабочем месте. То, что вы сделаете вначале, должно привлечь работников, они должны захотеть того же на своих рабочих местах.

Ещё одна рекомендация при внедрении 5S – уделять достаточно внимания безопасности и эргономике рабочего места, а не только сортировке предметов. По большому счёту, для рабочего всё равно, сколько деталей расположено у него на столе или сколько инструментов находится в его шкафу, однако польза от инструмента применительно для него будет заключаться в повышении уровня безопасности, удобства и стабильности его работы.

Следует стремиться к минимизации перемещений, исключению наклонов и прыжков, переноски тяжестей, исключения факторов получения травмы.

Переходите от простых инструментов к сложным, начните с 5S

Часто бывает так, поставленные на первых шагах внедрения lean амбициозные цели предполагают применение сложных методов и инструментов. Сами по себе амбициозные цели – это очень хорошо.

Однако не стоит забывать о культурном уровне развития в организации. Готов ли персонал к сложным преобразованиям? Способен ли он сейчас понять их необходимость, вовлечься и помочь? При применении сложных методов и инструментов на первых шагах, руководители, специалисты и просто рабочие просто не поймут того, что происходит. Любое развитие всегда осуществляется постепенно. Даже если внедрение будут сопровождать опытные консультанты, вы потратите огромное количество ресурсов для получения результата.

Безусловно, есть примеры успешного применения сложных методов и инструментов на первых шагах, но это скорее исключения из правил.

Старайтесь развиваться последовательно и планомерно, переходя от простого к сложному. Помните о необходимости развивать персонал и формировать бережливую культуру, а не просто считать экономический эффект от устранения потерь. Вместе с закреплением уверенности в надёжности и эффективности методов и инструментов lean будет формироваться бережливая культура организации и вы сможете переходить к более сложным решениям.

Обратите внимание на улучшения рабочих мест на первых шагах внедрения lean (5S). Это наиболее оптимальный вариант для начала, способный подготовить персонал к дальнейшей работе в направлении lean.

Делите работу как можно подробнее, начинайте внедрение с пилотных участков

Как известно, не существует неразрешимых задач и невыполнимой работы. Ответ на простой вопрос «как съесть слона?» очень прост – по частям. Это условие является принципиальным для успешной реализации любого улучшения, вне зависимости от применения методов и инструментов lean.

Мы выбираем небольшую зону, реализуем в ней улучшения и распространяем полученные результаты на другие зоны. Разделяя большую работу на мелкие части, вы уже расставляете определённые приоритеты, облегчая себе дальнейшую работу при последовательной её реализации.

Современные западные организации часто имеют план улучшений и распространения улучшений, заранее определяя какой "кусок слона" будет съеден следующим. Выше мы уже рассказывали о выборе пилотных участков, как о начале работы.

Напоминаю, что основным критерием при выборе пилотного участка (или участков) является скрытый потенциал возможностей получения как можно большего видимого эффекта в короткое время. Идите туда, где больше возможностей. Оценивайте возможности реализации той или иной работы в конкретной зоне.

Старайтесь разделить работу так, чтобы полностью реализовать запланированные мероприятия в небольшой зоне охвата. На первых шагах это лучше, чем в большой зоне реализовать их наполовину.

Совершенствуйтесь не только вширь, но и вглубь

Внедряя принципы, методы и инструменты lean в своей зоне ответственности, вы также должны иметь некое видение того, в каком направлении вы будете развиваться далее. Применительно к внедрению lean, выделяют два направления развития: «вширь» и «вглубь».

Развитие «вширь» осуществляется, когда одни и те же улучшения и решения с одной зоны физически распространяются на другие. Когда реализовав улучшения на одном пилотном участке, вы распространяете результаты на другой.

Развитие «вглубь» предполагает более детальную проработку того или иного метода и инструмента в той же зоне.

