Управленческий учет. Автоматизация учета и управления в малом и среднем бизнесе

Если сервер, регистрирующий операцию, находится в недоступном для изъятия месте, управленческий учет становится принципиально неразрушимым. Дополнительную надежность информации на этом сервере придают процедуры резервирования данных, в том числе с передачей их на удаленные компьютеры, откуда эти данные всегда можно извлечь в случае отказа рабочих серверов.

Дата совершения и дата регистрации операции

Дата регистрации операции в системе может совпадать с датой совершения описываемого ею события, а также быть выполненной раньше или позже.

Для выстраивания последовательности операций в определенном порядке служат признаки «очереди операций». Операция может иметь так называемый общий порядок – то есть естественный, операции записываются одна за другой в данной дате совершения так, что новая операция в этой дате записывается в конец этой очереди.

Если необходимо обеспечить помещение операции перед некоторым уже записанным на данный момент множеством операций, применяется признак «начала дня», который образует собственную очередь, предшествующую очереди общего порядка. Например, операция прихода материала в конкретной дате не была вовремя зарегистрирована по какой-то причине, а расход, например, передача принятого в этот же день материала в производство, уже был зарегистрирован в положенное время и в положенном месте. Тогда, пометив приход материала «началом дня», мы обеспечим автоматическое помещение события прихода прежде его расхода, и должный порядок следования событий будет соблюден.

Точно так же, если необходимо обеспечить запись некоторой последовательности завершающих период (день или месяц, например) операций, такую последовательность можно пометить признаком «в конце дня», и она автоматически будет помещена после последней операции дня очереди «в общем порядке», как будто завершающие операции действительно регистрировались позже.

Эти механизмы дают некоторую возможность свободы в неидеальном мире управленческого учета, когда разные операторы и обстоятельства не позволяют располагать учетные операции в должной последовательности.

Дерево видов операций

Эффективное представление структуры и атрибутов операции управленческого учета достигается формированием дерева, последовательно раскрывающего группировку и классификацию набора обрабатываемых операций, что упрощает изучение возможностей системы персоналом, особенно при специализации различных групп сотрудников на ограниченных наборах операций – время обучения тогда может исчисляться минутами, и возможно групповое «каскадное» обучение, когда пользователи учатся друг у друга, часто не обращаясь ни за консультацией, ни к документации, ни даже к встроенной системе помощи в программах-клиентах.

Принцип каскадного обучения прекрасно себя зарекомендовал на практике, когда достаточно большие системы, охватывающие десятки пользователей, устойчиво существовали и обслуживались десятилетиями без всякой поддержки и сопровождения со стороны разработчиков – она просто не требовалась, и периодический опрос «подопечных» предприятий возвращал стандартный ответ, все в порядке, все хорошо работает, спасибо».

Хозяйственная операция содержит определенное количество параметров и атрибутов, которые задаются ответами на вопросы при регистрации операции. Порядок следования вопросов задается деревом видов операций.

Фрагмент дерева видов операций – Финансы, рубли приход и расход

Мы не рассматриваем сейчас в деталях, как устроено представление множества возможных операций в управленческой системе, а только показываем один пример для представления об этой структуре.

Иерархическая классификация различных операций задается графом в виде дерева[29 - https://habr.com/ru/companies/otus/articles/568026/], то есть топологической структурой из вершин и ребер, образующих связный граф без циклов, имеющий одну вершину, из которой исходят ребра первого порядка, к противолежащим вершинам ребер прилежат ребра второго порядка, и так далее. Эта одна главная вершина называется корнем дерева.

В существующих сегодня версиях ФБП ребер первого порядка – до 15, к каждому ребру первого порядка может быть присоединено тоже до 15 ребер второго порядка, и так далее.

Два порядка ребер задают, таким образом, до 15х15=225 первичных классов и подклассов операций, и на практике большее количество пока не потребовалось.

Ребро (в дереве ФБП принято название «ветвь») может быть абсолютным, то есть его можно только выбрать при создании операции, а может быть ветвью-вопросом, образуя в поле ввода место, куда можно поместить некое вводимое значение. Оно может быть ведено с клавиатуры, или с другого устройства ввода (например, со сканера штрих-кода), или выбрано из списка, который предлагает встроенная в ветвь программа, и так до крайней вершины цепочки ветвей, которая образует путь формирования операции.

