Управленческий учет. Автоматизация учета и управления в малом и среднем бизнесе

Еще одно расхожее мнение, поддерживаемое если не теоретиками, то так называемыми «автоматизаторами» управленческого учета и отчетности.

Программисты-молодцы, которые знают Oracle[22 - https://habr.com/ru/articles/318234/] и SQL[23 - https://habr.com/ru/articles/564390/], умеют «оптимизировать» данные, открыли правило одноразового ввода, любят термины вроде «релевантность реляционных диспозитивных семантик»[24 - https://avlasov.livejournal.com/85671.html], чтобы пользователь начинал думать, кто громче и забористее кричит, тот и прав.

Мнение формулируется примерно таким образом: «построение системы учета следует начинать с построения системы отчетов, т.к. состав и структура учетных регистров определяются теми отчетами, которые требуется получать из системы».

Вторая версия этого мифа: «учет и отчетность составляют единый иерархический комплекс, который требуется возводить системно, оптимизируя потоки данных и их хранение». При этом подразумевается, что знанием того, что же такое «системно» обладают только специалисты консалтинговой компании, предлагающей свои услуги.

Ключ к пониманию реальных взаимоотношений между учетом и отчетностью предлагается искать все там же – в области здравого смысла и простейших понятий.

Что такое учет? – система правил и технологий сбора (фиксации) и хранения информации о событиях, влияющих на экономику организации.

Что такое отчетность? – набор, или система, отчетов и документов, представляющих накопленную в учете информацию. Ключевым является слово «представление» – показ ситуации с различных сторон на основе одних и тех же данных.

С помощью различных «простых» отчетов мы как бы рассматриваем один и тот же предмет, или организм предприятия, с разных сторон, под разным углом зрения, в разных диапазонах – инфракрасном, видимом, рентгене, прослушиваем стетоскопом, изучаем график температуры (шутка).

Сложные отчеты позволяют представить некоторые комплексные величины – уровень тренированности организма, иммунный и гормональный статус и т. п. А соотношение между учетом и отчетностью?

Путаница возникает на нижнем, «бытовом» уровне, когда «сырые» данные учета практически не различаются с «простыми» отчетами ни по форме, ни по сути. Однако как только потребитель и производитель становятся разными лицами, а организация укрупняется до размеров больше 10—15 человек, эти понятия пора разделять.

Учет – когда медсестра ставит и вынимает градусники, записывает показания в тетрадочку. Отчетность – это графики температуры по каждому больному, построенные на основании данных из тетрадочки, и знаменитая «средняя температура по больнице», и отчет-вывод-обобщение «температура скачет – больного лихорадит».

Во-первых, это две различные системы – одна ориентирована на хранение данных, другая на их представление (показ).

Цель первой – объективность, т.е. фиксация одинаковых событий одинаковым образом.

Цель второй – прозрачная субъективность, т.е. представление такое, которое помогает принимать решения, при этом не навязывая решение человеку, имеющему обязанность решать.

Во-вторых, они связаны соотношениями запрос-ответ. Отчетность говорит: я собираюсь представить ситуацию таким вот образом. Мне требуются такие-то данные, а сложить-перемножить я могу и самостоятельно. Учет всего лишь «вываливает» нужное количество данных, а еще точнее – предоставляет системе отчетности право доступа к продекларированным в запросе массивам данных.

В-третьих, учет и отчетность ведутся в разных режимах. Учет желательно вести в режиме реального времени «от события», «по прерыванию» – как только событие произошло, тут-то его и учли (а то и на пару минут раньше).

Отчет делается тогда, когда это требуется для принятия решения («по запросу»).

В четвертых, соответствующие кадры учета и отчетности должны обладать совершенно разным менталитетом.

Учетчик – лицо, сидящее на стуле в «ждущем режиме». Оживает при появлении события, подлежащего учету: заносит событие в реестр, присваивает ему аналитические коды (фиксирует основные признаки), и снова замирает – до следующего события.

Учетчик – это человек, способный и два, и сто раз подряд одинаковым образом отразить одинаковые события. И более того – получить от этого факта удовольствие – как хорошо устроен мир! Он прост!

Очень хорошо, если учетчиком работает оборудование, вычислительная машина или сама внешняя среда – тогда проще обеспечивать надежность и достоверность фактов учета, хотя алгоритмизация здесь сложнее – живому учетчику можно дать некоторую волю домыслить инструкцию, а машине – до сих пор нельзя.

Сегодня можно добавить: в последние годы появился соблазн думать, что искусственный интеллект уже существует и работает, и ему можно доверить задачу «домыслить инструкцию».

Но пока это делать рано. Лучше описать все в понятном человеку алгоритме, а не перепоручить это нейросети, которая тоже не является по-настоящему искусственным интеллектом, а всего лишь программной реализацией некоторого алгоритма, уже не вполне и не до конца осознаваемого программистами и архитекторами системы учета.

А тот, кто составляет отчет (кстати, что это за процесс – составление отчета – тема отдельного разговора) – должен делать этот конкретный отчет один раз в жизни!

Поэтому – пусть творит, только объяснит, (укажет правила выбора и обработки учетных данных по каждой ячейке отчета, и какой смысл в различных результатах – примеры использования для принятия управленческих решений). А после составления отчета другие сотрудники могут пользоваться столько раз, сколько нужно.

Аналогично предыдущей рекомендации следует разделить функцию учета, т.е. сбора и фиксации информации, и функции составления отдельных конкретных отчетов – и поручать эти функции разным людям. При этом наиболее желательно, чтобы составление отчетов было функцией именно тех лиц, которым предстоит потом принимать решения на основании этих отчетов. Инструментарий поддержки же им должна предоставить система управленческого учета. Честно признаться, это единственный известный из практики работающий способ добиться появления качественной отчетности.

Заключение

Подытожим основные выводы, следующие из обширной истории практической деятельности в области управленческого учета.

1. Управленческий учет и отчетность существенно отличаются по своим правилам от других основных видов учета – налогового и финансового. И заниматься им должны выделенные люди выделенное время с использованием выделенных ресурсов – иначе вместо профессионализма получится полная профанация.

2. Управленческий учет и управленческая отчетность связаны между собой весьма опосредованно – через общий объект наблюдения. Все остальные признаки у них существенно разные. Поэтому желательно разделение лиц, занимающихся учетом и составлением отчетов. Составление собственно форм управленческой отчетности желательно поручать тем сотрудникам, которые будут использовать отчеты по этим формам в своей практической деятельности.

3. Бухгалтерский метод учета является наиболее устойчивым к ошибкам, простым для понимания, универсальным и дешевым – так что гораздо проще применять его в целях и управленческого учета, не изобретая велосипедов.

4. Управленческий учет и отчетность в их организации и текущем функционировании требуют профессионального подхода со стороны исполнителей – со всеми вытекающими требованиями к исполнителям.

5. Для целей экономии сил и средств на ведение учета нужно сблизить состав и структуру учетных регистров и баз данных таким образом, чтобы наиболее полные и подробные системы учета служили основой для ограниченных и частичных систем – таких, как системы налогового и финансового учета. При этом вполне можно предусмотреть автоматические фильтры и конверторы – программы, которые отбирают и трансформируют данные системы управленческого учета в готовые записи в системах налогового, бухгалтерского и финансового учета.

2. Хозяйственные процессы и их структура

Внутренние, внешние, граничные процессы и их участники. Компоненты хозяйственных событий. Учетная система. Программно-техническая платформа.

Хозяйствующий субъект

Хозяйствующий субъект (ХС) – предприятие, объединение предприятий, холдинг[25 - https://clck.ru/357iPc], другая организация – живой организм, в котором происходят разнообразные процессы, обусловленные целью и миссией ХС. Эти процессы происходят не в безвоздушном пространстве, а во внутренней и внешней среде ХС. Можно выделить также процессы на его границе с внешней средой. Процессы представляют собой последовательности дискретных событий, каждое из которых обладает набором атрибутов, параметров и их значений.

Именно эти события и являются «кирпичиками» управленческого учета, из которых складывается здание экономической модели предприятия, пригодной для управления этим зданием.

Хозяйственные события

События подразделяются на происходящие внутри предприятия (например, передача материала со склада в производство), вне предприятия (курс доллара в августе 1998 года был 6 рублей – за 3 месяца превратился в 24, или в 2014 году в январе был 32 рубля – в декабре стал 67 рублей), и на границе компании с внешним миром (отгрузили товар покупателю, заплатили налоги и т.п.).

В бизнес процессах ХС, составляющих предмет управленческого учета, множество участников. Участники так же точно могут классифицироваться как относящиеся к миру собственно ХС, так и к его внешнему окружению.

Это многообразие нуждается в структурировании и классификации, иначе можно безвозвратно утонуть в деталях.

Методом, организующим учетную систему в управленческом учете данной книги выбран старый добрый бухгалтерский метод структурирования системы на счетах учета.

Описываемые здесь методы и приемы применимы не только к промышленным предприятиям малого и среднего бизнеса, но и для любой сферы деятельности и в любой стране.

Причем в каждой стране и отрасли разумно выбирать наиболее привычный, принятый бухгалтерами страны и отрасли состав счетов бухгалтерского учета с сохранением, насколько это возможно, их смысла, расширяя последний новой функциональностью – обеспечивающей большую глубину и гибкость фиксации событий и отношений бизнес-процессов хозяйствующего субъекта.

Системная организация управленческого учета

Главный набор компонент системной организации управленческого учета:

– алгебра учета основывается на бухгалтерском методе двойной записи,

– элементарные сущности учета классифицируются как активные, то есть ресурсы, находящиеся в распоряжении предприятия, пассивы, то есть источники поступления активов, а также обязательства предприятия. Активы и пассивы вместе образуют управленческий баланс предприятия. При этом количественная оценка актива – положительное число, количественная оценка пассива – отрицательное число, алгебраическая сумма активов и пассивов тождественно равна нулю,

– кроме всегда активных и всегда пассивных сущностей могут быть активно-пассивные сущности. К ним, например, относятся контрагенты. Если контрагент должен предприятию – это актив, если предприятие должно контрагенту – это пассив. Простой пример. Предприятие получило аванс на поставку контрагенту каких-то товаров и зачислила его на свой расчетный счет. Деньги контрагента на расчетном счете – это актив предприятия, это ресурс, который можно куда-то потратить. Но в то же время предприятие должно эти деньги контрагенту и обязано будет поставить ему свою продукцию. Эта сумма образует пассив предприятия. А отрицательная величина пассива показывает, что именно этому контрагенту предприятие должно сумму данного пассива. Алгебраическая же сума этих двух величин равна нулю, что и составляет сущность бухгалтерского метода,