Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Трудовой кодекс Российской Федерации. Документирование трудовых отношений

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – основной закон о труде, включающий в себя широкий спектр норм, регулирующих все аспекты трудовых отношений между работником и работодателем.

ТК РФ пришел на смену Кодексу законов о труде РСФСР (КЗОТ) 1971 г. и был введен в действие с 1 февраля 2002 года.

В ТК РФ определяются стороны трудовых отношений, особенности возникновения и установления трудовых отношений, права и обязанности работника и работодателя.

Вопросам нормирования и оплаты труда, режима рабочего времени, предоставления отпусков, обеспечения гарантий и компенсаций, дисциплины и охраны труда посвящены отдельные разделы ТК РФ. Отдельные главы посвящены особенностям правового регулирования труда различных категорий работников – несовершеннолетних работников, спортсменов, педагогических кадров и др.

Особое внимание уделено в ТК РФ документированию кадровой деятельности: перечисляются виды документов, предоставляемых при приеме на работу, называются документы, создаваемые кадровой службой при оформлении трудовых отношений, регламентируются сроки создания тех или иных документов, детально описываются требования к структуре и тексту трудового договора.

Особое значение имеет статья 14 об исчислении сроков прекращения трудовых отношений, определении стажа работы и т. д.

В статьях 65 и 283 определены документы, необходимые для поступления на работу.

Трудовому договору посвящен раздел III, включающий главы об особенностях заключения, изменения и прекращения трудового договора. Статьи 57 и 67 наиболее значимы, так как в них говорится о форме и содержании этого документа.

Обязательность ведения трудовых книжек определена в статье 66.

В ряде статей прописаны кадровые процедуры и назван состав документов, оформляемых кадровой службой в ходе этих процедур. Например, прием работников на работу отражен в статье 68, перевод работников – в статьях 72.1, 72.2, 73, увольнение – в статье 84.1, вынесение дисциплинарных взысканий – в статье 193.

Также в ТК РФ уделено внимание локальным нормативным актам. Например, в статье 8 установлено право работодателя принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Статья 68 называет один из обязательных локальных нормативных актов организации – правила внутреннего трудового распорядка.

Коллективным договорам и соглашениям посвящена глава 7 Трудового кодекса РФ.

В пункте 8 статьи 86 говорится об обязательности ознакомления работников с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных.

Вопросам работы с персональными данными и их защиты также посвящена глава 14 ТК РФ (подробнее см. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» – Обработка персональных данных работников).

Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807–1 «О языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». Язык кадровых документов

Статья 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807–1 «О языках народов Российской Федерации» посвящена использованию языков в официальном делопроизводстве. В соответствии с этой статьей официальное делопроизводство на территории Российской Федерации ведется на русском языке или на государственных языках республик, входящих в состав РФ, на их территории.

Для кадровых специалистов важен пункт 4 статьи 16, в котором определяется, что документы об образовании, военные билеты, трудовые книжки и другие документы ведутся на государственном языке РФ, но в республиках, имеющих свой государственный язык, они могут вестись на двух языках – русском и государственном языке республики. В случае если документ оформляется на двух языках, в соответствии с пунктом 2 статьи 3 Федерального закона № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», оба варианта должны быть одинаковы по форме и содержанию.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Обработка персональных данных работников

Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» является одним из важнейших правовых актов, регулирующих конституционное право граждан «на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну» (ст. 23 Конституции РФ), а также право самостоятельно определять, давать ли согласие на сбор, хранение и распространение информации об их частной жизни (ст. 24 Конституции РФ).

Поскольку при оформлении на работу личная информация, составляющая персональные данные, должна быть предоставлена в обязательном порядке, то кадровым специалистам необходимо иметь четкое представление о том, как с ней работать.

Сведения, предоставляемые при поступлении на работу, содержатся в тех документах, которые работник обязан предъявить при заключении трудового договора и которые перечислены в статье 65 ТК РФ. Кроме того, часть личной информации вносится в обязательные кадровые документы со слов работника. Например, в личную карточку (форма Т-2) вносятся сведения о составе семьи работника.

