Современные технологии документационного обеспечения управления

В случае если в интернет-обращении заявителем указан адрес электронной почты, по этому адресу должно направляться уведомление о приеме обращения или об отказе в рассмотрении (с обоснованием причин отказа).

Основанием для отказа в рассмотрении интернет-обращения может являться также:

а) указание автором недействительных сведений о себе и/или адреса для ответа;

б) поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;

в) некорректность содержания электронного сообщения;

г) невозможность рассмотрения обращения без необходимых документов и личной подписи.

Ответы на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным сетям, направляются по почтовому адресу, указанному в обращениях.

Ответы на обращения граждан подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом.

Так как на момент принятия регламента в 2005 г. переход к электронному документообороту в федеральных органах находился в начальной стадии, регламент предусматривает, что все обращения распечатываются, и дальнейшая работа с ними ведется как с письменным обращением.

В отдельный пункт выделен личный прием граждан.

Личный прием граждан проводится руководителем федерального органа исполнительной власти и уполномоченными должностными лицами.

В случае если во время приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения федерального органа исполнительной власти.

В случае если поставленные гражданином во время приема вопросы не входят в компетенцию федерального органа исполнительной власти, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие органы государственной власти.

В целом главу XII «Порядок работы с обращениями граждан и организаций, прием граждан» следует использовать с учетом принятого годом позже Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ (ред. от 03.11.2015) [21].

Широкое внедрение информационных технологий в сферу управления потребовало регулирования в Типовом регламенте порядка обеспечения доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

Обеспечение доступа граждан и организаций к информации о деятельности организации возлагается руководителем на соответствующие структурные подразделения или уполномоченных должностных лиц.

Руководитель устанавливает:

а) способы доступа к информации о деятельности организации;

б) перечень информации о деятельности организации, предоставляемой по телефонам справочных служб организации либо по телефонам должностных лиц, уполномоченных на предоставление такой информации;

в) порядок взаимодействия соответствующих структурных подразделений по обеспечению доступа к информации о деятельности организации;

г) права и обязанности должностных лиц, ответственных за организацию работы по обеспечению доступа к информации о деятельности организации.

Необходимо отметить, что обязательные компоненты информационного ресурса даны в Федеральном законе от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (ред. от 09.03.2016) [26] и Постановлении Правительства РФ от 24.11.2009 № 953 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти» (ред. от 28.06.2016) [97].

Ответственность за своевременное предоставление соответствующей информации по вопросам своего ведения, ее достоверность и полноту несут руководители структурных подразделений и должностные лица, уполномоченные на предоставление такой информации.

Ответственность за обеспечение доступа граждан и организаций к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти несут руководитель уполномоченного структурного подразделения и уполномоченные должностные лица.

Руководитель федерального органа исполнительной власти определяет уполномоченное структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагаются обязанности по обеспечению взаимодействия со средствами массовой информации по вопросам предоставления информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

Таким образом, утвержденные постановлениями Правительства РФ Типовые регламенты устанавливают необходимое единообразие и высокий уровень организации работы всей системы федеральных органов исполнительной власти. Многие пункты рассмотренных типовых регламентов непосредственно относятся к работе служб ДОУ, а также касаются всех работников федеральных служб, занимающихся составлением и оформлением документов [43, 44].

Надо отметить еще одно постановление – Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (ред. 31.01.2012) [48]. Несмотря на широкое распространение электронной почты, некоторые организации, в силу специфики своей деятельности, еще используют телеграфную связь. В этом случае необходимым документом будут и «Правила оказания услуг телеграфной связи» [49]. В них следует обратить внимание на порядок подписания и заверения телеграмм (п. 34), оформления телеграмм (п. 44), написания адреса (п. 46).

16 июня 2009 г. В. В. Путиным подписано Постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [59]. Правила вступили в силу 2 июля 2009 г. Этот основополагающий для службы ДОУ документ дважды дорабатывался – в 2011 и 2016 гг.

В Постановлении Правительства, утверждающем Правила, прежде всего следует обратить внимание на первый абзац, который указывает, что Постановление является развитием статьи 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ [8]. В пункте 2 данной статьи указано: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Основное положение «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» дано в п. 1: «Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В соответствии с п. 3 Правил «Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела».

Таким образом, Правила делопроизводства касаются всех государственных структур и органов местного самоуправления. Для коммерческих организаций Правила, как и стандарты, не носят обязательного характера, но обычно крупные и средние организации в постановке делопроизводства ориентируются на правила, соблюдаемые государственными структурами.

В разделе II Правил даются определения следующих понятий, применительно к федеральным органам исполнительной власти: «документирование», «делопроизводство», «документ», «документооборот», «реквизит документа», «подлинник документа», «копия документа», «регистрация документа», «номенклатура дел», «дело», «служба делопроизводства», вводится понятие «служба делопроизводства».

В особый раздел в Правилах выделяются сведения об организации документооборота.

