Управленческий учет. Автоматизация учета и управления в малом и среднем бизнесе

Конечно, финансовый учет можно построить так, как предлагают некоторые теоретики – чтобы там была правда, только правда, и ничего кроме правды – тогда он будет совпадать с управленческим учетом. В результате получается, что ведение финансового учета имеет своей целью «всего лишь» спокойствие компании. И чем меньше средств и усилий тратится на ведение этого учета при сохранении необходимой целостности «фасада» – тем лучше.

Авторы полагают, что правильно будет обеспечить такую полноту и доказуемость финансового учета, чтобы любой запрос от внешнего агента к данным финансового учета дал ему результат, который соответствует ожиданиям агента, с одной стороны, и ограничен регламентами раскрытия и учетной политикой предприятия – с другой.

Бухгалтерский учет

Не забытый за предыдущими рассуждениями бухгалтерский учет начинает напоминать о себе, как только наступает отрезвление в результате кризиса и крушения казалось бы, успешного с точки зрения финансового учета лидеров экономики, вроде крупнейших банков или успешных «доткомов»[14 - https://internetboss.ru/krisis-dotkomov/].

Кризис вызывает к жизни новую волну вопросов, спекуляций и ошибочных поспешных шагов. Что же произойдет, если подойти и к этой теме с позиций практики, и обсуждать разнообразие видов учета путем разумных доводов, а не повышением громкости дискуссий? Если обобщить мнения практиков, то выяснится примерно следующее:

а) бухгалтерский учет – это то, чем занимается наша бухгалтерия, или

б) бухгалтерский учет – это финансовый + налоговый учет,

в) бухгалтерский учет – это дебет и кредит, но мало кто состоянии объяснить даже значение этих слов.

Если отбросить внешние признаки и оставить только сущность, то выяснится, что четкого содержания у термина «бухгалтерский учет» и нет. На самом деле есть. Имеется весьма полезная вещь, которая содержит термин «бухгалтерский» – это сам бухгалтерский метод, который представляет собой просто-напросто один из способов записи информации о событиях и их влиянии на экономику организации с помощью понятий Активы, Пассивы, Доходы, Расходы, Прибыль и Убыток.

Чтобы было удобно записывать и (внимание!) автоматизировать соответствующие процессы, вводится специальная структура хранения данных – План Счетов, и метод перевода данных из базовых понятий в План Счетов – операции дебетования и кредитования счетов, кратко обозначаемые словами дебет и кредит.

Разница между бухгалтерским методом и иными известными науке и практике способами описания экономики простая: первый без сбоев работает уже более 500 лет, стоит дешевле всего, понятен всем, устойчив к ошибкам (не в том смысле, конечно, что их невозможно совершить – нет, их невозможно спрятать), и не имеет исключений в применении. Поэтому чем больше (полнее) некоторому виду учета удается использовать бухгалтерский метод, тем продуктивнее и дешевле данный учет.

Соответственно, если вы хотите системно, дешево и правильно организовать управленческий учет, удобнее всего взять бухгалтерский метод, а правила учета разработать самостоятельно, ориентируясь на здравый смысл и понимание экономики вашей организации.

Если вспоминать историю, то после того, как в 1494-м году брат Лука Пачоли (Fra Luca Bartolomeo de Pacioli, 1445- 1517)[15 - https://clck.ru/357fyS] на основе знаний об арабской (вероятно) двойной записи в труде «Сумма арифметики, геометрии, учении о пропорциях и отношениях» описал бухгалтерию как прикладную математическую дисциплину, бухгалтерия двойной записи стала наиболее распространенной системой ведения учета денег, ценностей и долгов, то есть, по тем временам – системой управленческого учета.

В конце 18 – начале 19 веков бухгалтерские записи научилась разбирать налоговая служба (кажется, французская), и радостно приспособилась обосновывать налоги («таксовать») на их основе.

