Современные технологии документационного обеспечения управления

17. судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;

18. иные документы, предусмотренные Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

Акционерное общество хранит вышеперечисленные документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг (Банком России).

Помимо нормативных правовых актов, в которых вопросам документирования и работы с документами отведено значительное место, эти вопросы отражены в отдельных статьях Кодексов и косвенно затрагиваются во многих нормативных правовых актах, на которые будут даваться ссылки в данном учебном пособии. Например, Кодекс РФ об административных правонарушениях содержит статью 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов», а Уголовный кодекс РФ – статью 325 «Похищение или повреждение документов…», предусматривающую наказание в виде штрафа в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательных работ на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительных работ на срок до двух лет, либо принудительных работ на срок до одного года, либо ареста на срок до четырех месяцев, либо лишения свободы на срок до одного года.

Таким образом, мы видим, что различные аспекты работы с документами «разбросаны по российскому законодательству». Работнику службы ДОУ совсем не обязательно запоминать все эти акты наизусть, но необходимо знать, к какому нормативному правовому акту он может обратиться для уточнения соответствующего вопроса своей работы.

1.2. Указы Президента РФ

Все интересующие нас указы Президента РФ в области ДОУ можно разделить на две группы:

– указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;

– указы Президента о документировании прохождения государственной службы.

Первая группа указов касается документов, содержащих информацию, связанную с государственной и коммерческой тайной. Эти указы дополняют и конкретизируют законодательство в этой области.

Работники службы ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального характера:

– Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (ред. от 30.11.2016) [13];

– Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (ред. от 13.07.2015) [15].

Первый Указ не только содержит Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, но и указывает государственные органы, наделенные полномочиями по распоряжению той или иной категорией сведений, отнесенных к государственной тайне. К такой информации отнесены сведения в военной области, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области экономики, науки и техники, внешней политики и экономики, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ, гораздо короче, так как он включает всего семь пунктов. К таким сведениям относятся:

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, сведения о лицах, в отношении которых в соответствии с федеральными законами от 20.04.1995 № 45-ФЗ «О государственной защите судей, должностных лиц правоохранительных и контролирующих органов» и от 20.08.2004 № 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства», другими нормативными правовыми актами Российской Федерации принято решение о применении мер государственной защиты, а также сведения о мерах государственной защиты указанных лиц, если законодательством Российской Федерации такие сведения не отнесены к сведениям, составляющим государственную тайну.

3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).

4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).

5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).

6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

7. Сведения, содержащиеся в личных делах осужденных, а также сведения о принудительном исполнении судебных актов, актов других органов и должностных лиц, кроме сведений, которые являются общедоступными в соответствии с Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

Таким образом, большая часть сведений конфиденциального характера связана с частной жизнью и деятельностью граждан Российской Федерации.

Вторая группа указов – это указы Президента о документировании прохождения госслужбы, подписанные Президентом РФ в 2005 году. К ним относятся:

– Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» (ред. от 28.08.2015) [34];

– Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» (ред. от 01.07.2014) [35];

– Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» (ред. от 18.12.2016) [36];

– Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 113 «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим» (ред. 30.09.2013) [37];

– Указ Президента РФ от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» [38];

– Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (ред. от 01.07.2014) [39].

Эта группа указов, подробно рассматривающая порядок документирования прохождения госслужбы, прежде всего нужна работникам кадровых служб.

Последний указ, который стоит упомянуть, – это Указ Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства», изменивший подчиненность Росархива, определивший его численность, размер финансирования и, главное, утвердивший Положение о Федеральном архивном агентстве. Положение возлагает на Росархив «функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства»[40, п. 1]. К сфере ответственности Росархива отнесены такие основополагающие для службы ДОУ документы, как правила делопроизводства, типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах, примерная инструкция по делопроизводству, перечни типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения и т. п.

1.3. Постановления Правительства РФ

Следующий уровень нормативных правовых актов – постановления Правительства Российской Федерации. Рассмотрим их в хронологическом порядке.

Первое постановление Правительства РФ, имеющее отношение к службе ДОУ, – Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» от 03.11.1994 № 1233 (ред. от 18.03.2016) [16]. В нем определен порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, документами и иными материальными носителями, содержащими подобную информацию служебного характера.

В следующем, 1995 году, принимается Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» от 27.12.1995 № 1268 (ред. 14.12.2006) [3]. Данное постановление было принято на основании Указа Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 «О Государственном гербе Российской Федерации», впоследствии замененном ст. 10 Федерального конституционного закона «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ [2]. Постановление устанавливало требования к лицензированию и наличию сертификатов «технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне» к полиграфическим и штемпельно-граверным предприятиям, изготавливающим печати и бланки с воспроизведением Государственного герба РФ (Постановлением Правительства РФ от 14.12.2006 № 767 «Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации по вопросам лицензирования отдельных видов деятельности» [4] отменено требование наличия у полиграфических и штемпельно-граверных предприятий лицензий, выданных Комитетом РФ по печати).

В 1997 г. было принято Постановление Правительства РФ «О первичных учетных документах» от 08.07.1997 № 835 [28]. Этим постановлением на Государственный комитет РФ по статистике были возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. Интересно, что сразу же в постановлении предусматривалось создание и распространение альбомов унифицированных форм как в бумажной, так и в электронной версии.

В том же 1997 г. выходит Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 15.10.2016) [41]. Утвержденные Постановлением «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» могут использоваться не только в федеральных органах исполнительной власти, для которых данный документ носит обязательный характер, но и являться основой для разработки нормативных документов, определяющих порядок подготовки нормативной и организационно-распорядительной документации в учреждениях, организациях и предприятиях всех форм собственности, например, примерная структура документа, наличие реквизитов, порядок представления и т. п. С 2012 года на всех этапах работы с проектами документов (визирование, подготовка заключений, протоколы разногласий и др.) предусматривается использование электронных документов и применение усиленной квалифицированной электронной подписи. Данное Постановление дополняется Постановлением Правительства РФ от 15.10.2016 № 1050 «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации», утвердившим «Положение об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации» [42].

Два постановления, имеющие прямое отношение к службе ДОУ, появляются в 2005 г. В начале года издается Постановление Правительства РФ «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» от 19.01.2005 № 30 (ред. от 27.08.2015) [43], а летом – Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (ред. от 15.02.2017) [44], включающем раздел «Основные правила документооборота в федеральных органах исполнительной власти».

Регламент (французское reglement, от regle – правило) в словарях толкуется как совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации. Юридический словарь подчеркивает нормативно-правовой характер этого документа.

Помимо Правил составления и оформления отдельных видов документов (решений, планов и показателей, докладов о результатах, протоколов, договоров, контрактов и др.) типовым регламентом установлено основное содержание регламентов федеральных органов исполнительной власти, министерств и ведомств, создаваемых на его основе.

В регламент федерального органа исполнительной власти включаются разделы, определяющие общие правила его деятельности и особенности организации осуществления полномочий, в том числе:

а) общие положения;

б) порядок планирования и организации работы;

в) порядок подготовки и оформления решений;

г) порядок исполнения поручений (в том числе сроки исполнения);

д) порядок подготовки и принятия нормативно-правовых актов;

е) порядок рассмотрения парламентских запросов, запросов и обращений депутатов;

ж) порядок деятельности и взаимодействия подразделений федерального органа исполнительной власти при осуществлении возложенных на них функций;

з) порядок взаимодействия федерального министерства и находящихся в его ведении федеральных служб и федеральных агентств, а также порядок осуществления федеральным министерством своих полномочий по координации и контролю деятельности соответствующих федеральных служб, федеральных агентств, а также государственных внебюджетных фондов;