Автоматизация в голове, а практика в Odoo

Представим себе, что клиент уже приоткрыл кейс с кэшем и говорит лениво: «Присылайте КП, посмотрим». И вот мы уже идем делать наше КП.

Переходим в модуль Продажи:

Как обычно, быка за рога, нажимаем «Создать»:

Всё предельно просто и максимально не перегружено ничем лишним.

Обратите внимание, что сверху есть кнопки, которые поведут нас по бизнес-процессу.

Давайте заполним все поля:

Какие особенности:

Есть адрес клиента, есть адрес выставления счета, есть адрес доставки. В переводе с русского на бизнесменский – фактический адрес, юридический и адрес склада.

Дата окончания – нужна для будущей аналитики. Чтобы Вы могли смотреть, а сколько у нас действующий КП, на которые мы ждем ответы.

Прайс – дело понятное. У нас в Odoo есть система прайсов. Цены в нем могут быть вычислены по разным правилам. На основании входной цены, на основании публичных цен, скидки, наценки и прочее.

Налоги подцепятся из товара. Налоги бывают с включенной в него ценой или нет. Нужно для учета НДС.

Что у нас появилось?

Теперь мы можем отправить КП на почту клиенту. Попробуйте это сделать. Появится мастер, заполнится шаблон (который Вы можете настроить). Само КП распечатается в формате PDF и пристегнется к письму, а также добавится в историю (в самом низу). Одной кнопкой теперь делается то, что раньше нужно было делать 10 минут.

Появилась кнопка «Подтвердить заказ». Наше КП станет Заказом Продаж. Нажимаете, когда клиент говорит «Окей, присылайте счет, в пятницу закинем аванс». Теперь можно выставить счет.

После нажатия кнопки «Подтвердить продажу» начинает работать вся мощь ERP – резервируются товары, если настроены пути и роутинги (маршруты, как товар будет получен и отправлен клиенту), активируются правила повторных заказов и прочее и прочее. И самое главное, создается складское распоряжение на отгрузку. Смотрите, не грузаните товар без оплаты. Это не просто кнопочка, это настоящая кнопка «старт» всей автоматизации. Пожалуй, самая крутая кнопка!

Итак, я нажал и вот что у меня:

Изменился статус.

Сформировалось складское распоряжение (1 доставка).

Появилась кнопка «Создать счет».

Важное отступление про закрывающие документы

В западном (англо-саксонском) учете нет такого понятия как «Счет», особенно «По форме 1С». Люди платят по договорам или по инвойсам.

Инвойс (invoice)– это универсальный документ, который выполняет сразу несколько функций. И вот каких:

Начисляет дебиторскую (или кредиторскую) задолженность партнеру.

Начисляет налоги.

Списывает себестоимость товара в расходы.

Формирует печатную форму закрывающих документов.

В нашем учете принято так:

Какая-то программа выписывает некую справку-хотелку, в которой вверху написано «образец заполнения платежного поручения», а внизу перечислены товары и услуги, за что предлагается заплатить.

Такая справка называется «счет», она печатается на принтере, подписывается у бухгалтера и директора, потом ставится синяя печать, всё это добро отправляется в сканер и отправляется по электронной почте партнеру. Однако юридической силы эта штука несмотря на свои печати и подписи не имеет. Ну, счет, ну и фиг бы с ним. Вот так.

Когда партнер оплатил деньги, тут уже всё серьезно. Его дебиторская задолженность уменьшилась и стала отрицательной.

Склад собрал заказ, отгрузил, выписав УПД или ТОРГ-12 + Счет-фактуру (если НДС). Это и есть классические закрывающие документы. Но они не имеют силы, пока нам партнер не поставит росчерк пера.

После того как товар доставили и у нас на руках есть подписанные документы, сделка закрылась: поступил аванс, сделана отгрузка (образовалась дебиторка), аванс зачтен в счет погашения дебиторки. Всё по нулям: долг клиента 0, наш долг 0.

Списалась стоимость реализации.

В западном учете всё немного не так, но на мой взгляд проще и понятнее:

КП.

Ага, выставляй счет.

Подтверждается продажа и создается инвойс. Сразу начисляется дебиторка, спиывается себестоимость, начисляется исходящий налог (например НДС)

Клиенту отправляется инвойс и товар.

Клиент платит. Платежка закрывает дебиторку.

Сейчас мы будем разбирать как раз создание инвойса. Он в Odoo называется Счет, хотя по факту это крутой закрывающий документ. Мы будем называть его инвойс.

Инвойс

После подтверждения заказа нужно сделать инвойс. Что он делает, мы только что рассмотрели выше.

Нажимаем кнопку «Создать счет».

Откроется мастер создания счетов:

И вот тут у вас масса вариантов. Вы можете сделать инвойс полностью по заказу, можете на аванс любой суммы. Можете выставить на полный заказ, а потом убавить количества.

В следующий раз при запуске мастер попробует сделать инвойс на то, что еще не инвойсировано.

А еще в подтвержденный заказ можно вносить дополнения. Тогда повторный вызов просто довыставит то, что не выставлено.

Вы уже обратили внимание на то, что в счете есть колонка «Счет выставлен». Odoo внимательнейшим образом считает, что заказано, что выставлено.

Инвойс, как и любой финансовый документ в Odoo, бывает черновиком и проведенным в учет. А если быть еще точнее, то у него три статуса:

Черновик.