В конце 19 века бухгалтерский метод стали стандартизировать и усреднять «финансовые специалисты» – не исключено, что для создания в результате величайшей аферы человечества – Американский Фондовый Рынок[16 - https://clck.ru/357g54].

Американская литература того времени дает нам яркие примеры становления этого рынка. Теодор Драйзер в романе «Финансист»[17 - https://clck.ru/357gZY] описывает его характерные черты как места, где можно мгновенно обогатиться и соответственно потерять все – пожар в Чикаго прекрасно описан в романе.

Сам бухгалтерский метод в недостатках фондового рынка совершенно не виноват. А метод двойной записи и в управленческом учете по-прежнему занимает свое достойное место.

Позже мы покажем, как детальный управленческий учет, построенный на основе этого метода, позволяет автоматически вести и все остальные упомянутые выше виды учета, передавая им необходимую информацию в должном виде и практически заменяя человека в роли бухгалтера этих видов учета.

Управленческий учет

Управленческий учет нацелен собственно на решение задач управления организацией. Российское и европейское (прежде всего немецкое, из которого и вырос российский бухучет к концу 19 века) понимание управленческого учета более широкое, чем американское – это учет для целей принятия управленческих решений, в противовес американскому подходу, который рассматривает его как костинг[18 - https://habr.com/ru/articles/536262/], то есть учет себестоимости (хотя в практике эти различия часто незаметны или не осознаются).

Потребителями результатов управленческого учета являются все сотрудники организации, участвующие в управлении (принимающие управленческие решения). Это руководители (лица, отдающие распоряжения, приказы и указания), и сотрудники, управляющие не людьми, но имеющие дело с достаточно большими активами.

Поскольку управленческий учет – это внутренний учет, он регламентируется только внутренними правилами и распоряжениями уполномоченных на то сотрудников.

Данные и результаты управленческого учета составляют коммерческую тайну и не сообщаются представителям каких-либо государственных или иных органов, кроме случаев, специально оговоренных законом.

К сожалению, закон прописывает это очень плохо, в нем нет даже точного определения понятия «раскрытие» – процедуры представления не определенному заранее кругу лиц существенной информации о предприятии. Практика показывает, к чему это приводит при полной безответственности государства и его чиновников за разглашение такой информации третьим лицам в разных, чаще всего разрушительных для предприятия целях.

Пожалуй, не мешало бы прописать в законе и субсидиарную ответственность государства за такого чиновника.

Некоторые люди говорят на эту тему: «полное раскрытие», не представляя себе границ и практической непригодности термина в силу его общей расплывчатости.

Авторы уже много лет стараются довести до своих пользователей и слушателей мысль, что сообщество предпринимателей, профессионалов управления должно доступными ему методами влиять на совершенствование законодательства, добиваясь его четкости и, лучше всего, алгоритмической строгости формулировок.

Для целей предмета «раскрытие», например, введение в закон термина «детальное раскрытие» с постатейной регламентацией характеристик и величин раскрытия сильно помогло бы и бизнесу, и законодателю, и менеджеру, и, наконец, программисту, кем в конечном итоге является и один из авторов этой книги.

Мы уже скоро к этому вернемся – к программисту и его роли в организации управленческого учета.

Итак, принцип ведения управленческого учета – отражение в учете всех событий, так или иначе влияющих, либо могущих повлиять на экономическую жизнь предприятия (организации).

Санкций за отсутствие управленческого учета закон не предусматривает, а вот жизнь – предусматривает и еще как. Такой санкцией является банкротство компании или потеря предприятия в пользу другого собственника.

…Смена собственника, кстати, сопровождается, как правило, сменой системы управленческого учета на привычную новому владельцу.

Тетрада видов учета

Итого, имеется четыре основных вида учета, действующих в области экономики предприятия, различных по целям и потребителям, но серьезно переплетающихся по документам и исполнителям. А из осознания факта наличия таковых различий можно делать организационные выводы.

