Автоматизация в голове, а практика в Odoo

Можно закрыть глаза и попробовать представить свой собственный круговорот денег. Они просто проходят сквозь Вас, иногда задерживаясь, иногда ускользая.

Представьте себе систему полива в теплице. Каждому растению наливается строго дозированное количество воды и удобрений. Это как-то считается. Это как-то сначала родилось в голове агронома, потом было внесено в дозирующий компьютер, и дальше он начал руководить кормлением растений.

А вот в бизнесе как правильно считать деньги, если они постоянно движутся? Мы можем только посчитать их количество в данный момент времени. А через 5 минут нам привезут пиццу, и у нас будет на 1000 рублей меньше. А через пару часов нам оплатит клиент 20 000 и у нас будет… Да о чем я. Умучаешься всё это считать.

Значит, нам нужен не статический счетчик, а динамический. Точнее, много счетчиков. Так хочет сделать министр ЖКХ. Если бы он смог, повесил бы на каждый вход и выход из квартиры по счетчику: на воду, на какашки, на белую лампочку, на желтую лампочку у лифта, на выход воздуха из окна, на входящих тараканов. Круто, да? Он на самом деле не хотел нас ободрать как липку, а хотел наладить правильный учет, это факт.

К счастью, в бизнесе мы можем навесить виртуальный динамический счетчик почти на всё. Уж на базовые компоненты нашего бизнеса точно. А так как в бизнесе движение идет не только в одну сторону, но и в другую, то счетчики могут как накручиваться, так и скручиваться.

Чтобы не путаться, главные такие счетчики даже по-особенному назвали и собрали вместе. И называется все это:

План счетов

Это не страшное заклинание тёти Маши из бухгалтерии. Это просто список счетчиков. Счетчики называются счетами (не путать с бумагой, на которой написано, сколько кто-то хочет получить денег).

Пример кусочка плана счетов. Нумерация на западный манер.

Пример кусочка плана счетов. Нумерация по РСБУ.

Это простейший план счетов. В обычной компании несколько десятков счетов в плане счетов.

В РСБУ (российская система бухгалтерского учета) есть рекомендованный Минфином план. Он довольно объемный, древовидный, универсальный, но на мой взгляд, для малого бизнеса совсем не годится. И точно не годится для целей управленческого учета. Поэтому рекомендую брать западный и «допиливать» под себя.

План счетов может выглядеть вот так:

Важное отступление.

Мы с вами уже столкнулись с тем, что одним и тем же русским словом называются разные сущности учета. Приведу примеры.

Прозорливый читатель уже догадался и сформулировал в голове вопрос. А как связаны эти счета из плана счетов? Что, если мы по одним счетчикам насчитаем один результат, а по другому другой? Как в арба-такси – по Яндексу 520, а у шайтан-пилота «шисот писят пожялст».

Нам такого не надо! Поэтому решили, что:

Все операции должны иметь двойную запись!

Не двойное дно, дорогой читатель! Мы сейчас говорим про прозрачный управленческий учет!

Так что означает двойная запись? Это просто реализация закона сохранения. Если что-то где-то прибавилось, то где-то должно убавиться. И наоборот.

Например.

В реальной жизни: Маша съела землянику.

В реальной жизни под призмой закона сохранения: Земляника в корзинки убавилась, земляника в животе Маши прибавилась.

Пример из жизни компании.

Как в жизни: Клиент оплатил занятие.

Как в учете: сумма в кассе увеличилась, долг клиента уменьшился.

Дебет и кредит

Все слышали: «Свести дебет с кредитом». Это в простонародье так говорят, если учет на предприятии сбалансирован, все двойные записи согласованы и нет такого, что Маша «приняла» землянику, а в корзинке она осталась, и как будто бы на бумаге у нас две партии земляники в конторе: одна в корзинке, а вторая в машином животе.

Так что же такое этот самый дебет и кредит? Опять иностранщина! Ну конечно! Дебет – это приход, кредит – это расход.

В примере с Машей бухгалтер записал бы процесс кормления земляникой:

ДТ Маша

КТ Корзинка

Зачем это всё?

В стародавние времена, когда учет велся на бумаге, а жулья и хапуг было не меньше нынешнего, всегда был соблазн в учетной книге подправить что-то. Простейший вариант – подрисовать минус. Поди потом разбери. «Я не браль».

И поэтому решили всё, что с минусом, считать с плюсом, но в другой колонке. И строго следить, чтобы не было подчисток. А как колонки то назвать? Так и назвали «Приход» и «Расход». Потом уже сложилась терминология и стали называть «Дебет» и «Кредит». Показывая всем остальным, что мы тут знаем что-то крутое и умеем, и простым смертным далеко до нас. Короче, всё то же, как и в автосервисе, где «рассухариватель сапунит» и у айтишников «рутовый эсэсаш – грех».

Сейчас, конечно, и дебет, и кредит по счету часто ведется в одной колонке в таблице базы данных (я смотрел, но в Odoo верны традициям и дебет и кредит даже в разных колонках), но по историческим причинам на экране всегда показываются в разных. Вот так:

Конечно, Вы уже додумались, что есть счета, которые отражают какие-то положительные сущности, например выручку, а какие-то отрицательные сущности, например, долг по зарплате.

Вот где сидите или лежите, так там и оставайтесь. Иначе упадёте!

Есть активные и пассивные счета. Условно – активные это такие, запись в дебет которых дает увеличение суммы, а пассивные – запись в дебет дает уменьшение суммы.

Таким образом, мы столкнулись с тем, что:

по историческим причинам нельзя было писать минус, завели вторую колонку

нельзя было иметь целый счет с минусами, сказали, что такой счет будет пассивным.

И вот это всё сейчас также активно используется. И мало того, довольно эффективно. Такой подход позволяет быстро находить нестыковки и выявлять ошибки в учете.

Разумеется, если мы составили приличный план счетов, то мы хотим как-то получить сводные данные, что у нас творится в нашем королевстве в общем. Поэтому из счетов составляют:

Баланс

Баланс фирмы – это просто суммы по всем счетам плана счетов. Структуру баланса можно сделать сложной или простой, но самое главное, чтобы у вас сумма по дебету сошлась с суммой по кредиту. Вот это и есть «свести дебет с кредитом». Теперь мы знаем, что это означает составить верный баланс компании.

Дебиторская и кредиторская задолженность

Когда компания работает, бывает так, что оплата берется не авансом, а постфактум. В этом случае мы обычно говорим «этот клиент нам денег должен». А по научному «возникает дебиторская задолженность».

Понять очень просто – это сумма, которую должны нам другие компании за наши товары или услуги. Разумеется, можно понять сколько именно какая компания должна. И такая информация обычно выводится в карточку контакта во всяких программах. Например, так:

Вы уже обратили внимание, что в примере есть поле «Наш долг»? Это кредиторская задолженность.