Кадровое делопроизводство

? о награждении, поощрении, премировании;

? о продлении трудовых договоров (контрактов);

? о заключении новых трудовых договоров (контрактов);

? о переводе на контрактную форму найма;

? об установлении надбавок, доплат;

? о временном переводе;

? об отстранении от работы;

? о допуске к работе;

? об установлении (отмене) неполного рабочего времени;

? о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

? о повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;

? о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

? о предоставлении социальных отпусков;

? об изменении фамилии, собственного имени, отчества работников

3 года

литера «л»

? о предоставлении трудовых отпусков,

? об отзыве из трудового отпуска;

? о наложении дисциплинарных взысканий;

? досрочном снятии дисциплинарных взысканий;

? о назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу;

? об оказании матпомощи;

? о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)

3

По административно-хозяйственным вопросам

3 года

? о выдаче служебных удостоверений, пропусков;

? об утверждении графика дежурств работников;

? и др.

7. Оформление учетной и регистрационной кадровой документации

7.1. Регистрация документов

Порядок регистрации документов

В качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК). Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) устанавливается самой организацией и закрепляется в инструкции по делопроизводству

Регистрация входящих документов

1

Регистрируются в день поступления в РКК или журнале (https://normativka.by/lib/document/54400/rev/20200130) регистрации входящих документов

2

Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп. 140.7 п. 140 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4), например, 17/1-1, (где 17 – порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года; 1-14 – номер дела, в которое будет подшит входящий документ)

Регистрация исходящих документов

1

После подписания исходящих документов руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией они регистрируются в день их подписания в РКК или журнале (https://normativka.by/lib/document/54401/rev/20200130) регистрации исходящих документов

2

Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4):

? индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например, 7-12/27;

? регистрационным индексом ответного исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа

Регистрация внутренних документов

1

Регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы (подп. 142.1 п. 142 (https://normativka.by/lib/document/500063426/rev/20191023) Инструкции № 4)

2

Для регистрации внутренних документов можно завести отдельный журнал или при небольшом количестве документов регистрировать в одном журнале с исходящими документами