Вся личная информация составляет персональные данные работника. Общие вопросы обработки этих данных описаны в главе 14 ТК РФ. В ней определяется, какие персональные данные и в каком объеме работодатель получает от работника, в каких целях эти персональные данные могут обрабатываться работодателем, устанавливаются права работника на получение полной информации о его персональных данных.

Более подробно вопросы работы с персональными данными раскрываются в ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – ФЗ «О ПД»).

Во-первых, ФЗ «О ПД» определяет понятие «персональные данные». Оно достаточно широкое и включает любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 п. 1 ФЗ «О ПД»).

Это означает, что все сведения, относящиеся к работнику и законно полученные из его документов или с его слов для оформления трудовых отношений, будут отнесены к персональным данным.

Во-вторых, ФЗ «О ПД» определяет условия обработки персональных данных и устанавливает возможность обработки персональных данных работника без его согласия.

В соответствии со статьей 6 ФЗ «О ПД» обработка персональных данных допускается либо с согласия гражданина, либо в строго оговоренных Законом случаях. К этим случаям относятся:

– выполнение «возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей» (п. 1, подп. 2 ст. 6). То есть если на работодателя законодательно возложена обязанность затребовать от поступающего на работу трудовую книжку, то, соответственно, персональные данные, полученные из этого документа, могут обрабатываться без согласия работника.

– исполнение договора, «стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных» (п. 1 подп. 5 ст. 6). То есть персональные данные работника, необходимые для исполнения трудового договора, также могут обрабатываться без его согласия.

В <Разъяснениях> Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» также отмечается, что «работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, являющимися, как правило, приложением к коллективному договору, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ». То есть персональные данные, необходимые для выполнения норм названных локальных нормативных актов, также обрабатываются без согласия работника.

В-третьих, в статье 9 ФЗ «О ПД» определяет, в какой форме может быть получено согласие на обработку персональных данных и какая информация должна быть включена в согласие, оформленное в письменном виде.

Для работодателя эта информация важна в том случае, если использование персональных данных выходит за рамки Трудового кодекса РФ и иных нормативных правовых актов в сфере труда. Например, если работодатель размещает информацию о работниках на информационном портале организации.

В-четвертых, ФЗ «О ПД» используется организацией при разработке такого обязательного локального нормативного акта, как Положение о персональных данных.

Пункт 8 статьи 86 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя ознакомить работников под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников в организации, а также об их правах и обязанностях в этой области. В соответствии с этим пунктом в организации обязательно должен разрабатываться и утверждаться локальный нормативный акт в сфере обработки персональных данных. Чаще всего он называется Положением о персональных данных.

Учитывая, что строгих требований к этому документу не содержится ни в ТК РФ, ни в ФЗ «О ПД», в нем должны быть урегулированы все виды работ с персональными данными, которые осуществляются в организации, и обязательно должны быть отражены вопросы защиты и хранения этой категории информации.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичные учетные документы

Трудовое законодательство уделяет значительное внимание вопросам оформления кадровых документов. Одним из наиболее важных в этом отношении правовых актов является Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» посвящена первичным учетным документам. В соответствии с этой статьей первичные учетные документы – это документы, фиксирующие каждый факт хозяйственной жизни организации, то есть любое событие, оказывающее влияние на финансовое положение организации, финансовый результат ее деятельности.

Учитывая, что все действия, осуществляемые с работником в рамках трудовых отношений, влекут за собой финансовые последствия, они являются фактами хозяйственной жизни. Например, прием, перевод, поощрение, предоставление отпуска работнику, его увольнение предполагают такие действия, как начисление заработной платы, ее повышение, расчет отпускных и компенсаций за неиспользованные отпуска. Поэтому все кадровые операции, осуществляемые с работниками, должны быть обязательно документально закреплены с помощью первичных учетных документов.

До 2013 года оформление первичных учетных документов осуществлялось с обязательным применением унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Эта обязательность закреплялась в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, который утратил силу, в ней говорилось, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации».

Изданный в 2011 г. и вступивший в силу с 2013 г. новый ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит отсылок к каким-то конкретным формам.

В соответствии с п. 2 ст. 9 данного Закона главным условием принятия кадровых документов к учету является наличие следующих обязательных реквизитов:

«1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;