Современные технологии документационного обеспечения управления

Правила вводят понятие «транспортной шины», то есть коммуникационной системы, обеспечивающей передачу данных. В качестве транспортной шины может выступать специализированная защищенная информационно-телекоммуникационная инфраструктура, существующая на сегодня в виде Системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), либо сеть общего пользования (Интернет) при условии соблюдения требований законодательства в области информационной безопасности.

При отсутствии возможности передать документ по сети допускается передача документов на съемном носителе, например, на компакт-диске или USB-флеш-накопителе.

Правила вводят понятие транспортного контейнера, содержащего передаваемый документ в электронной форме. Понятие контейнера появилось незадолго до принятия Правил и использовалось при описании технологии выгрузки архивного документа в электронной форме для целей архивного хранения. «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» [26] определяют контейнер электронного документа как «упаковку, включающую электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные».

Правила определяют следующие компоненты транспортного контейнера:

1. Файл описания транспортного контейнера, являющийся обязательным элементом. Состав и структура файла описания транспортного контейнера определяются в соответствии с положениями и регламентами эксплуатации используемой транспортной шины.

2. Файл документа в электронном виде, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (электронными подписями), являющийся обязательным элементом. Формат электронного документа определяется Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации в требованиях к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций.

Такие требования были утверждены распоряжением Правительства РФ сразу после принятия Положения о МЭДО 2 октября 2009 г. [58].

3. Файл (файлы) электронной подписи, входящий в состав транспортного контейнера в случае подписания документа отсоединенной усиленной квалифицированной электронной подписью, формируемой в виде отдельного файла.

Тут надо отметить общую тенденцию – если раньше файл электронной подписи обычно внедрялся в файл подписываемого документа, то сегодня почти повсеместно используется обособленный файл электронной подписи, который хранится отдельно от файла (или файлов, если документ состоит из нескольких файлов) документа.

4. Файл (файлы) приложений к документу в электронном виде, являющийся необязательным элементом. Допускается подписание приложений усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями.

Правила пошагово описывают процедуры обмена электронными документами:

1. Формирование в системе автоматизированного делопроизводства (СЭД) отправителя документа в виде транспортного контейнера.

При этом формат транспортного контейнера определяется в соответствии с установленными требованиями.

2. Перенос транспортного контейнера из СЭД отправителя электронного документа на автоматизированное рабочее место, сопряженное с транспортной шиной (в случае если система электронного документооборота отправителя электронного документа непосредственно не сопряжена с транспортной шиной).

В большинстве случаев ведомственные СЭД имеют модули (программные коннекторы) для взаимодействия с системой МЭДО или для отправки документов в электронном виде по каналам Интернет непосредственно из СЭД. Пункт 2 написан на случай, если по каким-то причинам, например по соображениям безопасности, СЭД не подключена к сети Интернет, а передача документа осуществляется через специализированное рабочее место.

3. Направление транспортного контейнера в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде через транспортную шину.

4. Получение транспортного контейнера получателем документа в электронном виде, проверка целостности транспортного контейнера, проверка транспортного контейнера на отсутствие вредоносных программ.

Другими словами, полученное сообщение обязательно проверяется антивирусной программой, проверяется можно ли открыть (распаковать) полученное сообщение, читаются ли вложенные в сообщение (контейнер) файлы.

5. Перенос транспортного контейнера (при положительном результате проверки) с автоматизированного рабочего места, сопряженного с транспортной шиной, в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде (в случае если система электронного документооборота получателя документа в электронном виде непосредственно не сопряжена с транспортной шиной).

6. Извлечение содержимого из транспортного контейнера в системе электронного документооборота получателя документа в электронном виде, проверка действительности электронной подписи и регистрация полученного документа в электронном виде в системе электронного документооборота получателя документа с формированием и направлением отправителю уведомления о регистрации или об отказе в регистрации.

Если документ поступил не по адресу, без приложений, контейнер не распаковывается, какой-то файл не читается, в служебной части сообщения отсутствует или неправильно заполнен какой-то атрибут, то отправителю отсылается уведомление об отказе в регистрации с кодом, соответствующим той или иной ошибке.

Такое оперативно полученное уведомление позволяет отправителю оперативно исправить ошибку и выслать документ повторно.

Каждая организация – участник обмена электронными документами должна самостоятельно обеспечивать информационную безопасность своих СЭД и информационного обмена в рамках своих полномочий, то есть использовать антивирусные программы, обеспечивать защиту СЭД и каналов связи от несанкционированного доступа, реализовывать необходимые мероприятия в области информационной безопасности.

Более детально технология обмена электронными сообщениями описана в ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» [76].

