Современные технологии документационного обеспечения управления

Здесь как ключевые показатели следует выделить способность к бесперебойной работе, защиту документов от несанкционированного доступа, изменения или уничтожения, а также протоколирование (фиксация) информации о поисках документов пользователями системы, использовании (доступе к документам), а также их размещении (добавлении документов в систему).

Еще одно понятие, используемое при проектировании (создании) СУД, – это понятие системности. Процессы создания и управления документами в процессе проектирования и функционирования документных систем систематизируются в соответствии с политикой, распределением ответственности и официально принятой методологией.

Рассмотренный стандарт дополняет введенный в действие в марте 2015 г. ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования». К сожалению, остро чувствуется, что специалисты по делопроизводству в подготовке российской редакции стандарта не участвовали. Данный стандарт основан на ГОСТ Р ИСО 30300-2015 и является его продолжением. Но если вышедший у нас годом позднее стандарт посвящен управлению документами, то в ГОСТ Р ИСО 30301-2014 используется буквальный перевод термина «records management» – управление записями, что в отсутствие раздела «Термины и определения» существенно затрудняет понимание стандарта специалистами по делопроизводству (стандарт ссылается на ИСО 30300, где понятие «запись» отсутствует, и про «управление записями» ничего не говорится).

Подводя итог, мы видим, что вопросы, затрагивающие работу службы ДОУ, отражены в самых разных правовых, нормативных и методических документах, законах, постановлениях, инструкциях. Работник делопроизводственной службы обязательно должен знать о существовании всех этих документов, разбираться, в каком документе затронуты какие проблемы, знать, где искать информацию по тому или иному вопросу и регулярно, не реже одного раза в квартал, а лучше постоянно отслеживать вновь выходящие и измененные правовые, нормативные акты, имеющие отношение к работе службы ДОУ.

Контрольные вопросы к главе 1

1. Какие документы, в соответствии с Конституцией РФ, издает Президент РФ?

2. Какие документы, в соответствии с Конституцией РФ, издает Правительство РФ?

3. Каким актом определены виды документов, издаваемых Президентом РФ?

4. Какие варианты изображения государственного герба возможны на бланках федеральных органов исполнительной власти?

5. В каком акте дано определение электронного сообщения?

6. Какие вопросы рассматриваются в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»?

7. Как определяется понятие «электронный документ» в законодательно-правовых актах?

8. Как определяется понятие «электронная подпись» в законодательно-правовых актах?

9. Какие существуют виды электронных подписей?

10. Каким документом определяется степень ограничения доступа к документу?

11. Каким законодательным актом устанавливается ограничение доступа к сведениям по личному составу?

12. В какой срок подлежат регистрации письма и обращения граждан?

13. На каком языке в субъектах Федерации публикуются законодательные акты Российской Федерации?

14. На каком языке пишется текст писем, направляемых за пределы субъекта Федерации?

15. На ком, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», лежит обязанность обеспечения сохранности архивных документов?

16. Организация хранения, комплектования, учета и использования каких документов регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»?

17. В каком правовом акте дано определение понятия «электронный документооборот»?

18. В какой форме может вестись бухгалтерская документация?

19. Каких вопросов касаются указы Президента РФ в области ДОУ?

20. Каким нормативным правовым актом регламентируются вопросы использования бланков с воспроизведением государственного герба?

21. Каким нормативным правовым актом введены в действие Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти?

22. С каким органом власти согласовываются инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти?

23. В каком нормативном правовом акте перечислены обязательные компоненты информационного ресурса (сайта, портала) федеральных органов исполнительной власти?

24. Каким правовым актом определен порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации?

25. В каком правовом акте определены сроки хранения документов акционерных обществ?

26. Какой документ используется для расчета нормативной численности работников службы ДОУ?

27. Что устанавливает ГОСТ Р 7.0.8-2013?

28. Какой ГОСТ устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению?

29. Какой ГОСТ описывает требования к постановке работы с документами?

30. В каком документе дано определение понятия «системы управления документами»?

31. Что обозначает термин «управление документами»?

Список источников и литературы к главе 1

1. Конституция Российской Федерации. Принята 12.12.1993.

2. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (ред. от 12.03.2014).

3. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» (ред. от 14.12.2006).

4. Постановление Правительства РФ от 14.12.2006 № 767 «Об изменении и признании утратившим силу некоторых актов Правительства Российской Федерации по вопросам лицензирования отдельных видов деятельности» (ред. от 19.08.2016).

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

6. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 № 2004-ст). – М.: Стандартинформ, 2017. – 27 с. Вступает в действие с 01.07.2018.

7. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. – М., 2001.

8. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (ред. от 19.12.2016).

9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27.01.2006 № 7418).

10. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на 08.11.2007).

11. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 23.06.2016).

12. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (ред. от 08.03.2015).

13. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (ред. от 30.11.2016).