– своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
– доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
– создание документов по кадровым вопросам;
– регистрация, учёт и хранение документов по персоналу;
– формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверждённой для данной организации;
– размножение документов по кадровым вопросам;
– контроль исполнения документов;
– передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. [7, с.159—160].
Делопроизводство по форме организации работ может быть централизованным – осуществляется в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате); децентрализованным – рассредоточено по различным звеньям; смешанным – наиболее важные, общие для организации работы, выполняются в одном, а остальная часть работ выполняется во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря-референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа её работников.
Кадровое делопроизводство – это работа с документами, связанными с кадровым составом [8].
Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими кадровое делопроизводство, являются:
1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 за №4. Указанная Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 за №2. Указанная Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в организациях всех форм собственности.
3. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 №40. Указанная Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчётов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учёт и порядок хранения.
4. Государственный стандарт СТБ 6.38—2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержден постановлением Государственного стандарта от 26.10.2016 №83.
5. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утверждена приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 №25 [8].
Требования к оформлению документов базируются на вышеприведённых государственных стандартах унифицированных систем документации.
А. Я. Кибанов выделяет в подсистеме управления персоналом, как и в системе управления организацией, следующие унифицированные системы документации:
– плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчёты по численности, оплате труда и т.п.);
– первичная учётная (по учёту труда и заработной платы);
– отчётно-статистическая (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);
– по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);
– организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.) [7, с.160—161].
Белорусские специалисты в области кадрового делопроизводства подразделяют кадровые документы по следующим тематикам:
– оформление трудовых отношений;
– изменение трудовых отношений;
– прекращение трудовых отношений;
– оплата труда;
– оформление отпусков;
– оформление командировок;
– оформление поощрений и наказаний;
– ведение трудовых книжек;
– ведение личных дел;
– оформление бумаг для назначения пенсии и т. д. [8].
4.5. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом
Нормативно-методическое обеспечение состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативной базы в системе управления персоналом.
Важнейшим организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. Сотрудники обязаны выполнять возложенную на них работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Он включает следующие разделы:
– общие положения;
– порядок приёма и увольнения рабочих и служащих;
– основные обязанности рабочих и служащих;
– рабочее время и его использование;
– поощрения за успехи в работе;
– ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдел кадров, отдел организации труда и заработной платы, юридический отдел). Коллективный договор – это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности.
Содержание и структура Коллективного договора определяются сторонами, в него могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:
– форма, система, размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
– механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определённых договором;
– занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
– продолжительность рабочего времени и времени отдыха;
– улучшение условий труда и охраны труда работников, в том числе женщин и молодёжи;