По сути, Правила содержат всего несколько существенных моментов:

– все государственные структуры в центре и на местах могут и должны обмениваться документами в электронном виде;

– документы могут передаваться как по системе МЭДО, так и по открытым каналам и даже на съемных носителях;

– отправлять и принимать документы можно как непосредственно из СЭД, так и с отдельного специально выделенного и подключенного к каналам связи компьютера;

– документы передаются в виде транспортного контейнера установленного формата;

– получение документа или отказ в его регистрации обязательно подтверждается технологическими сообщениями (уведомлениями);

– порядок работы с документами в электронной форме должен быть регламентирован в нормативных документах организации, например, в инструкции по делопроизводству.

Рассмотренные Правила дополняют «Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде», утвержденные Приказом Минкомсвязи России № 186 и ФСО России № 258 от 27.05.2015 [52].

1.4. Стандарты

Хотя стандарты и не имеют обязательного характера, но они составляют важную часть справочного массива службы ДОУ, обеспечивая единый внешний вид документов, облегчение их обработки, включая использование автоматизированных технологий, унификацию документов, единый подход к различным аспектам работы с документами. Наибольшую актуальность стандарты получают при использовании автоматизированных технологий, так как если при ручной обработке документов человек, пусть и с большими затратами времени, может работать и с нестандартным документом, то автоматизированная система просто не сможет такой документ обработать: нестандартный лист бумаги сложно сканировать, не соответствующее стандарту сообщение не загрузится в СЭД и т. п.

Основной для службы ДОУ стандарт – это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», однако надо учитывать и вступаюший в действие 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», замещающий аналогичный ГОСТ Р 6.30-2003.

Стандарты регламентируют оформление организационно-распорядительных документов. Это уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.

В Стандартах определяются правила создания документов, состав реквизитов документов, даются схемы расположения реквизитов на документе, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий, виды бланков, состав реквизитов бланков, приводятся образцы бланков. Стандарт распространяется как на документы на бумажном, так и электронном носителях.

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с его предшественником 2003 года?

Исчезло упоминание об «унифицированной системе» организационно-распорядительной документации, частью которой был предыдущий стандарт, хотя перечень организационнораспорядительных документов, оформление которых регламентирует ГОСТ, практически не изменился.

Стандарт определяет правила создания документов, состав реквизитов документов; даются схемы расположения реквизитов на документе, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, приведены образцы бланков. Стандарт распространяется на документы как на бумажном, так и на электронном носителях.

Добавился раздел «Общие требования к созданию документов».

Предусмотрено, что документы теперь могут создаваться не только на бумаге, но и в электронной форме. Документы на бумаге могут печататься как на одной стороне листа, так и с оборотом.

Прописан порядок нумерации страниц: посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Абзацный отступ текста документа установлен 1,25 см.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, текст документа – через один или 1,5 интервала. Документы, которые будут печататься с уменьшением (две страницы на лист), могут печататься с двойным интервалом. Выравнивание текста – «по ширине».

Часто сотрудники, печатая документ, ставят между словами по два, иногда даже больше, пробела. В ГОСТ специально прописано – между словами ставится один пробел.

Отдельные реквизиты, такие как адресат, заголовок, подпись, могут выделяться полужирным начертанием шрифта.

Появились рекомендации по использованию типовых шрифтов. Почему это важно? Так как библиотеки шрифтов насчитывают тысячи наименований, не редкость ситуация, когда отдельный сотрудник или даже целая организация используют при создании документов какой-то понравившийся, но нестандартный шрифт. Почему это плохо? При пересылке документов офисных форматов, например Microsoft Word, при использовании нестандартного шрифта происходит т. н. подстановка шрифтов, т. е. документ будет отображаться на компьютере получателя теми шрифтами, которые на данном компьютере установлены. А замещающий шрифт зачастую хоть немного, но другой по размеру, а это значит, что у сложно оформленных документов «поедет» все оформление. Для хранения в такой документ надо внедрять используемые шрифты, что существенно увеличивает размер файла документа.

Поэтому рекомендуется использовать именно нижеперечисленные шрифты, заложив их в шаблоны электронных документов, а также прописав их использование в инструкции по делопроизводству организации. Это шрифты Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров. Подробно ГОСТ Р 6.30-2003 и выпущенный для его замены ГОСТ Р 7.0.97-2016 рассмотрены в главе 3 «Основные требования к составлению и оформлению документов».

Второй ключевой для службы ДОУ стандарт – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [69]. Стандарт содержит определения более ста семидесяти понятий, в том числе такие, новые для службы ДОУ понятия, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования (электронного документа), миграция, конвертирование (конвертация), метаданные и др.