Читая этот текст, можно изредка смотреть на рисунок части дерева видов операций с ветвью первого порядка «Финансы». На рисунке показаны две ветви второго порядка: «руб. приход» и «руб. расход», за которыми следуют уже ветви-вопросы, задающие атрибуты этих операций.

Крайняя ветвь заканчивается «листом», концевой группой записей дерева, которая задает проводки – двухместные операции вида Дт-Кт-сумма (обобщенная), то есть счет дебет – счет кредит – число.

Обычно здесь находится не число или ссылка на число, а программа на языке ФБП, так называемый файл-коэффициент (название историческое, отражает возможность записать туда некий множитель суммы операции, которая задается в явном виде вне дерева. Сейчас эта форма практически не применяется).

Файлы-коэффициенты – это файлы вида FCXXXX. RPT, где XXXX – буква, цифра или иной допустимый в имени файла символ. Имена мнемонические, что облегчает их отыскание и распознавание.

Их в развитой системе может быть несколько десятков и даже сотен, единственным реальным ограничением является способность операторов системы охватить и осознать это множество.

Фрагмент списка файлов-коэффициентов (примерно 10% списка) одной практической системы приеден на рисунке, он позволяет оценить охват множества хозяйственных операций, которые регистрируются в системе.

Кроме файла-коэффициента, в листе дерева может присутствовать еще один файл – программа создания первичного документа, которая присоединяется к паре фиктивных (не существующих в Плане счетов) субсчетам create и document. Аналогично файлам-коэффициентам первичные документы имеют имена файлов программ PDXXXX. RPT. Их в общем случае меньше, так как не каждая операция требует создания первичного документ.

Фрагмент списка файлов-коэффициентов

Поскольку в текущей главе стоит задача дать только общее представление о том, что такое хозяйственная операция и как она строится, более детально вопросы их программирования мы здесь рассматривать не будем.

Очень большое многообразие классов и групп операций делает невозможной подробную иллюстрацию их в основной части книги – но в Приложении будут даны примеры реальных систем, на основе которых можно изучить методику такого кодирования операций, допускающую также самостоятельное наращивание их функциональности подготовленным пользователем.

Отличительной особенностью систем на платформе ФБП является открытый программный код, позволяющий пользователям самостоятельно углублять и развивать свои знания и возможности используемой системы.

5, Рациональная структура

учетной системы (УС)

Технические средства. Серверы, рабочие станции, сети, клиенты, пользователи и их коллективная работа

Учетная система (УС) – это совокупность организационных методов и решений, технических и программных средств, алгоритмов и моделей, обеспечивающих адекватное отражение событий в жизни предприятия, существенных с точки зрения его экономики.

Коллективная работа в УС

УС должна поддерживать коллективную работу участников системы так, чтобы, с одной стороны, регистрация любого события в УС, совершенная одним участником, по возможности немедленно была доступна остальным участникам, с другой стороны, не менее необходима фильтрация представлений – так, чтоб несущественные для данного конкретного пользователя или неважные для него записи, зарегистрированные в УС, не заслоняли пользователю картину участка предприятия в его регламентированном поле наблюдения.

В то же время очень полезным качеством УС рациональной структуры является возможность взаимного контроля действий пользователей. Если регистрируемые одним пользователем операции порождают ошибку (например, формируется операция получения со склада отсутствующего там в настоящий момент товара), сообщение об ошибке немедленно появляется на экранах всех пользователей, которые могут иметь какое-то отношение к этой ошибке, этому складу или этому товару. Такие ошибки обычно устраняются немедленно, даже без обращения к пользователям верхнего уровня управления в системе.

Постоянное же ведение журналов ошибок позволяет отслеживать и устранять ошибки, не обнаруженные оперативным персоналом, операторами-руководителями, имеющими права полного доступа к возможностям системы и внесением необходимых корректировок в прошлое – в предшествующие операционные дни и даже месяцы.

Архитектура клиент-сервер

Это сразу же диктует структуру клиент-сервер как среду для УС, причем в зависимости от размера предприятия сервер может быть один, или их несколько, на одной физической машине или территориально распределенном комплексе, конфигурация и состав серверов определяется на этапе технического проектирования и внедрения.