Принципиально новым явился раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». В нем требования к работе с электронными документами собраны в одном месте и значительно расширены. Рассмотрено подписание и согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

В 2011 г. в Правила были внесены изменения. Почти все изменения, вносимые постановлением Правительства РФ в Правила делопроизводства, связаны с переходом к электронным документам.

Значительная часть документов, циркулирующих в системах электронного делопроизводства и документооборота (СЭД), – это электронные образы (копии) документов, полученные в результате сканирования оригиналов на бумаге. Поэтому в Правилах появляется понятие электронного образа документа и, соответственно, появляется понятие «сканирование документа».

Современные системы автоматизации делопроизводства принято называть системами электронного документооборота. Это не совсем корректно, так как документооборот – более узкое понятие, охватывающее только процесс движения документа с момента поступления в организацию или создания и до отправки или исполнения и помещения документа в дело, а системы СЭД автоматизируют и другие делопроизводственные операции, включая регистрацию документов, контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение. Но производителями систем СЭД традиционно используется термин «системы электронного документооборота». Поэтому в Правила добавляются понятия «электронный документооборот» и «система электронного документооборота».

В Правилах отсутствует ключевое понятие – «электронный документ», но дана отсылка, что другие понятия, используемые в Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве. Это значит, что мы можем воспользоваться определением понятия «электронный документ», внесенным Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ в ранее рассмотренный Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

– «электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» (п. 11 ст. 2 Закона в ред. от 27.07.2010).

Необходимо отметить, что понятие «электронный документ» не подразумевает обязательность использования электронной подписи.

Официальные документы печатаются на бланках, и документы, готовящиеся на компьютере, как правило, предусматривают, что при их выводе на печать будут использоваться типографски отпечатанные бланки, поэтому в документах предусматриваются соответствующие отступы. Правила предусматривают, что бланки хранятся в компьютерных системах и выводятся на печать вместе с документом. Но в автоматизированных системах используются не только бланки в электронной форме, но и шаблоны для типовых управленческих ситуаций, то есть бланки с включенным в них типовым (трафаретным) текстом с пропусками для внесения переменной информации. В связи с требованием к федеральным органам исполнительной власти перейти на электронный документооборот в Правила внесено положение, что «при подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов».

Формы бланков утверждаются руководителем организации. При использовании электронных шаблонов их тоже должен утвердить руководитель. Поэтому в пункте 8 Правил говорится об электронных шаблонах: «Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти».

В Правилах, принятых в 2009 году, много нареканий вызывали наименования отдельных реквизитов, не соответствовавшие устоявшимся названиям реквизитов, закрепленным в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [5], тем более что эти же реквизиты были и в предыдущих версиях стандарта. Поэтому в редакции Правил делопроизводства 2011 года названия некоторых реквизитов были откорректированы. Так, вместо реквизита «должность лица, подписавшего документ» появился реквизит «должность лица – автора документа». Тут надо понимать, что суть реквизита не изменилась. Автором документа считается лицо, подписавшее документ, а не исполнитель, который готовил текст документа и указанный в соответствующем реквизите.

В реквизит «наименование документа» добавлено понятие аннотации. Теперь реквизит звучит так: «л) наименование либо аннотация документа». Соответственно, это наименование реквизита дано и в приложении к Правилам. Тут под наименованием документа понимается привычный реквизит «заголовок к тексту» – реквизит 18 по ГОСТ Р 6.30-2003. Но в Правилах его назвали «наименованием», что часто путает работников службы ДОУ. А так как теперь речь идет об автоматизированных системах, и данный реквизит не столько заголовок в самом документе, сколько поле в регистрационной карточке, которое может содержать как привычный заголовок документа, так и его краткую аннотацию, то реквизит и называется – наименование или аннотация.

В редакцию Правил 2009 г. не был включен реквизит 29 по ГОСТ Р 6.30-2003 – «отметка о поступлении документа в организацию». В редакции 2011 г. этот реквизит добавлен: «отметка о поступлении документа в организацию».

Регистрация поступивших документов должна осуществляться службой ДОУ в день поступления документа. Однако в Правила 2009 года были добавлены слова «как правило», допускающие нарушение этого положения. В редакции Правил 2011 г. эти слова отсутствуют и документ должен быть зарегистрирован в день поступления без каких-либо исключений.

Правила дают ссылку на утверждаемый руководителем регламент по работе с обращениями граждан, который должен быть в каждом федеральном органе исполнительной власти. Именно указанный документ определяет порядок работы с обращениями граждан, включая их регистрацию и формирование в дела.

С точки зрения современных технологий, наибольший интерес представляет раздел VI, посвященный работе с электронными документами.

Во-первых, в нем закреплено положение, что работа с электронными документами ведется по тем же правилам, которые установлены для документов на бумажном носителе.

Во-вторых, зафиксировано разделение на две категории документов, циркулирующих в системах электронного документооборота – электронные документы и электронные образы документов.