Автоматизация в голове, а практика в Odoo

Например, на основном счете дебиторки будет 100 руб, на специальном 200. Итого партнер должен 300. Но может быть так, что на основном -500, на специальном 500, тогда партнер ничего не должен.

И вот что делается. Если поступает сумма, большая чем сумма по счету, то мы разбиваем платеж на два хитрым образом: перекидываем поступившую сумму на другой счет дебиторки, а потом возвращаем назад сумму, которая удовлетворит наш счет. Счет отметится закрытым, суммарный долг (баланс) клиента не изменится.

Всё остальное – это разновидности этого метода. Идет игра с разбиением сумм и перемещением сумм между одинаковыми счетами.

Мы же не можем сделать проводку ДТ КТ по одному счету. Поэтому приходится вот так изгаляться.

Итог: баланс клиента не меняется, а в Главной Книге остаются следы такой деятельности.

Есть еще современные методы, где разбиение не показывается в главной книге, а хранится в специальном месте «Разбиения платежей». Но это совсем другая история.

Бюджет

Что же такое «Бюджет»? У кого-то сладко засосало под ложечкой – умм, это такая кормушка, это бесконечное количество денег… На самом деле нет, нет и еще раз нет. Бюджет – это просто дорожная карта.

Пару лет назад я ехал между двумя деревнями в Тверской области. Дорога была с поворотами. И почти на каждом повороте были следы трактора, который поворот пропустил и поехал прямо. Следы длинные, кое-где метров двести-триста в поле. Понятное дело, что топливо было не только в баке трактора, но и в бачке тракториста.

Мощи много, желания поскорей попасть в пункт «Бэ» тоже. Можно и запилиться в поле.

Так же происходит и с деньгами. Ими нужно управлять, как трактором. Они чрезвычайно активны и всегда требуют движения. Поэтому всегда нужно управлять деньгами. Но как? Ведь дорогу для них с забором и отбойником мы построить не можем. Можем! И эта дорога называется «бюджет».

Представьте себе автопредприятие. Вот директор раздает утром наряды водителям, кто куда едет. Вася едет из Бирюлево в Выхино, Петя едет из Медведково через Осташковскую улицу, далее по Енисейской, далее на Проспект Мира и далее на улицу Бочкова.

Угадайте, какое задание будет выполнено максимально правильно? Конечно второе. Есть конкретика, есть маршрут.

Также и с бюджетом.

Мы всегда должны ставить главную цель, затем определить средства ее достижения, и для каждого такого средства определить рамки: в какой временной период мы можем пропустить через эти рамки какое количество денег.

Такие рамки называются:

Бюджетные статьи

Вы их видели много раз. Статьи бывают доходные и расходные. Чем меньше Ваш бизнес, тем тяжелее управлять доходной частью бюджета: очень много рисков, очень много неопределенности. Но это делать обязательно нужно.

Примеры бюджетных статей:

Доходы: выручки от продажи товаров или услуг

Доходы: выручка от выигранных судебных дел

Расходы: интернет

Расходы: аренда

Расходы: зарплата

И т.д.

Бюджет обычно составляется на какой-то временной интервал: на месяц, квартал или на год. Он состоит из статей и сумм, которые предполагаются по этим статьям.

Если вы свели бюджет с профицитом или в ноль, то Вам будет проще управлять предприятием. Вы точно придете туда, куда хотите, если все правила будут исполнены как надо.

Типовые ошибки

Вы составили бюджетные статьи по наитию

Тогда их будет очень сложно исполнить, ведь они не имеют ничего общего с показателями работы вашего бизнеса.

Как делать? Соберите статистику за несколько месяцев. Посчитайте фактическое исполнение бюджета. На следующий период составьте статьи таким образом, чтобы они повторяли фактические результаты прошлых периодов.

Как только это будет сделано, Вы поймете, где нужно прилагать усилия, чтобы бизнес работал эффективнее.

Вы переоценили свои силы

Иногда начинающие бизнесмены говорят так: вот первые 3-4 месяца мы росли на 20-30% в месяц, так будет всегда. Через год рост будет 200%. Не факт. Кривая роста не линейная.

Вы не знаете про динамику рынка

Очень часто на рынке бывают периоды спада и подъема, сезонность. Учитывайте это в бюджете или вылетите в трубу!

Как автоматизировать бюджет

Современные ERP системы дают возможность забюджетировать всё, что хотите. А факт будет считаться автоматически.

Обычно нужно:

Составить свой план счетов под цели бюджета.

Создать статьи бюджета и связать их со счетам в плане счетов.

Придумать аналитику. Аналитические статьи.

Составить бюджет из бюджетных и аналитических статей.

В Odoo/Flectra есть готовый модуль про бюджет.

Упражнение.

Создайте бюджетные статьи. Привяжите к расходной статье счет из плана счетов, который связан с дебиторской задолженностью.

Привяжите к другой статье счет из плана счетов, который связан с кредиторской задолженностью.

Придумайте аналитические счета. Это ваши центры затрат и доходов. Например, «проект такой-то», или «Выручка по рознице».

Сделайте бюджет. Учтите, что доходы планируются с плюсом, а расходы с минусом. Ваш бюджет должен иметь нуль. На картинке выше не сбалансированный бюджет.

Попробуйте создать счет поставщика, провести его по базе. Также счет клиенту, также провести по базе. Фактические значения изменятся.