Теория подсказывает, а практика успешных компаний подтверждает: чем сильнее обособлены различные виды учета организационно (каждому – свой главный бухгалтер, своя организационная структура), методически (каждому – своя учетная политика, свои правила учета, свой План счетов), технологически (свое программное обеспечение, свой документооборот) и т. п. – тем проще и дешевле вести каждый из них, тем больше результаты каждого будут отвечать своему предназначению.

Сказанное не означает появление трех отделов «бухгалтерия» на предприятии вместо одного.

Та же практика успешных компаний показывает, что при нормальном подходе с позиций здравого смысла, а не «правильных» теорий, происходит сокращение персонала, выделенного для профессионального занятия учетами, учетные функции перераспределяются, а КПД прочих сотрудников компании возрастает.

Так, в одной из крупнейших торговых компаний разделение учета позволило сократить персонал бухгалтерии почти в два раза, при этом налоговой части – в четыре.

Для компаний малого и среднего бизнеса вступает в действие принцип совмещения должностей – и Главбух Управленческого Учета оказывается по основной должности Директором по экономике и финансам.

Таким образом, практическая рекомендация звучит следующим образом: в организационно-функциональной структуре следует завести две различные функции – ведение управленческого учета и ведение налогово-финансового учета (цели см. выше).

Не следует сосредотачивать руководство всеми видами учета в одних руках. По крайней мере, задачу налогово-финансового и управленческого учета лучше возложить на двух разных руководителя – иначе рассмотрение одного и того же события с точки зрения минимизации налогообложения, соответствия правилам бухгалтерского учета (иногда по российским и международным стандартам одновременно) и реальной экономической картины становится существенно более сложным делом, чем с этим может справиться один человек.

Сказанное не относится к исполнителям на нижнем уровне – у них работа простая. Как предписано, так и должно быть сделано.

Детализация регламента учетных операций, ведение учета «от операции», т.е. с осознанием того обстоятельства, что учитываемая деятельность – это последовательность отдельных действий (хозяйственных операций, по-другому), а документ – это следствие, фиксирующее обстоятельства операции – позволяет сильно повысить производительность труда учетных работников, в ряде же случаев вообще возложить этот труд на технику, сопровождающую регистрацию действий линейным персоналом (менеджерами, операторами, ИТР и т.п.).

Что касается заграницы

Что касается заграницы. В США на управленческий учет уходит до 90% от общего объема расходов на корпоративный учет в целом.

Налоговым и финансовым учетом в большинстве мелких и средних компаний, да и во многих крупных, занимаются не собственные внутренние подразделения, а внешние фирмы. Как правило – юридические. Называется это – аутсорсинг налогового учета. В крупных фирмах это большие аудиторские компании, так называемая «Большая пятерка», после краха Arthur Andersen Consulting – уже «Большая четверка»[19 - https://genplace.ru/big5-to-big4].

Управленческим учетом руководит один из высших менеджеров компании. Раньше его называли по привычке бухгалтером, но после того, как его годовой доход стал переваливать за сотни тысяч долларов, стали называть controller[20 - https://gaap.ru/articles/pravilnyy_kontrolling_mnenie_praktika/] – с ударением на втором «о», главный менеджер контроллинга – деятельности, наиболее близкой по смыслу нашему управленческому учету. Иначе акционеры плохо воспринимали такие суммы выплат.

И, наконец, вывод по поводу финансового учета как учета для внешних пользователей. История прошлых десятилетий помнит громкие банкротства «доткомов» – предприятий отрасли информационных технологий (название из ".com» – «dot com»)[21 - https://clck.ru/357i75], крупнейших криптовалютных бирж и даже монстров вроде компании «Энрон» с ценой вопроса 58 миллиардов долларов – по сегодняшним меркам не меньше 150 миллиардов долларов США.

Такова цена потерь вследствие ошибок, допускаемых в учете.

Учет и отчетность