Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В пункте 4 ст. 9 указывается, что «формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета».

Таким образом, организация сама разрабатывает формы первичных учетных документов, включая в нее обязательные реквизиты, названные в статье 9 и любую другую информацию, на свое усмотрение.

Однако для обеспечения правомерности использования этих форм в кадровом делопроизводстве руководителю достаточно издать приказ, которым утверждается их применение.

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе», указы Президента в сфере государственной гражданской службы

В соответствии с ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе» государственная гражданская служба Российской Федерации – это вид государственной службы, представляющий собой профессиональную служебную деятельность на должностях государственной гражданской службы Российской Федерации, обеспечивающую реализацию полномочий различных государственных органов. Этот вид профессиональной деятельности имеет свою специфику, поэтому регулируется не только Трудовым кодексом РФ, но еще целым комплексом правовых актов, включая названный выше закон и указы Президента РФ.

ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе» является в некотором смысле аналогом Трудового кодекса РФ для этой сферы деятельности. Он раскрывает многие кадровые вопросы, включая порядок поступления на службу и прохождения службы, особенности заключений и прекращения служебных контрактов. Отдельные главы посвящены служебному времени и времени отдыха, оплате труда, поощрениям и дисциплине труда, формированию кадрового состава и персональным данным государственных гражданских служащих. Для кадровиков важна статья 44 данного закона. В ней перечисляются все составляющие кадровой работы, а также в п. 2 этой статьи говорится об обязательности утверждения Положения о подразделении государственного органа по вопросам государственной службы и кадров.

Ряд указов президента посвящен отдельным кадровым процедурам, совершаемым с государственными гражданскими служащими в процессе прохождения ими службы. Важно, что в этих правовых актах называется полный состав документов, которые должны быть оформлены в ходе этих процедур.

Это указы от 01.02.2005: № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации», № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)», № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации», № 113 «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим».

Двум обязательным кадровым документам – служебному контракту и Положению о персональных данных – посвящены следующие указы: Указ Президента от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» и Указ Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Этими указами утверждаются типовые формы контракта и положения, на основании которых разрабатываются индивидуальные служебные контракты на конкретные должности государственной службы и положения о персональных данных государственных гражданских служащих конкретных государственных органов.

Федеральный закон № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе» и названные указы Президента составляют основную нормативно-правовую базу, которой должны руководствоваться в своей деятельности сотрудники подразделений по вопросам государственной службы и кадров (кадровых служб государственных органов).

В том случае, если в этих правовых актах нет какой-либо нормы, регулирующей трудовые отношения с государственными служащими, кадровый специалист обращается к общей нормативно-правовой базе в сфере труда, начиная с Трудового кодекса РФ.

Кроме того, важно помнить, что названными правовыми актами могут пользоваться организации любой формы собственности, привлекая их в качестве методических материалов. Например, ни в одном правовом акте, составляющем общую нормативную базу кадрового делопроизводства, не регламентируется вопрос ведения личных дел работников. Поэтому любая коммерческая организация, которая принимает решение вести личные дела, может ориентироваться на нормы Указа Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Инструкция по заполнению трудовых книжек

Обязательность ведения трудовых книжек на работников определена в статье 66 ТК РФ.

В соответствии с этой статьей «форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти».

Во исполнение этого пункта Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Этим правовым актом утверждены формы трудовой книжки и вкладыша к ней и сами правила.

В Правилах сформулированы основные требования к ведению трудовых книжек, внесению изменений, выдаче дубликатов, учету и хранению трудовых книжек. Кроме того, в пункте 4 Постановления дается распоряжение Министерству труда и социальной защиты утвердить Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Данная Инструкция была разработана в соответствии с Правилами и утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В ней дополнены и конкретизированы вопросы внесения записей в разделы трудовой книжки.

В приложениях к Инструкции приведены формы двух обязательных учетных кадровых документов – приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»

Особое значение кадровой документации, ее социальная, юридическая и ретроспективная значимость определяют необходимость внимательного отношения к вопросам хранения документов по личному составу.

На государственном уровне в постсоветский период были изданы два важных правовых акта, которые были призваны обеспечить сохранность этих документов в случае реорганизации или ликвидации организаций.

Это распоряжения Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» и от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу».

Первый документ определяет важность хранения кадровых документов в целях социальной и правовой защиты граждан.

Второй правовой акт регулирует вопросы хранения документов ликвидированных предприятий.

На сегодняшний день наиболее значимым правовым актом, регулирующим основные вопросы хранения документов по личному составу, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В пунктах 8–10 статьи 23 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяется, куда передаются документы по личному составу на хранение при ликвидации государственных органов и негосударственных организаций, а также при реорганизации негосударственных организаций.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденный постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1

Все действия с работниками в рамках трудовых отношений должны оформляться с помощью первичных учетных документов, составляющих кадровую документацию и одновременно являющихся основанием для ведения бухгалтерского учета.

Типовые формы основных первичных учетных документов собраны в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

До 2013 года первые 12 форм из этого Альбома были обязательны для применения юридическими лицами любых форм собственности.

Регулировалась обязательность применения этих форм в статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», который утратил силу. В соответствии с этой статьей первичные учетные документы принимались к учету только в том случае, если они были составлены по унифицированной форме, взятой из альбома унифицированных форм первичной учетной документации».

После вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» юридическое лицо вправе самостоятельно решать, использовать ли ему данные унифицированные формы в неизменном виде, утвердив их приказом руководителя, или разработать самостоятельные формы первичных учетных документов с учетом требований, отраженных в пункте 2 статьи 9 данного Закона.

Альбом содержит следующие унифицированные формы документов, используемые в деятельности кадровых служб:

Применять эти формы работодатель может в качестве основы для разработки собственных форм кадровых документов, включив в них любую дополнительную информацию на его усмотрение.

Учитывая, что командировочные удостоверения и служебные задания не применяются для оформления командировок работника, унифицированные формы Т-10 и Т-10а не могут использоваться даже в качестве рекомендательных.

Общероссийские классификаторы

При оформлении кадровой документации кадровому специалисту могут потребоваться коды технико-экономической и социальной информации по Общероссийским классификаторам.

Общероссийский классификатор технико-экономической и социальной информации (ОК) – это систематизированный перечень объектов с указанием наименований и кодов этих объектов. ОК принимаются Госкомстатом России и применяются при обмене данными, в автоматизированных системах обработки информации, а также при заполнении унифицированных форм.

Наиболее важными, с точки зрения кадровой документации, являются следующие классификаторы:

1. Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

2. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

3. Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).

4. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

5. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) – этот код организация получает при регистрации.

В первую очередь данные классификаторы применяются для оформления личной карточки работника, оформляемой по унифицированной форме Т-2.

В отличие от других унифицированных форм из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1, эта форма является обязательной в соответствии с пунктом 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Например, в личной карточке работника место его рождения указывается по ОКАТО, гражданство, знание иностранных языков, образование – по ОКИН, специальность по диплому – по ОКСО и т. д.

Наименования объектов, приведенные в классификаторах, должны быть в точности перенесены в формы документов.