Автоматизация в голове, а практика в Odoo

Каковы причины возникновения дебиторской задолженности?

Отпускаем товар или оказываем услугу с оплатой «потом»

Начисляем пени и штрафы

Делаем возвраты поставщикам

Упражнение.

Придумайте не менее трех вариантов возникновения кредиторской задолженности.

С детства нас учили, что долг это плохо. Но не всякий долг плохо. Бывает долг плановый, тогда он учтен нами в бизнес модели. Например, когда компания работает в отсрочку платежа. Плохой долг просроченный. Когда нам не заплатили тогда, когда должны были.

А еще хуже, если мы не заплатили, не выполнили обязательства.

Совет: если у вас постоянно есть просроченная дебиторка, от 15% оборота, думайте, что делать. Это путь вниз к банкротству. На работе с долгом потеряется вся возможная прибыль.

Упражнение.

Пусть у Вас оборот 1 млн. Пусть прибыль заложена 25%. Пусть просроченная дебиторка составит 15% оборота. Вопрос. Во сколько раз уменьшится чистая прибыль компании?

Ответ: 250000:(250 000-150 000)=2.5 раза. Да, «как бэ на бумаге они нам отдадут», но вот пока не отдали, вы себе снимите сотку, а не 250. А если просроченная дебиторка будет больше 250, то контора пойдет в минус. Хороший результат: работать с рентабельностью 25% и уйти в минуса.

Еще совет: если у вас просроченная кредиторка, с которой не можете справиться, лучше банкротьтесь, не юлите и не врите самому себе. Ваш бизнес превратился в говно. Банкротство – хороший вариант. Пропадание и концы в воду – плохой.

Переходим к практической части:

Берем любой счет. Выставляем и проводим по базе. Физический смысл: у клиента появился долг.

Открываем карточку клиента. Смотрим, как это отразилось на дебиторке.

Берем тот самый счет, кладем оплату. Повторяем пункт 2.

Настраиваем фильтр в клиентах на «Долг>0». Получаем список должников. Можем начать обзвон.

Пара иллюстраций из Flectra:

Просто фильтр по долгам.

Ниже как раз случай, когда услуги были отпущены в долг:

Что такое Главная книга и как её читать

Все, наверное, слышали про такую штуку: «акт сверки». В российском бухгалтерском учете есть такой документ. В нем отражаются поступления и списания денег, т.е., расход и приход по какому-то контрагенту. Есть две стороны документа: дебет и кредит.

Выглядит вот так:

Внизу имеется место для печати и подписи.

Т.е., акт сверки – это документ, с которым согласились и который подписали обе стороны.

Теперь рассмотрим западный аналог: Главную Книгу (General Ledger)

Ну что? Есть разница? Акт сверки это кабина Жигулей три педали и руль, а Главная Книга – кабина Боинга. Круто, но ничего не понятно.

На самом деле, в Главной книге отражаются все финансовые операции. Можно делать срез по партнеру, по журналу операций, по счету из плана счетов, да по чему угодно. Акт сверки является частным случаем Главной Книги.

Давайте рассмотрим каждый тип строк

Берем первую строку.

Дата понятно.

Entry или запись. Указывает, что за документ породил запись. Например, это может быть счет или платежное поручение.

Журнал. Указывает, по какому журналу операций зафиксирована операция. Журнал «Счет» означает выставление счета, журнал BNK1 операции по расчетному счету и т.д. Посмотрите в настройках Учет\Настройки\Журналы.

Счет. Это счет из плана счетов. Например, дебиторская задолженность, как на примере.

Налоги пусто. Если работаете с НДС, то тут будет вид налога.

Партнер. У нас на примере Главная Книга отфильтрована по партнеру. А бывает так, что нужно вызвать по группе партнеров. Тогда в этом поле будет партнер.

Ссылка. Собственно, комментарий к оплате. Что тут может быть? Например, Customer Invoice – это выставление счета. Оплата клиента – это когда мы кладем деньги или на счет, или на баланс. Есть еще Automatic Write Off и Автоматическое разнесение, о них ниже.

Номер сверки. Есть привязка оплаты к начислению. Это как раз номер привязки.

Дебет – сумма по дебету. На примере у нас счет 101200, дебиторская задолженность. Когда счет выставляется, долг увеличивается, поэтому при операции выставления счета сумма записывается в ДЕБЕТ этого счета.

Кредит. Когда проводятся операции отмены счета или оплаты, долг уменьшается, и операции записываются в КРЕДИТ счета 101200.

Накопительный баланс. Т.к. мы проводим операции каждый день, мы можем рассчитать баланс – сумму, которую в данном примере должен нам клиент на каждый день или хотя бы на день, когда были операции. Т.е., накопительный баланс показывает, сколько денег нам остался должен клиент после совершения этой операции. Сумма с минусом означает переплату.

Как можно делать автоматическую раскладку платежей

Как Вы думаете, на что, кроме подготовки липовых отчетов для правительства, тратит время бухгалтер? На раскладку поступивших платежей.

Если платежей мало, а суммы точно соответствуют начислениям, тогда это не вызывает проблем. Надо найти счет, связать платежку и счет, и всё. Счет большинство программ сами умеют отмечать как оплаченный, если к нему привязана платежка.

А что, если деньги поступают разными суммами, в назначении платежа неясно, что это такое.

Есть подход. Нужно класть деньги на баланс, а с баланса уже можно разложить по счетам.

Нам же по факту важно только, должен ли нам клиент денег или нет. Остальное это всего лишь наши хотелки, чтобы был удобно смотреть.

Есть разные методики раскладки платежей. Самый распространенный метод – Automatic Write Off. В переводе: «Автоперемещения».

Суть. Делается второй счет типа «дебиторская задолженность». Делается настройка в программе, или программа сама учитывает всю дебиторку по всем счетам типа «дебиторская задолженность». Например, Odoo/Flectra так сама умеет.