Проверка на прочность

С помощью отчетов вы сможете, например, оптимизировать процесс поставки и сократить издержки, связанные с доставкой. Пусть изначально эта информация обрабатывается начальниками отделов и управлений, затем передается вам. Только разрабатывать формы отчета вы должны самостоятельно. Я говорю не о технической работе. Я говорю о том, что только вы можете определить, какие данные вам нужны. Сейчас многое для вас непонятно. Но стоит только вам начать разбираться, и станет намного легче. Можете почитать рекомендации в Интернете.

– Я очень на это надеюсь. Понимаешь, очень большой объем информации, и я каждый раз боюсь, что ничего не запомню. Ладно, с отчетами разобрались. Что делать дальше?

– Что делать дальше, я вам расскажу в следующий раз. Мы с вами пьем уже третью кружку кофе. Надо заняться делами. Не забывайте читать то, о чем мы с вами говорили, иначе все, что я говорю, просто трата времени, и моего, и вашего. И на досуге посмотрите, что такое проектный менеджмент. Полезная вещь.

– Хорошо, Вань, я постараюсь. Пока.

– Удачи.

Он ушел, а я как заколдованный смотрел на салфетку. Читать и изучать ничего не хотелось. Может, оно как-нибудь само собой рассосется. Ничего же страшного не случится, если я ничего делать не буду. Зачем мне все это?

***

На следующее утро я чувствовал себя вымотанным. Сказывалась бессонная ночь, которую я провел в размышлениях и терзаниях. Прямо как Гамлет. Быть или не быть. Мои проблемы казались мне неразрешимыми. Я чувствовал безысходность. Ване они казались сущей ерундой. У него на все находился ответ. Если бы я действительно попытался разобраться в том, что он мне говорит, я решал бы эти самые проблемы намного спокойнее и быстрее. Для меня это уже не было бы проблемой. Так, небольшие задачки, требующие времени. И стресса бы такого не было. Но это же сколько времени надо на это убить. Сколько надо книг прочитать. Не люблю читать, не мое это. Все это значило только одно – переступить через себя, а это тоже стресс.

До обеда я пытался привести себя в чувство, но буквально валился с ног. Ни вода, ни кофе, ни сигареты мне не помогали. Попробовав пару упражнений из йоги, я оставил затею себя разбудить. Хотел было отложить нашу встречу на потом, но, поборовшись с собой, пошел в назначенное время в назначенное место.

После слов приветствия Ваня продолжил свою нудную лекцию. У меня было внутреннее отторжение всего, что он говорил. Но я все равно с упорством осла сидел и слушал. Надо будет сказать, что я просто-напросто прослушал половину того, что он говорил. Очнулся я на середине его длинного монолога.

«Вдруг он сказал что-то важное. Может, спросить? Ладно, и так сойдет», – неожиданно для самого себя вернулся я к действительности.

– Для полного понимания ситуации, условно – точки, в которой вы находитесь, а также для дальнейшего использования полученной информации и результатов проведенного анализа, надо изложить все в логичной последовательности и сделать что-то вроде аналитического заключения.

Сначала описывается текущее состояние, проблема и необходимый и достаточный план действий для ее решения. При описании ситуации или вопроса желательно сначала увидеть общую картину, а затем уже перейти к деталям.

Что вы можете включить в это заключение? Все, что вам потребуется для решения задачи, которую вы себе поставили. Возможно, это будет анализ внутренних и внешних обстоятельств или изучение изменений, таких как изменение рынка, спроса, товаров, появление новых ресурсов, которые ранее были недоступны, изменение финансирования. То есть, проще говоря, все, что может повлиять на ваше решение.

«Какое-то аналитическое заключение, о чем это он? Для чего оно нужно? Почему он мне это рассказывает? Может, взять и убежать? – мысленно недоумевал я.

«Надо написать маме сообщение, чтобы перезвонила через десять минут, а я потом, сославшись на важный разговор, по-тихому уйду» – продолжал я активно разговаривать сам с собой, пока Ваня пытался мне что-то объяснить.

Мне безумно хотелось вскочить и сбежать в неизвестном направлении, но я так и продолжал сидеть на своем стуле.

– Ты сказал, что вся информация должна быть изложена в аналитическом заключении. Какой смысл в нем? Для его подготовки требуется слишком много времени. Нельзя просто, допустим, от руки набросать план действий, и все? А остальное держать в голове?

«Неужели это все я спрашиваю. Сейчас бы подушку. Как же спать-то хочется».

– Нельзя, – безапелляционно заявил мой мудрый собеседник. – При написании и прочтении заключения проще анализировать информацию, сопоставлять факты и проводить сравнительную оценку деятельности организации. Так вы будете понимать, в каком состоянии находится ваша компания.

Для лучшего понимания проблемы и ее причины можно использовать графики, таблицы, диаграммы и так далее. Когда наглядно показана информация, проще понять причину проблемы. И потом, вы не можете держать в уме все цифры или большое количество данных.

Если у вас в таблице указаны данные за этот месяц, за прошлый и позапрошлый, что вы станете делать, когда ее увидите?

– Сравнивать цифры и смотреть, в какую сторону идут изменения. Или уменьшаются, или увеличиваются, – в институте мы делали сравнительные анализы, поэтому не возникало трудности в ответе.

– Правильно. Это первое, что приходит на ум. Дальше представьте, что произошло уменьшение продаж. Что интересует?

– Почему это произошло.

– Отлично. А дальше, что будете делать, когда установите причину?

– Буду искать решение, если оно есть.

– Точно. Или само собой рассосется, да?

– Как вариант!

«Опять меня подкалывает. Надо отказываться от этого выражения, а то совсем доведет меня».