Клиенты УС – это программы на обычных персональных компьютерах (ПК) рабочих станций, а также другие сходные по функциям устройства, загруженные программным обеспечением для связи с сервером (серверами) УС – специализированными программами-клиентами. Таким устройством может быть, например, сканер штрих-кодов на конвейере производственной линии, выпускающем продукцию, уже упакованную в коробки и должным образом промаркированную. Сканер считывает штрих-код или QR-код[30 - https://habr.com/ru/companies/skillfactory/articles/528320/] и записывает факт прохождения коробки как операцию УС, а все вычисления, связанные с выпуском этой коробки продукции, производит сервер УС.

Надежнее, если все данные УС будут находиться на сервере, а клиентское ПО будет обмениваться с ним данными по запросу только в течение сеанса. Такое клиентское ПО называется «тонким клиентом» – в отличие от ПО с полной функциональностью, как, например, сделано в 1С, когда на клиентских машинах открывается по несколько сотен файлов базы данных и часто с их копированием – репликацией – на клиентский ПК.

Вычислительная сеть

Сеть – это совокупность средств объединения отдельных машин (в общем случае – вычислительных устройств) в общую вычислительную среду, и сегодня такая сеть есть практически везде. На первых этапах внедрения УС можно и нужно по возможности использовать существующие на предприятии локальные вычислительные сети с их последующим развитием в соответствии с уточняемыми при разработке и внедрении потребностями.

Стоимость интернет коммуникации и доступность беспроводных сетей делают уже до некоторой степени архаизмом проводную локальную сеть предприятия, поэтому все дальше сказанное можно в равной степени отнести как к физическим локальным вычислительным сетям, так и к виртуальным локальным сетям над сетью Интернет.

Для защиты данных от несанкционированного доступа к ним применяются защищенные протоколы связи, наиболее популярным из которых является HTTPS,[31 - https://habr.com/ru/articles/188042/] протокол безопасного соединения с шифрованием. Поверх протокола HTTPS обычно строят так называемые виртуальные частные сети VPN[32 - https://habr.com/ru/articles/534250/], образующие защищенную от несанкционированного наблюдения и воздействия коммуникационную сеть компьютеров и устройств УС.

Для малых и средних сосредоточенных предприятий обычно хватает так называемых локальных вычислительных сетей (ЛВС)[33 - https://habr.com/ru/articles/491540/], причем, если машин там не более 30..50, можно даже не делить сеть на сегменты и не использовать маршрутизацию, при больших же размерах или диаметрах (максимальных расстояниях между машинами) сети потребуются средства сегментации и – в пределе – переход к интранет/интернет[34 - https://habr.com/ru/articles/494096/] технологиям, когда сеть физически в виде выделенного объекта не существует, а организуется виртуально – в виде виртуальных туннельных каналов, например, на инфраструктуре общего доступа в Интернет (виртуальные туннели)[35 - https://clck.ru/357qCt].

…Повсеместное распространение высокоскоростного интернет и наличие доступа к глобальным информационным ресурсам дает авторам возможность не излагать в книге подробности решений и протоколов, о которых можно прочитать в Интернете. Поэтому значительный массив информации об этих решениях дается нами в виде ссылок, в частности, на сайт и портал Habr.com[36 - https://habr.com/ru/all/], где авторы, их друзья и коллеги тоже публикуют статьи и комментарии[37 - https://habr.com/ru/articles/26335/], посвященные и темам компьютеров, и статьи по учету и управлению.

Для целей предотвращения несанкционированного доступа к данным и разграничения полномочий производится структурирование и авторизация пользователей – лиц, имеющих доступ к УС с помощью клиентского ПО. Для локальной сети достаточно авторизации по принципу логин (условное имя пользователя или однородной группы пользователей) – пароль (условное сообщение, подтверждающее права и возможности пользователя).

Регистрация пользователя SU при входе в систему tant

Права пользователей задаются конфигурацией сервера и эффективно ограничивают доступ к данным, которые не положено знать отдельным категориям пользователей, временные интервалы доступа, а также помогают строить контекстные ограничения, избавляющие пользователя от лишней информации при выполнении конкретных запросов.

Расширение географии вычислительной сети системы управленческого учета сегодня упрощается существованием развитых систем безопасности – защищенными протоколами связи, шифрованием трафика, двухфакторной идентификацией пользователей и другими инструментами.