Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

В разделе «Права и ответственность» формулируются как общие права службы, так и конкретные, необходимые ей для полноценного выполнения своих функций.

Наиболее значимыми общими правами кадровой службы являются:

– право контролировать соблюдение трудового законодательства и локальных нормативных актов в сфере труда в организации;

– право участвовать в разработке кадровой политики и стратегии управления персоналом;

– право принимать участие в рассмотрении вопросов, связанных с расстановкой, перемещением и увольнением работников организации;

– право запрашивать у структурных подразделений информацию по любым кадровым вопросам и передавать ее на рассмотрение руководства и т. д.

Кроме общих прав, в этом разделе можно указать специфические права службы, связанные с выполнением конкретных функций. Например, если кадровая служба выполняет функции по вынесению дисциплинарных взысканий работникам, следовательно, ей должно быть предоставлено право проведения дисциплинарных расследований и проверок, затребования от работников необходимых объяснений, оформления документов, фиксирующих факт проступка и т. д.

Определение ответственности кадровой службы в этом разделе начинается с формулировки: «ответственность за своевременное и надлежащее выполнение отделом своих функций возлагается на руководителя кадровой службы». При определении ответственности работников службы дается отсылка к их должностным инструкциям.

Допускается в этом разделе прописать подробно виды ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных функций кадровой службы. Это может быть дисциплинарная, материальная, административная, гражданско-правовая и уголовная ответственность. Например, ко всем этим видам ответственности могут быть привлечены сотрудники кадровых служб, нарушившие правовые нормы, связанные с обработкой персональных данных работника (ст. 90 ТК РФ).

Если на руководителя кадровой службы не разрабатывается должностная инструкция, то ее содержание включается в Положение о кадровой службе в виде отдельного раздела «Руководство». В этом разделе отражаются требования к квалификации и опыту работу руководителя, точное наименование должности, права, обязанности и персональная ответственность руководителя службы за выполнение всех видов работ, которые закреплены в положении, а также за решение задач, поставленных перед кадровой службой.

В разделе «Взаимоотношения» прописывается, с кем и по каким вопросам взаимодействует кадровая служба в процессе выполнения своих функций.

Важно отразить не только внутренние взаимосвязи с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации, но также взаимосвязи с внешними структурами, такими как военкоматы, пенсионный фонд Российской Федерации, отделы социального обеспечения, территориальные службы занятости, миграционные службы и т. д.

Положение о кадровой службе оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

Текст положения разделяется на разделы и подразделы, которые нумеруются арабскими цифрами.

Работники кадровой службы должны быть обязательно ознакомлены с положением под роспись (См. Способы ознакомления с локальными нормативными актами).

Положение – документ длительного срока действия и пересматривается в следующих случаях:

– изменения структуры организации;

– переподчинения кадровой службы;

– кардинальных изменений ее внутренней организационной структуры;

– внедрения новых форм и методов труда;

– использования новой технологии обработки документов;

– истечения указанного в положении срока действия и т. д.

Как правило, во всех этих случаях происходит перераспределение функций между сотрудниками или структурными подразделениями службы или ее работниками.

Должностные инструкции сотрудников кадровой службы

Должностная инструкция – это правовой акт локального уровня, который определяет правовое положение работника, определяет круг его обязанностей и полномочий, устанавливает ответственность и порядок взаимодействия с другими должностными лицами организации.

Должностная инструкция разрабатывается на все должности кадровой службы (см. Должностной и численный составы кадровой службы, Руководители и специалисты кадровой службы).

Должностная инструкция призвана помогать руководителю осуществлять оценку деятельности каждого работника, мотивированно применять к нему меры воздействия. Кроме того, она защищает самого работника в случае противоречащих инструкции действий работодателя.

Так же как и положение, должностная инструкция относится к УСОРД. Типовая структура, приведенная в методических материалах («Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению», утв. Главархивом СССР 18.03.1979), может быть взята за основу при разработке конкретных должностных инструкций работников службы кадров.

Как правило, должностные инструкции кадровых специалистов имеют следующую структуру:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности). В «Общих положениях» устанавливается статус работника:

называется должность в соответствии со штатным расписанием, определяется, к какой категории она относится, приводятся общие сведения о ней – наименование структурного подразделения, подчиненность работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования, предъявляемые к должности. Это могут быть требования к профессиональной подготовке, образованию, стажу работы, а также требования к знаниям, навыкам, личным и деловым качествам работника кадровой службы.

Последним пунктом в разделе «Общие положения» является перечисление правовых актов, которыми в своей деятельности руководствуется кадровый специалист, включая общегосударственные правовые акты, локальные нормативные акты и саму Инструкцию.

В разделе «Функции» перечисляются все виды деятельности, выполняемые работником. Очень важно при подготовке этого раздела отразить все составляющие его работы. Излагать функции работника лучше, сгруппировав их в соответствии с трудовыми функциями, отраженными в Профессиональном стандарте специалиста по управлению персоналом, утвержденном Приказом министерства труда и социальной защиты РФ от 06.10.2015 № 691 н (см. Обобщенные трудовые функции. Трудовые функции. Трудовые действия, Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом). При этом отдельные трудовые действия перечисляются в логической последовательности их выполнения.

В разделе «Обязанности» отражается то, что работник обязан соблюдать или выполнять в связи с реализацией своих функций. Например, кадровый специалист обязан соблюдать правила и сроки оформления документов, правила работы с персональными данными, своевременно выполнять поручения руководителя и отвечать на запросы работников организации.

Права работника напрямую связаны с выполняемой им работой, поэтому формулировать раздел «Права» следует, исходя из раздела «Функции». Например, работнику кадровой службы, ведущему личные дела сотрудников, следует предоставить право на получение, обработку и хранение персональных данных, а работнику, осуществляющему контроль трудовой дисциплины, – право документировать нарушения, требовать объяснений в письменной форме.

Особое внимание следует уделить тем пунктам, где работнику предоставляется право контролировать действия других сотрудников и самостоятельно принимать решения.

Раздел «Ответственность», как правило, формулируется обобщенно: «работник несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей». Допускается также более подробное определение ответственности за те или иные нарушения, совершаемые работником в процессе своей трудовой деятельности.

Раздел «Взаимоотношения» отражает все взаимосвязи работника кадровой службы. При подготовке раздела допускаются два варианта его оформления. Первый предполагает простое перечисление должностей, с которыми взаимодействует работник, второй – детальное описание процедуры, включая определение того, с кем взаимодействует работник, по каким вопросам и каков порядок взаимодействия. Чаще всего в процессе своей деятельности кадровые специалисты взаимодействуют с руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений, бухгалтерией, юридической службой, службой безопасности.

Ответственность за разработку должностных инструкций работников кадровой службы несет ее начальник. Он подписывает документ и передает его на утверждение руководителю организации.

Вводится в действие должностная инструкция либо с момента подписания, либо с даты, оговоренной в тексте Инструкции.

В соответствии со статьей 68 ТК РФ работодатель обязан определить трудовую функцию работника и при приеме на работу ознакомить его со всеми локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции. Поэтому все работники кадровой службы должны быть в обязательном порядке ознакомлены под роспись со своими должностными инструкциями.

Пересмотр должностной инструкции производится в следующих случаях:

– изменения наименования структурного подразделения или должности;

– перераспределения обязанностей сотрудников кадровой службы;

– изменения технологии труда работника;