– Забавно. Ладно, идем дальше. Всю эту информацию вы должны получить и отразить в аналитическом заключении. Если вам сложно запомнить название, то можно заменить на отчет. Представьте себе отчет, который бы вы хотели видеть и который бы содержал все нужные сведения и выводы. Разработайте требования к этому отчету. Что он должен содержать. Графики, анализ данных и выводы. На какие вопросы вы бы хотели получить ответы.

Неоспоримая польза в том, что в нем изложена вся информация. Каждый участник этого процесса должен помнить о целях и действиях, которые требуется совершить, чтобы не было никаких разночтений. А что, если у ваших сотрудников при подготовке отчета возникнут какие-то идеи, и вы сможете их реализовать с пользой для компании? Команда должна действовать сообща и преследовать одни цели. Должно быть единое понимание проблемы, над которой они собираются работать. И потом, вы всегда можете вернуться к этому заключению, проанализировать те результаты, которые получились в действительности, сравнить их с планируемыми результатами и, соответственно, внести изменения. Невозможно запомнить все. И еще. Помните, как поется в песне: «Девушки бывают разные»? Так вот, сотрудники тоже бывают очень разными, с разным типом восприятия, с разным интеллектом и способностью к анализу, разным профессионализмом и личными качествами. Они разные даже по отношению к разным задачам. Это надо непременно учитывать. Одну и ту же информацию каждый сотрудник может донести по-разному. Кто-то может переоценить возможности компании, не учитывать ситуацию на рынке или другие внешние и внутренние факторы, и, как следствие, не увидеть реальных рисков для компании. Некоторые намеренно искажают данные, чтобы показать свою работу, которой в действительности нет. Можно видеть одни и те же цифры, но сделать разные выводы. Поэтому, когда вы читаете отчет, вы можете увидеть факты или цифры и не согласиться с выводами своих сотрудников. Можете прийти к совершенно противоположным выводам. С отчетом это сделать намного проще. Почему у вас такое лицо? Что-то не так?

– Просто пытаюсь понять и запомнить, что ты мне сейчас говоришь! Можешь продолжать свой рассказ, – сказал я, а про себя подумал, что я все равно половину не слушаю и не понимаю.

– Вы все время отвлекаетесь. Я вам рассказывал о пользе заключения. Еще надо понять и определить результаты, которые вы желаете получить после совершенных действий, определить масштабы действий и их возможное влияние на другие области деятельности компании. Главное также не забыть составить список лиц, которые будут участвовать в реализации поставленных планов.

«Зачем он все это мне рассказывает? Какой смысл? Может, спросить его? Да ну, неудобно как-то. Однако и терять время тоже смысла никакого».

– То есть к этому процессу можно подключить несколько лиц? Ты говорил, что нельзя дать поручения какому-нибудь сотруднику и ждать от него результатов, а теперь ты говоришь, что надо составить список лиц.

– Вы все путаете, Алексей Владимирович. Вы хотели полностью возложить ответственность за изменения на отдельную личность, а я говорю о том, что ответственность за все это мероприятие лежит на вас. Вы должны понимать ситуацию, вы должны знать истинные причины проблемы, и вы должны принимать решения по улучшению. Сотрудники могут собрать для вас информацию, дать предложения по улучшениям и свое видение проблемы и ее причин, но последнее слово за вами. И мы говорим о реализации планов. Кто их будет реализовывать, если не сотрудники? Можно, конечно, поручить выполнение этой задачи одному человеку, а лучше всего, если улучшение деятельности будет проходить коллективно, с участием тех лиц, которые работают с этим. Но не забудьте, что вы в любом случае назначаете ответственное лицо за этот проект, которое будет координировать действия членов группы и отвечать за их результаты. Но при этом установите зону ответственности, за которую будет отвечать каждый из них. О том, что бывает, когда ответственности нет или она весьма неопределенная, мы уже с вами говорили.

– Я могу поручить написать отчет кому-то одному?

– У меня есть подозрение, что вы запутались сами и запутали меня. Вы можете поручить написать отчет кому угодно, хоть Васе, хоть Пете, а можете двум сразу. Но вы должны понимать, что написанием отчета дело не заканчивается. Нужны действия и, соответственно, действующие лица.

– А если отчет будет писать Вася или Петя, мне зачем вникать в это?

– Действительно. Напишет Вася ахинею, и отлично. Все равно никто ничего не понимает. А потом мы на основании этой ахинеи будем принимать решения. Результат угадаете?

И потом, когда-нибудь вам потребуется написать отчет для акционеров, и вы должны знать, как донести информацию о работе компании. Возможно, вы не захотите, чтобы сотрудники знали о некоторых проблемах, с которыми столкнулась ваша компания.

– Да, я это прекрасно понимаю.

– И что вы собираетесь предпринять?

– Пока не знаю. Мне надо все обдумать.

– Алексей Владимирович, зачем вам мои советы, если вы не собираетесь ими воспользоваться?

– А что я должен сделать?

– Хотя бы написать на салфеточке: «аналитический отчет». И вообще, Алексей Владимирович, уже пора носить с собой записную книжку и все туда записывать. Хотя бы часть из того, что я говорю, а то в одно ухо влетело, а в другое вылетело. Кстати, есть очень хорошая книжка по подготовке аналитических отчетов.

– Хорошо, я почитаю и блокнотик прикуплю, – естественно, читать я ничего не собирался. В этот момент я мечтал лишь о подушке. Главное, чтобы он сейчас не заставил записывать название этой самой чудо-книжки, а то ведь и правда придется читать.

– Это единственный вариант решения проблем на предприятии? – я решил увести его от темы разговора в другую сторону. Мне нужны были советы, а не его нравоучения и постоянные домашние задания, которые я и не собирался делать. Я спросил совета, а воспользовался я этим советом или нет, это уже мое дело.