Если приводить пример с внедрением 5S, что можно считать его внедрением? Чистое и убранное место? Самостоятельную уборку персонала? Самостоятельное поддержание чистоты персоналом без контроля со стороны руководства? Самостоятельное периодическое повторение всех шагов 5S персоналом? Или что-то другое? Глубина внедрения инструмента напрямую зависит от изменения мышления работниками определённой зоны. Как вы думаете, почему некоторые улучшения держаться несколько недель, а некоторые остаются до тех пор, пока их не усовершенствуют?

В организациях, имеющих достаточно серьёзный опыт внедрения lean, принято разделять глубину внедрения одного и того же инструмента и расширяться не только вширь, но и вглубь. Поэтому рекомендую вам задуматься об этом заранее. Так, реализовав запланированные мероприятия в пилотной зоне, вы должны продолжить совершенствоваться. Совершенству нет предела. Улучшив что-либо, ни в коем случае нельзя останавливаться. Определите для себя сразу некие ступени совершенства «вглубь».

Например, реализовывая 5S, вы можете довольствоваться чистым и хорошо выглядящим участком.

Тем не менее, можно выделить дальнейшие ступени развития и совершенствования инструмента:

1. материалы, инструменты и другая оснастка размещены на своих местах и промаркированы;

2. приняты стандарты 5S, участок организован в соответствии со стандартами;

3. стандарты работают и постоянно улучшаются;

4. существует самоуправляемая и самоулучшающаяся система.

Определив критерии развития того или иного инструмента или метода вы сможете целенаправленно развиваться не только «вширь», но и «вглубь».

Всегда стандартизуйте результат, все улучшения должны встраиваться в существующую систему

С точки зрения lean, стандарт – то, как должно быть (состояние процесса, выполнения работы, рабочего места, чего угодно), лучший способ выполнения работы. Стандарт является той самой планкой, которая указывает на лучшее в настоящий момент времени состояние, лучший показатель.

Подходящая метафора в данном случае – сравнение стандарта с планкой прыгуна в высоту. Для прыгуна в высоту стандарт – та максимальная высота, до которой он постоянно допрыгивает. Когда прыгун не допрыгивает до планки, возникает проблема, требующая анализа причин и принятия мер. С другой стороны, если прыгун начинает прыгать выше планки, она поднимается, происходит улучшение стандарта.

Сам по себе стандарт необходим для того, чтобы понимать что хорошо, а что плохо. Помните, что нет стандарта – нет проблемы. Как мы можем понять, правильно ли выполняется та или иная работа, не имея стандарта её выполнения? Кто-то скажет, что и так это знает, охотно верю. Но уверены ли вы, что работа выполняется наилучшим способом? Уверены ли вы, что работа выполняется постоянно одинаково? Как вы различаете проблему и её масштаб? Что вы будете улучшать, не имея фиксированного текущего состояния? Стандарт с точки зрения lean, призван ответить на эти и другие подобные вопросы.

В широком понимании термина – это любой документ, отражающий то, как надо делать (как должно быть) с точки зрения наилучшего опыта. Стандартом может быть технологический процесс, стандартная операционная карта оператора, должностная инструкция, устав, планировка цеха или рабочего места. То есть любой документ, имеющий подписи (юридическую силу) и отражающий то, как должно быть.

Стандартизация любого улучшения в свою очередь предполагает не просто корректировку или разработку некого регламентирующего документа. Это в первую очередь обеспечение гарантий того, что улучшение не вернётся в первоначальное состояние. Это может быть появление или изменение какого-либо документа (инструкции, стандарта, положения). Это может быть визуализация какого-либо процесса, делающая его прозрачным для всех и каждого, что-то иное. К стандартизации также можно отнести перенос коммуникаций, препятствующий возврату в первоначальное состояние.

Например, при переносе рабочего места со старого удаляют электрические розетки, укорачивают пневматические системы (шланги, трубы), тем самым лишая работника физической возможности вернуться в привычное состояние.