Кадровый менеджмент

2. специализация – разделение труда в системе управления персоналом (выделяется труд руководителей, специалистов и технических исполнителей). Формируются отдельные подразделения, специализирующиеся на выполнении групп однородных функций;

3. параллельность – предполагает одновременное выполнение отдельных управленческих решений, повышает оперативность управления персоналом;

4. адаптивность (гибкость) – означает приспособляемость системы управления персоналом к изменяющимся целям объекта управления и условиям его работы;

5. преемственность – предполагает общую методическую основу проведения работы по совершенствованию системы управления персоналом на разных её уровнях и разными специалистами, стандартное их оформление;

6. непрерывность – отсутствие перерывов в работе работников системы управления персоналом или подразделений, уменьшение времени прослеживания документов, простоев технических средств управления и т.п.;

7. ритмичность – выполнение одинакового объёма работ в равные промежутки времени и регулярность повторения функций управления персоналом;

8. прямоточность – упорядоченность и целенаправленность необходимой информации по выработке определённого решения. Она бывает горизонтальная и вертикальная (взаимосвязи между функциональными подразделениями и взаимосвязи между различными уровнями управления).

4.3. Кадровое обеспечение системы управления персоналом

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав её работников [7, с.149].

В 80-х годах XX века в кадровых службах СССР (в основном в отделе кадров и отделе технического обучения) было занято 0,3—0,8% общего числа работающих в отраслях промышленности и строительства. В зарубежных странах этот показатель составлял 1—1,2% [9]. Качественный состав советских кадровиков был весьма низким, характеризовался невысоким уровнем профессиональной подготовки. Отделы кадров, в основном, были укомплектованы бывшими офицерами, филологами, ветеринарами и т. д.

В настоящее время наблюдается тенденция повышения статуса должности менеджера по персоналу до уровня высшего звена управления, значительного расширения его функций. В связи с этим актуальной становится проблема профессионализации сотрудников кадровой службы, т.е. улучшения качественного состава службы управления персоналом. Так, например, в США из каждых 10 работников 6—7 составляют специалисты: психологи, социологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, аналитики работ, вербовщики персонала в учебных заведениях, консультанты по планированию карьеры и др., большинство из которых выпускники школ бизнеса (по управлению персоналом), крупнейших университетов и педагогических вузов. Специалисты-плановики (по всем направлениям кадрового планирования) – одна из наиболее развивающихся групп. В наукоёмких корпорациях США они составляют 20—25% всей численности работников кадровых служб, в начале 70-х гг. их доля не превышала 10%. Причём в 500 крупных компаниях и корпорациях США более 30% специалистов, занятых кадровой работой, имеют самый высокий образовательный уровень – диплом магистра и доктора наук [10].

При определении качественного состава служб управления персоналом следует учитывать названия должностей, предусмотренные действующим классификатором профессий рабочих и должностей служащих.

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Занятия» ОКРБ 014—2017 приводит следующие должности кадровой службы [11]:

– руководители структурных подразделений по кадрам и трудовым отношениям – заведующий отделом кадров, менеджер по персоналу, начальник бюро по организации труда и управления производством, начальник бюро социологии и психофизиологии труда, начальник лаборатории нормативно-исследовательской по труду, начальник лаборатории по организации труда и управления производством, начальник лаборатории психофизиологического обеспечения АЭС, начальник лаборатории социологии и психофизиологии труда, начальник отдела кадров, начальник отдела охраны труда, начальник отдела подготовки кадров, начальник отдела социального развития, начальник отдела юридического;

– cпециалисты-профессионалы в области подбора и использования персонала – профориентолог, специалист по кадрам;

– специалисты-профессионалы в области подготовки и развития персонала – инженер по подготовке кадров, инструктор по подготовке персонала АЭС;

– агенты (инспекторы) по трудовым договорам и найму – агент, инспектор по кадрам;

– работники по ведению кадровой документации – агент.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации.

При расчёте необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются факторы:

– общая численность работников организации;

– конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой её деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;

– социальная характеристика организации, структурный состав её работников (наличие различных категорий – рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;

– сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);

– техническое обеспечение управленческого труда и др.

Организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты.

Расчёт численности служащих, в том числе и кадровой службы, может производиться различными методами: многофакторного корреляционного анализа, экономико-математическими, сравнений, прямого расчёта, по трудоёмкости работ, по нормам обслуживания и др.

Метод многофакторного корреляционного анализа основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда (разработан НИИ труда в советский период). Поскольку в условиях рыночной экономики отсутствует жёсткая зависимость между производственными факторами и численностью персонала имеет рекомендательный характер.

Экономико-математические методы предусматривают разработку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей пока ограничено.

Численность работников кадровой службы (Чкадр) можно рассчитать по формуле:

В методе сравнений на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы.

Экспертный метод позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учёта мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции. Метод используется как составная часть других методов.

Метод прямого расчёта предполагает определение численности служащих исходя из расчёта необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления персоналом и расчёта затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих воздействий.

Одним из распространённых методов является определение численности работников кадровой службы через трудоёмкость (затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ). В свою очередь, трудоёмкость работ по управлению персоналом можно определить следующими методами: нормативным, с помощью фотографии рабочего времени или хронометража, расчётно-аналитическим, методом аналогий, экспертным.

В 1988 г. разработаны «Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учёту кадров» [12]. Сборник содержит нормы времени на следующие виды работ: оформление документов при приёме на работу и увольнении с работы работников, оформление и учёт трудовых книжек, составление статистической отчётности по учёту личного состава, составление справок, разработка планов и расчёт численности, табельный учёт, другие работы работников отдела кадров.

Зная нормативную (либо расчётную) трудоёмкость работ, выполняемых в течение года, например, в отделе кадров, можно рассчитать численность отдела (Ч) по формуле:

где Т – общая трудоёмкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час.; К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К=1,15); Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (в ч.) (в среднем принимается равным 1840 час., но ежегодно уточняется).

Метод, использующий нормы обслуживания – характеризует количество объектов, т.е. работников организации, обслуживаемых одним работником службы управления персоналом. В разных странах сложилось различное соотношение: в США и России на 100 работающих в организации приходится один работник кадровой службы; в Германии на 130—150 работающих – один кадровик; во Франции на 130 работающих – один работник службы персонала; в Японии на 100 работающих – 2,7 работника-кадровика. Данные соотношения являются средними и существенно различаются по отраслям, секторам и сферам деятельности [9].

Роль и организационный статус службы управления персоналом во многом определяется уровнем организационного, финансового развития потенциала организации и позицией её руководства.

Структура служб персонала зависит от масштабов организации, т.е. численности работающих. На японских предприятиях численность работников в службах персонала составляет от 2 до 5% числа работающих, в США – 1—1,1%, в Германии – 0,65—0,8%, во Франции – 0,75%, в Беларуси – 0,4—0,6%, в СССР (1980-е гг.) – 0,3—0,8%. В американских фирмах численность работников в этих службах составляет от 1 до 200 и более человек [1, с.68].

В зарубежной практике сложились следующие варианты включения службы управления персоналом в организационную структуру управления организации.

1. Структурная подчинённость кадровой службы руководителю по администрированию.

В данном варианте выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках его роли как штабного подразделения функциональной подсистемы [1, с.70]

2. Структурное подчинение службы управления персоналом, как штабного органа, высшему руководству организации [1, с.70]

Преимуществом данного варианта является близость кадровой службы ко всем сферам руководства организации. Такая структура наиболее целесообразна для небольших организаций на начальных этапах их развития, когда руководство, таким образом, пытается поднять статус и роль кадровой службы.

3. Служба управления персоналом организационно включена в руководство организации [1, с.71]

Данный вариант наиболее типичен для достаточно развитых фирм с выделением сферы управления персоналом в качестве равнозначной подсистемы управления наряду с другими подсистемами.

4.4. Документационное обеспечение системы управления персоналом

Документационное обеспечение – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [7, с.159].

Основные функции по документационному обеспечению системы управления персоналом: