Автоматизация в голове, а практика в Odoo

Управленческий и бухгалтерский учет

У нас исторически сложилось так, что бухгалтерский учет не имеет ничего общего с учетом на предприятии с целью управления предприятием. Обычно отчеты для директора готовятся экономическим отделом, который рассчитывает различные показатели, а бухгалтеры заняты вводом первички и подготовки отчетов для государства.

И порой квалификация тех людей, которые работают в бухгалтерии, не позволяет им участвовать в управлении предприятием и давать советы директору. Именно поэтому у них такая репутация.

У нас бухгалтерский учет «посмертный». Т.е., колбасит себе фирма, работает так, что дым из ушей идет. А в конце квартала делается отчет, и получается «убыток в миллиард».

И очень давно сразу стало очевидно, что данных бухгалтерского учета недостаточно, чтобы вести компанию в верном направлении.

В англо-саксонском учете всё продумано немного иначе. Там учет состоит из финансового и управленческого. Финансовый учет имеет целью получение достоверной отчетности для государства, владельцев и акционеров (см. определение), а управленческий имеет целью оперативное предоставление менеджменту ключевых показателей работы компании.

На Западе бухгалтеры больше экономисты, чем наши. Они являются помощниками директора, считают не только деньги компании, но и отвечают за расчет всех нужных показателей.

Этот подход мне нравится больше, потому что если мы построим правильный управленческий учет, то из него будет вытекать правильный финансовый учет, а из него правильный бухгалтерский учет, из которого будет вытекать правильная отчетность для государства.

Поэтому, задача номер «раз» – построить управленческий учет.

Живая рабочая схема на 2020 год такая:

В удобной платформе, которая гибкая, которая автоматизирует труд многих людей, которая является ИТ средой компании, ведется управленческий учет. Затем настраивается «маппинг» – проекция статей финансового учета с 1С. Выгружаются проводки по первичке. Далее 1С как «машина для отчетности» перемалывает в своих пожилых жерновах с запахом нафталина всю первичку и делает нужные отчеты, которые можно выгрузить в любом формате и отправить в ФНС и другие госорганы.

Заметка для новеньких

Чтобы сделать отчетность для государства, нужна вот такая цепочка:

ИТ среда компании с управленческим учетом ? маппинг на 1С ? регистры бухучета в 1С ? отчетность в XML или на бумаге ? канал передачи в ФНС (типа Контура, Такскома, Почты РФ и лично в окошко для бумажной отчетности)

Короче, говоря языком миллениалов: «Гемор». Да, так и есть. Но надо его настроить один раз, потом пойдет по привычке. Это всё из-за дурацких прослоек типа операторов фискальных данных, операторов передачи отчетности. Вот я не понимаю, почему имея ЭЦП я не могу сам передать данные в ФНС. Зачем столько посредников? Я бы из своей системы сделал бы XML и отправил ее, если бы не закон о бухучете, с его требованиями вести тот или иной вид учета с обязательными печатными формами и постоянно меняющимися форматами. Нужно держать бригаду программистов-мучеников, которые будут актуализировать печатные и XML формы отчетности.

Вернемся к управленческому учету.

Я крайне рекомендую сделать как на Западе. Для своего финансового учета взять их план счетов, самый простой.

Финансовый учет позволит Вам видеть правильный баланс своего предприятия. Не регламентированный баланс, а настоящий, там где:

Активы-Обязательства=Собственный капитал

Это позволит вам мониторить, как вообще ваш капитал растет или вы катитесь вниз, проедая свои деньги или деньги инвестора.

Для целей управленческого учета и бюджетов вам нужны статьи аналитического учета.

Аналитический учет

Очевидно, что статьи финансового плана счетов связаны друг с другом балансовым уравнением и системой двойной записи.

Следовательно, одну и ту же операцию Вы не можете учесть в одном случае так, в другом эдак.

А еще в обычном финансовом учете нет никаких надстроек, чтобы можно было учитывать ваши операции в разрезе проектов, в разрезе статей расходов и пр.

Для этого придумали аналитический учет. Вводится дополнительный классификатор – статьи аналитического учета.

Они, в отличие от статей финансового учета (статей плана счетов), не сидят в балансе. Они вообще могут появляться и пропадать с жизнью компании.

Пример финансового плана счетов:

А вот пример статей управленческого учета:

Технически современные программы будут вести за вас аналитический учет сами.

Вам нужно только в счетах на продажу и закупку ставить верный счет аналитического учета. И всё.

Ну вот. Мы с вами теперь знаем, как примерно считать деньги, как поставить им заборчики, чтобы не убежали. Давайте уже строить что-то работающее.

Кратенько, как поставить учет:

Берем англосаксонский план счетов, самый простой. Американский базовый, 36 статей.

Придумываем свои аналитические счета. В разрезе каких статей мы хотим видеть оборот.

Создаем бюджетные статьи. Бюджетная статья смотрит на одну или несколько статей финансового учета, укрупняя их.

Создаем строки бюджета: это связь бюджетной статьи и аналитического счета.

Из строк бюджета формируем сбалансированный бюджет.

В процессе регистрации операций правильно выбираем статьи финансового и аналитического учета.

Наслаждаемся автоматически сгенерированным балансом, бюджетом, центрами затрат.

День четвертый. Ларьковый

Отступление про бизнес-процессы

А вы хоть раз пробовали описать свои бизнес-процессы?

Я не имею в виду процессы, которые связаны с вашим продуктом, а типовые? Например, «продажа» или «отгрузка со склада»?

Если кто описывал, сейчас достает свои записи, читает и офигевает.

Если кто не описывал, то садится и описывает. Дальше читать нельзя.

Ну что? У кого получилось дерево с кучей веточек? Это вот так, это вот так, и куча частных случаев?

Теперь главное. А зачем нам бизнес-процессы? Мы хотим изучать разнообразие в движении муравьев и тли по веточкам или же мы хотим взять бревно, схватиться всей командой, разбежаться, да и пробить себе окно на рынок?

Кто-нибудь видел стенобитное орудие с веточками?

Кто-нибудь видел осиновый кол с веточками? Эта веточка для вампира-тёти, эта веточка для вампира-дяди, а эта, если он нам платит налом. Ну вот, я тоже не видел. А всё почему? А потому что, внимание: СТЕСАЛИСЬ ВЕТОЧКИ!